Hoe bescherm je gedistribueerde data?

Zo’n vijftien jaar geleden was de mobiele werker vaak een CIO die het moest doen met een (offline) laptop. Van uitgebreide support voor mobiele werknemers was nog geen sprake. Waar bedrijven dat probeerden, was de technologie zeer beperkt en was ondersteuning buiten het eigen kantoor nauwelijks mogelijk. Een nieuwe generatie mobiele werkers zorgt nu voor een transformatie van de werkomgeving. Zij zijn gewapend met technologieën die hen flexibel maken in hun dagelijks werk. Daarnaast zijn ze productiever en verbeteren ze de balans tussen privé en werk doordat ze overal en op elk moment kunnen werken.

Geen beperkingen meer

De technische beperkingen van vroeger zijn er nagenoeg niet meer nu we bijna allemaal beschikken over breedbandconnecties en draadloze toegang. Tegelijkertijd is het aanbod van mobiele devices sterk verbreed – we hebben nu laptops, smartphones en tablets. Veel bedrijven starten proactief met mobiele initiatieven en telewerkplekken zijn al gewoon geworden voor medewerkers op elk niveau.

Verwachtingen

Het faciliteren en beheren van de mobiele werknemer is bepaald niet eenvoudig. De opkomst van de Bring Your Own Device-trend bevestigt niet alleen dat de mobiele werker de nieuwste technologie wil gebruiken om zowel standaardwerkzaamheden als complexe opdrachten uit te voeren. Men verwacht daarbij interactie met bedrijfsapplicaties op dezelfde manier als de interactie met consumentenoplossingen. Iedereen is bekend met zoekmachines en het is heel makkelijk om een applicatie te downloaden op een mobiel device. Dat schept bij gebruikers de verwachting dat zij data probleemloos en direct kunnen opzoeken, delen en bewerken – zonder tussenkomst van een IT-afdeling of derde partij.

Alternatief bieden

Het is nu voor elke IT-afdeling de uitdaging om de groeiende hoeveelheid data te beheren, die gebruikers buiten de muren van de organisatie creëren. Daarbij is het belangrijk in te spelen op het karakter van mobiel werken. De rollen zijn inmiddels omgedraaid. IT maakt niet meer uit welke systemen en processen medewerkers gebruiken, maar levert diensten aan de medewerker, die waarde bieden. 

Om als IT weer de controle over gevoelige bedrijfsgegevens te krijgen en deze te beschermen tegen verlies of beschadiging, moet die afdeling voorzien in een veilige, productieve samenwerkingsomgeving met zelfservicemogelijkheden voor de mobiele werker, die aan de verwachtingen voldoen. Het is nodig om te zorgen voor een hoogwaardig alternatief voor ad hoc en niet-gereglementeerde, kortetermijndataopslag op USB-sticks, of voor opslag via het internet met behulp van consumentenproducten.

Daarnaast is een centraal te beheren oplossing nodig, die het makkelijker maakt om ‘on the go’-informatie op te slaan en te beheren. Dat vereenvoudigt de compliance en eDiscovery voor iedereen die toegang tot bedrijfsdata heeft.

Om gebruikers toegang te bieden tot oude documenten en recente bestanden via elk apparaat – ongeacht waar die data is gecreëerd –, is geautomatiseerde file- en foldersynchronisatie essentieel. Het doel is om data vloeibaar te maken, zodat het te delen is via laptops en desktops. Nog belangrijker is echter de toegang via smartphones en tablets.

Door verschillende omgevingen en besturingssystemen te ondersteunen, stelt automatische en continue synchronisatie gebruikers in staat om direct te beschikken over het juiste document, zelfs als het op een van de devices is verwijderd. Automatische en continue synchronisatie is iets anders dan traditionele back-up die juist met een interval op gezette tijden plaatsvindt.

Persoonlijke data-cloud

De mogelijkheid om data direct te doorzoeken of te herstellen – zonder tussenkomst van een IT-afdeling –, is ook een must-have voor medewerkers van wie we verwachten dat ze direct met de juiste informatie paraat staan.

Tachtig procent van de organisatie geeft aan dat de IT-afdeling veel tijd besteedt aan het herstellen van bestanden van medewerkers. Daarom is het voor IT-afdelingen van belang nieuwe manieren voor toegang tot data te vinden. Zo verminderen ze de druk op de helpdesk en kunnen ze zich richten op strategische langetermijnprojecten.

Zelfservicetoegang tot beschermde bestanden en e-mails via een mobiele app op een smartphone of tablet, of via een webbrowser biedt een gebruiker directe toegang tot een persoonlijke data-cloud die centraal te beheren is. Dat voorkomt het risicovolle gebruik van consumentenproducten en ad-hocopslagdiensten voor het delen van bestanden. Die zijn door de IT-afdeling niet te controleren en herstel van bestanden is al helemaal onmogelijk. Het is wel belangrijk te beseffen dat gebruikers de alternatieven van een bedrijf alleen zullen benutten als die dezelfde functionaliteit op het gebied van zoeken en gebruik van data bieden. 

Centrale repository

Welke invalshoek je ook kiest, het wordt steeds duidelijker dat het creëren van een contentgeïndexeerde centrale repository van gedistribueerde bestanden en documenten, die is opgeslagen op een aparte server, een sleutelrol vervult in gesynchroniseerde zelfservicetoegang en databescherming aan de rand van net netwerk.

Om data van verschillende locaties en gemaakt met verschillende devices te verzamelen, te beschermen, te ontsluiten en te herstellen, zijn datamanagementtools beschikbaar, die dit proces automatiseren. Het is ook duidelijk dat deze tools in staat moeten zijn om centraal policy’s te creëren, die ze vervolgens snel kunnen toepassen op verschillende gebruikersgroepen. Dan is het mogelijk om de kosten van het beheren van gedistribueerde data te reduceren.

Ook moet de gebruiker zelf de installatie van de bescherming kunnen uitvoeren en moet de oplossing op de achtergrond uit te rollen zijn over duizenden devices wanneer een organisatie al haar data wil beschermen. Op die manier is gedistribueerde data efficiënt en effectief te beschermen.