Vier wegen naar het papierloze kantoor
U hoeft maar in een klein bedrijf binnen te stappen om te zien dat we nog ver van het papierloze kantoor verwijderd zijn. Bedrijven moeten gewoon realistisch blijven. Klanten blijven vaak papier vragen en ook de overheid vereist veel officiële documenten nog in papieren vorm. Niets is bovendien handiger dan op papier wat schetsen of aantekeningen te maken. Daar kan geen tablet tegenop.
Toch zijn er een aantal zaken die u kunt doen om het totale volume papier in uw bedrijf te verminderen:
1. Ontmoedig papiergebruik
Monitor het aantal afgedrukte pagina’s per persoon en e-mail maandelijks een rapport naar iedereen, zodat ze inzicht hebben in hun papiergebruik. Geef ook niet elke werknemer een eigen printer, maar zorg voor enkele printers op centrale locaties. Vraag aan uw leveranciers zoveel mogelijk communicatie in digitale vorm en vraag in e-mailhandtekeningen om geen e-mails onnodig af te drukken.
2. Pas uw bedrijfsprocessen aan
Identificeer procedures die onnodig gebruik maken van papier en maak die digitaal. Onderteken bijvoorbeeld pdf-bestanden met digitale handtekeningen in plaats van fysiek documenten af te drukken en te ondertekenen. En vervang papieren formulieren door invulbare pdf-formulieren.
3. Ondersteun een geschikte architectuur
Het papierloze kantoor vereist heel wat infrastructuur. Een van de belangrijkste redenen waarom werknemers documenten afdrukken is bijvoorbeeld dat ze het naast een ander document kunnen leggen ter vergelijking. Waarom geeft u hen dan geen twee computerschermen? Dan is het probleem volledig digitaal opgelost. Verban uw fax en gebruik in de plaats een online faxprovider. En voor wat u toch moet afdrukken, gebruikt u het best de twee kanten van het papier.
4. Zet in op papierloze productiviteit
Papier door digitale alternatieven vervangen gaat niet enkel over minder vervuiling, maar ook over meer productiviteit. Maak bijvoorbeeld gebruik van een mobiele app die businesskaartjes inscant en automatisch aan uw contacten toevoegt, of een app die documenten inscant en naar een cloudopslagdienst uploadt.
In samenwerking met CIO.com.
