Documentbeheer moet op een geïntegreerde manier gebeuren
Documentbeheer wordt in het bedrijfsleven nog te vaak verwaarloosd. Heel wat ondernemingen beseffen wel dat ze hiermee kunnen besparen, maar ze weten niet precies hoe ze eraan moeten beginnen. ‘Een bedrijfsdocument is soms meerdere dagen ‘onderweg’, terwijl het amper tien minuten bekeken wordt,’ weet Hendrik De Hertogh, Sales Director bij Kyocera Document Solutions Belgium. ‘Een efficiënt documentbeheer rond printers en multifunctionals kan dan bijdragen tot een vlottere doorstroming. Daardoor worden dubbel werk en tijdverlies vermeden.’
‘Door de documentenstroom te versnellen, kan je bijvoorbeeld je facturen sneller gaan betalen. Op die manier kan je een financiële korting afdwingen die meer opbrengt dan geld op de bank. Maar een efficiëntere documentenstroom leidt ook tot bijkomende voordelen, zoals een hogere klanttevredenheid en een duurzamer bedrijfsbeleid.’
Papier versus digitaal
Veel bedrijven worstelen nog steeds met papieren processen die ze digitaal veel efficiënter zouden kunnen organiseren. ‘Je mag de foutgevoeligheid van zo’n papieren documentenstroom niet onderschatten,’ zegt Hendrik De Hertogh. ‘Denk maar aan een inkomende factuur: als bij het nagaan van de bestelling, de goedkeuring van de factuur of de verwerking in de boekhouding een fout gemaakt wordt, moet het traject opnieuw doorlopen worden. Digitaal kan dat veel efficiënter en sneller.’
‘Digitale documenten gaan trouwens nooit verloren dankzij hun back-ups en kunnen op elk moment opgespoord worden in het proces. Bovendien zijn ze in principe overal toegankelijk voor je medewerkers in een beveiligde omgeving. Dat is een belangrijke troef in de context van het nieuwe werken, waarbij werknemers vaak buiten de traditionele bedrijfsmuren actief zijn.’
Leren door inventariseren
Om uw documentgebruik te optimaliseren, moet u het eerst goed zichtbaar maken. Dat kan via een combinatie van audits. Er zijn intern wellicht medewerkers te vinden die daarbij kunnen en willen helpen, maar een objectieve kijk van een externe partner is zeker geen overbodige luxe. ‘KYOCERA biedt zijn klanten alvast méér dan een toestel met wat onderhoud,’ zegt Hendrik De Hertogh. ‘Aan de hand van een audit brengen we de bedrijfsprocedures in kaart en inventariseren we alle aanwezige toestellen – zoals printers, scanners en multifunctionals.’
‘Bedrijven tellen gemiddeld drie tot vier toestelmerken, met evenveel modellen per merk. IT-diensten beschouwen ze meestal als een noodzakelijk kwaad en zijn het overzicht vaak kwijt. KYOCERA biedt zowel hardware als softwareoplossingen aan die de aanwezige toestellen met elkaar laten communiceren. Daarnaast zoeken we de beste locatie voor de verschillende toestellen, opdat elke gebruiker op een comfortabele manier aan zijn documenten geraakt. Op die manier worden het document- en toestelgebruik ‘lean & mean’.’
Kijken naar de noden
Tijdens de audit tracht KYOCERA ook de noden van het bedrijf te definiëren. Hendrik De Hertogh: ‘Dat doen we door een lijst op te stellen met documenten die een hoge en een lage prioriteit hebben. Die is in elke onderneming anders: in een transportfirma hebben vrachtbrieven de grootste toegevoegde waarde, terwijl in een industrieel bedrijf de productiedocumenten voorrang krijgen. Op basis van deze gegevens bouwen we dan verschillende scenario’s uit, waarbij de return on investment duidelijk in kaart gebracht wordt.’
‘Ook de outputbehoeften en het printgedrag van de medewerkers worden tijdens zo’n audit geanalyseerd. Wie drukt wat af, waar, wanneer en hoe? Waar is er overgebruik, en waar ondergebruik? Uit onderzoek blijkt meer dan 85 procent van de documenten het bedrijf nooit te verlaten. Ze blijven gewoonweg ‘hangen’. Het is dus opletten dat er niet domweg papier verplaatst wordt. Een voorbeeld: een offerte wordt dikwijls eerst enkele keren afgedrukt, om uiteindelijk als pdf verstuurd te worden naar de klant. En niet zelden wordt er in kleur afgedrukt, terwijl dit tien keer duurder is dan in zwart-wit. Daarom bekijkt KYOCERA ook samen met het bedrijf de verhouding tussen de waarde van het document en de kostprijs.’
Geïntegreerde aanpak
‘Het is ook belangrijk om de levenscyclus van de documenten te analyseren,’ weet Hendrik De Hertogh. ‘Die bestaat uit verschillende bedrijfsprocessen en -procedures, gaande van hun creatie over hun distributie tot hun archivering en vernietiging. Je moet ze steeds als een geheel bekijken en ze op een holistische manier aanpakken. Want een wijziging in één specifiek proces kan een ander proces beïnvloeden.’
‘Daarom is het eveneens van belang om de verschillende afdelingen in de onderneming op elkaar af te stemmen. Veel managers en medewerkers zitten op een eiland: ze zien slechts hun deel van het werk en voelen zich weinig betrokken bij het hele proces. Die beperkte kijk op de zaken moet je trachten te overstijgen. Documentbeheer wordt pas écht nuttig wanneer het op een geïntegreerde manier gebeurt. En dus bekijken we steeds het volledige plaatje. Op die manier kan het bedrijf zijn verschillende processen optimaal integreren en zo zijn ‘total cost of ownership’ gevoelig reduceren.’
