Hoe zou het zijn met de zero mail policy?
Drie jaar geleden kondigde adviesbedrijf Atos met veel tromgeroffel een ‘zero mail policy’ af. Tevergeefs, blijkt nu.
Tijd om even te polsen naar de huidige situatie. En wat bleek: onze mail naar de Atos-woordvoerder met de vraag naar een tussenstand die hun mail policy , werd op drie minuten beantwoord. Via e-mail, of wat had u gedacht?
Zero mail
“Onze managers zijn tussen de 5 en 20 uur per week kwijt zijn aan het lezen, schrijven en beantwoorden van e-mails. Dat is duidelijk teveel van het goede”, zo fulmineerde de topman van het IT-adviesbedrijf Atos drie jaar geleden. Atos zou binnen drie jaar e-mail op de werkvloer weten te bannen. Hiermee wilde hij de vertragende werkprocessen en de resulterende stress tegen gaan.
Maar van een zogenaamde ‘zero mail policy’ blijkt geen sprake bij Atos, zo bevestigde de Atos-woordvoerder in een snelle reactie via… e-mail. Wel benadrukt men bij Atos dat e-mail nu veel doordachter wordt gebruikt. “Sinds we drie jaar geleden onze ambitie bekendmaakten, is het aantal interne e-mails flink verminderd en de interne samenwerking aanzienlijk verbeterd”, oppert Philippe Mareine, Group HR Director van Atos. “Vooral een grote culturele verandering stond voorop”, verdedigt hij zich.
Quit
De cultuuromslag bij Atos hield verband met het feit dat e-mail vaak fout werd gebruikt. Het is namelijk lang niet altijd het meest geschikte middel om samen te werken, en al zeker niet voor ellelange conversaties of voor het bewaren van contactgegevens. Atos koos in dit kader voor een sociaal media platform, een soort van interne Facebook, om te communiceren.
Ook Kim Spinder, auteur van het recente managementboek ‘We quit mail’, ziet zoiets als waardig alternatief. Dat kan, volgens haar, 25 tot 30 procent van de aan e-mail besteedde tijd terugdringen. “Terwijl ze anders waarschijnlijk de hele dag worden geleefd door hun mailbox.” Zelf stopte Spinder sinds drie jaar met e-mailen en zij hield het wel vol. “E-mail was voor mij symbool van bureaucratie geworden”, schrijft ze. “Het is de uitgelezen manier om anderen aan het werk te zetten.”
