Aandachtspunten bij het invoeren van BYOD
Aandachtspunten bij het invoeren van BYOD
BYOD, een hype? Een toverwoord om de tevredenheid van de werknemer op te krikken? Toch schrikken veel CIOs terug voor het invoeren van BYOD. Grootste struikelblok is vaak de veiligheid. Niettemin zijn er ook fiscale, juridische en HR-aandachtspunten. We zetten de aandachtspunten even op een rij.
1. Security
Veiligheid is veelal het meest gebruikte argument om niet over te stappen op BYOD. En terecht moet men over een aantal dingen grondig nadenken. Enerzijds is er steeds meer malware die circuleert. Er zijn ook steeds meer apps, en ook deze zijn niet altijd betrouwbaar. Een app kan ook malware zijn. Verder moeten we ons ook de vraag stellen, wat doe je met vertrouwelijke informatie op het toestel indien het toestel verloren of gestolen wordt.
Ondertussen is het wel zo dat er voldoende technologische oplossingen zijn voor het beheer van mobiele toestellen, encryptie, malware, het gebruik van corporate app stores die er allen voor zorgen dat het veiligheidsrisico beperkt wordt.
Het is echter ook belangrijk de nodige zorg en aandacht te besteden aan een aantal processen: gezien het gaat om een toestel die eigendom is van de werknemer, wat doe je als deze persoon uit dienst treedt? Heb je het recht om het volledige toestel te ‘swipen’ om ervoor te zorgen dat er geen confidentiële informatie achterblijft? Daarnaast moet er ook nagedacht worden over hoe je ondersteuning biedt aan medewerkers: hoeveel platformen (Android, iOS, Windows Phone) en diverse merken van toestellen wens je te ondersteunen? Kan de helpdesk dit aan? Verder moet ook nagedacht worden over intrusiedetectie en het monitoren van deze toestellen. Heb je het recht om dit te doen, een vraag waar de bedrijfsjurist zich zeker even wil over buigen.
2. Juridische kader
Gezien BYOD een vrij recent fenomeen is, is er ook niet meteen een duidelijk juridisch kader. Toch is er zoiets als het beschermen van de persoonlijke levenssfeer en ook de arbeidswet schrijft een aantal zaken voor inzake goed gedrag en zeden, het beschermen van de economische en financiële belangen van het bedrijf, het ter goeder trouw gebruik van internet en email en de veiligheid van de IT-infrastructuur.
Men moet zich dus terecht afvragen of de bestaande IT policy aangepast is voor BYOD. Vragen die men zich hierbij stelt zijn: wat is de draagwijdte van confidentiële informatie (wat mag op het toestel staan en wat niet). Welke apps mogen geïnstalleerd worden? Welke toestellen en platformen laat je toe op je netwerk? Hoe onderscheid je privé en professionele data en heeft de werkgever recht op monitoren? Informatie en bewustwording is hierbij een cruciaal element. Vergeet dus zeker niet om overleg te plegen met de werknemers en voorzie ook de nodige training voor werknemers.
Aandachtspunten bij het invoeren van BYOD
3. HR
Ondanks de vele aandachtspunten loont het wel degelijk om aan BYOD te doen. In eerste instantie is het een belangrijke motivatiefactor voor het personeel. Je zorgt er niet alleen voor dat de productiviteit verhoogd wordt, een BYOD-strategie straalt ook positief af op de onderneming: je kan betere kandidaten aantrekken en goed personeel langer in dienst houden. BYOD maakt deel uit van een aantrekkelijk salarispakket en zorgt er anderzijds ook voor dat je de kosten van je eigen infrastructuur voor een stuk kan drukken.
En toch is het belangrijk dat je alles goed neerschrijft in een geïntegreerde policy rond IT, thuiswerken, mobiele telefonie en BYOD. Bezorgheden die je met een goeie policy onder controle kan houden zijn: richtlijnen en verplichtingen inzake security, het goed omschrijven van privacy en de bescherming van de persoonlijke leefsfeer en mogelijke sancties bij het niet naleven van het beleid.
4. Fiscaliteit
Terwijl er wel een aantal richtlijnen en algemene principes zijn voor het privégebruik van professioneel materiaal onder de vorm van voordeel alle aard, is er geen duidelijkheid over hoe dit gaat bij BYOD. Het is zo dat de werkgever een deel van de kosten kan vergoeden. Maar wat is redelijk een aanvaardbaar? Fiscalisten gaan uit van het principe dat het toestel voor 80% professioneel gebruikt wordt, op 3 jaar afgeschreven wordt en een waarde heeft tussen de 300 en 500 EUR, hoewel er geen duidelijk fiscaal kader is. Sinds kort is er wel een tegemoetkoming voor het gebruik van een privécomputer of tablet en het gebruik van de eigen internetverbinding bij thuiswerken. De maandelijkse vergoeding bedraagt 20 EUR voor de computer of tablet en 20 EUR voor de internetverbinding. Deze regel dekt echter niet de bredere vraag naar BYOD.
Tot slot, de volgende bedenking: BYOD heeft wel degelijk een aantal voordelen die het overwegen waard zijn. Maar voor men aan dit traject begint is het belangrijk even te bezinnen en de aandachtspunten in kaart te brengen.
