Van klassiek boekhoudpakket tot totaaloplossing in de cloud

In een gemodereerd gesprek tussen enkele CFO’s, (ex-)CIO’s, COO’s en software experts werden verschillende thema’s behandeld, waaronder de trends in IT en finance, en de opmars van finance software binnen het business software portfolio. En natuurlijk: de cloud. Smart Business organiseerde deze ronde tafel rond finance en business software in opdracht van AFAS Software. 

Boekhouden in de lift

Business software, en ook boekhoudsoftware zit in de lift. Uit onderzoek dat recent werd uitgevoerd door AFAS blijkt dat de meest populaire business software in Belgische bedrijven vandaag boekhoudsoftware is. Dat is niet opmerkelijk, zegt Robert Koelman, directeur bij AFAS Software voor België. “Het oplossen van heel wat problemen begint vanuit de boekhouding,” aldus Koelman.

De markt van boekhoudsoftware is erg verdeeld, met meer aanbieders dan u op één hand kan tellen. “Bedrijven moeten opteren voor een solide partner die aan antwoord biedt op toekomstige verwachtingen”, oppert Koelman, die pleit voor een geïntegreerde totaaloplossing die focust op bedrijfsbeheer, en dus veel verder gaat dan louter boekhouden alleen. “Want boekhouding is niets anders is dan een logisch gevolg”, stelt Koelman.

Automatisering

Er heersen op het vlak van financieel- en bedrijfsbeheer vaak geen gestandaardiseerde processen en dat maakt het voor heel wat bedrijven, in het bijzonder de kmo’s, moeilijk en vooral ook kostelijk om de individuele processen onderling op elkaar af te stemmen.

Dat is problematisch volgens Frederik Berckmoes-Joos, COO bij Moore Stephens, gespecialiseerd in zakelijke dienstverlening. Om dat te illustreren haalt hij het voorbeeld van het factureringsproces aan. “Facturering is een draak van een proces. Informatie wordt uit een databank gehaald, op papier afgedrukt en vervolgens per post opgestuurd om dan te worden ingescand om opnieuw in een databank te worden opgenomen,” vertelt Berckmoes-Joos.

Automatisering moet dat proces efficiënter maken. De technologieën daarvoor zijn vandaag reeds beschikbaar en worden in grote bedrijven al ingezet, maar in kleine ondernemingen  gebeuren die ontwikkelingen trager. Daardoor is automatisering tussen bedrijven nog niet voldoende ingeburgerd en blijven we genoodzaakt teruggrijpen naar verouderde processen die minder efficiënt zijn.

Efficiëntie

En laat efficiëntie nu net een belangrijk sleutelwoord zijn dat regelmatig naar boven kwam aan de ronde tafel. “Veel bedrijven zitten gevangen in een historische complexiteit,” zegt Hans Mattheeuws, CFO/CIO van Ineos ChlorVinyls.

Die complexiteit ontleden kost veel geld en inspanning, maar is volgens Mattheeuws wel noodzakelijk om bedrijfsprocessen zo efficiënt mogelijk te laten lopen. “Wij voerden onlangs een onderzoek uit en kwamen uit op vijfhonderd applicaties. Niet alle applicaties daarvan moesten ondersteund worden. Niet alle daarvan moeten bovendien ondersteund worden door de eigen IT-afdeling”, aldus Mattheeuws. “Wij focussen ons met onze eigen IT op de primaire processen die de hoogste toegevoegde waarde bieden aan de business afdelingen.”

Bij Ineos ChlorVinyls, een bedrijf uit de chemiesector met 800 werknemers, beheert hij een klein IT-team van minder dan tien mensen en om dat zo efficiënt mogelijk in te zetten werd een nieuwe strategie doorgevoerd met betrekking tot de gebruikte business software. Mattheeuws werkt vandaag op een SAP-omgeving die flink is aangepast en eerder complex.

Essentie

Voor de toekomst maakt hij de keuze voor een standaardoplossing van SAP, zonder al te veel extra toeters of bellen. “Dat elimineert niet alleen extra kosten, maar is bovendien laag in support en maintenance,” vertelt de CFO/CIO. Door terug te gaan naar de essentie, konden de processen drie keer efficiënter worden gemaakt.

Pakketten van business software zijn heel erg uitgebreid in hun mogelijkheden en kunnen vaak nog worden aangepast aan uw concrete behoeften met extra plug-ins, maar dat is niet altijd een goede zaak menen de managers rond onze tafel. “U moet heel goed nagaan als u in een softwarepakket investeert of het noodzakelijk is voor de business,” sluit Frederik Berckmoes-Joos aan op Mattheeuws. Do more with less is het mantra.

Cloud

Bij de implementatie van een nieuw proces of softwarepakket moet u zich dus afvragen wat u precies nodig heeft, maar vooral ook wat u niet nodig heeft. Een gebrek aan visie hierin leidt zonder uitzondering tot minder efficiëntie. Een veelgebruikte strategie is om bepaalde processen naar de cloud te verhuizen.

Met name secundaire processen zijn daar ten zeerste voor geschikt en boekhouding is daar een goed voorbeeld van. “Door secundaire processen naar de cloud te verhuizen, kan de focus worden verschoven naar de primaire processen die on-premise worden beheerd,” zegt Frederik Berckmoes-Joos. “Accounting kan perfect in de cloud draaien,” vult Hans Mattheeuws aan. “Het is een commodity proces dat op die manier met zo weinig mogelijk mensen draaiende kan worden gehouden.”

De voordelen van de cloud spreken voor zich. Het onderhoud van de software wordt u uit handen genomen en dat bespaart heel wat tijd, moeite en geld. “Wanneer er een update voor onze software beschikbaar is, wordt die automatisch uitgerold naar al onze klanten die gebruik maken van onze cloudoplossing,” vertelt Robert Koelman van AFAS in België, waarvan intussen 70 procent van de klanten voor een cloudoplossing opteren. “Klanten die de software on-premise beheren, staan zelf in voor de implementatie van die updates en het onderhoud.”

Allemaal goed en wel, maar het gebruik van een cloudomgeving voor bepaalde processen brengt natuurlijk nieuwe uitdagingen met zich mee.

Met name de bezorgdheid over data ownership kwam al snel naar boven bij de CFO, CIO en COO’s rond de tafel. “Wanneer je gegevens uploadt naar een publieke cloud zoals Facebook of YouTube, dan wordt die data eigendom van de cloudleverancier,” erkent Peter Witsenburg van Belgium Cloud.

Dat is natuurlijk problematisch, want wat gebeurt er dan met die gegevens als je van leverancier wilt veranderen? “Goede afspraken en contracten zullen hier zeker bij helpen. De partijen die het niet zo nauw nemen met data ownership zullen er na verloop van tijd uit gaan”, stelt hij. Al blijven er nog uitdagingen. “Zo ontbreekt er nog een standaard om cloudserviceproviders te beoordelen,” vertelt Witsenburg. “Er bestaat geen "one site fits all" in de cloud.”

Deelnemers aan de ronde tafel:

– Robert Koelman, Directeur AFAS Software in België
– Hans Mattheeuws, CFO/CIO bij INEOS ChlorVinyls LVM
– Frederik Berckmoes-Joos, Partner & COO bij Moors Stevens
– Peter Witsenburg, founder & industry analist bij Belgium Cloud
– Jos De Clercq, ex-CIO & expert Business Software bij erp-utopia
– William Visterin, B2B Editor in Chief bij Smart Business
– Dries Cludts, hoofdredacteur bij ZDNet