Zes fouten die u ook maakt tijdens uw presentatie
Uiteraard moet u als manager regelmatig presentaties geven. Powerpoint is hierbij de meest gebruikte toepassing. Maar u maakt vaak dezelfde fouten.
“Te veel tekst op slides. Nietszeggende beelden”, reageert Geert Van den Eijnden, docent schrijf- en presentatietechnieken bij Thomas More op onze vraag wat anno 2015 nog altijd de meest voorkomende fouten zijn bij presentaties, en Powerpoint-presentaties in het bijzonder. Maar er doken ook minder evidente fouten op.
1. Geen passie, geen verhaal
De grootste fout bij presentaties zijn niet zozeer de slides zelf, oppert marketinggoeroe Steven Van Belleghem, die regelmatig presentaties verzorgt. “Liefst zijn die mooi natuurlijk”, stelt hij. Maar de grootste fout ligt volgens hem elders: niet gepassioneerd vertellen. “Als iemand iets met passie vertelt, maken slides niet zoveel uit. Het verhaal persoonlijk, grappig, interessant houden is de echte kunst.”
Geert Van den Eijnden sluit zich hierbij aan. Bij veel presentaties ontbreekt niet alleen de drive, maar ook gewoon het verhaal. “Ze beperken zich tot het overbrengen van informatie, maar vaak moet je ook echt overtuigen”, stelt hij. Kortom u moet uw boodschap verkopen.
2. Slides zijn geen rapporten
Dat slides te klein of te druk zijn, komt vaak doordat velen het onderscheid niet maken tussen "slide rapporten" en "visuele slides". “Slide rapporten zijn de gekende drukke slides en die zullen altijd blijven bestaan omdat ze gebruikt worden als discussiedocument tijdens vergaderingen”, weet Sylvie Verleye, die als storytelling coach is bij het bedrijf Simply Talking. “Dergelijke slide rapporten dienen om achteraf te lezen als discussiedocument tijdens vergaderingen”, stelt ze.
3. Drukke slides laten zien
Als uw slide rapporten wel in uw presentatie zitten, wat doet u dan? U laat uw publiek deze niet aflezen, maar bouwt interactie in. “Een oplossing is de B-toets. Waarbij B staat voor black”, oppert Verleye. “Tijdens een vergadering projecteer je zo’n slide rapport en je drukt op B waardoor het scherm zwart wordt. Vervolgens doe je een korte pitch zonder slides waarin je jouw belangrijkste boodschappen vertelt”, zo stelt ze. “Uiteraard kan je niet veel details geven. Je vraagt dus het publiek welke details ze willen krijgen en drukt dan terug op B waarbij je de slide kan gebruiken om vragen te beantwoorden.”
Belangrijk is dat die pitch maximum 5 minuten duurt, benadrukt ze. “Ik vroeg onlangs CEO’s wat ze verwachten van een presentatie en een kort duidelijk verhaal was dè nummer 1.”
4. De spreker volgt de slides
Vaak becommentarieert de spreker vaak een slide: de spreker klikt, kijkt naar de slide en geeft commentaar bij wat het publiek ziet. “Fout”, vindt Verleye. “Jij moet als spreker weten welke slide er komt en een inleiding geven die leidt naar die nieuwe slide.”
Hedendaagse presentatieprogramma’s maken het mogelijk om een spreker al de volgende slide te laten zien op zijn computerscherm. Maar dat sluit niet uit dat u best de volgorde van uw slides al goed kent.
5. Veel boodschappen tegelijk
De regel is: 1 slide, 1 boodschap. Mogelijk heeft u meer elementen op een slide. Dat is op zich geen probleem. Maar dan moet u uw slide opbouwen met eenvoudige animatie zoals verschijnen of vervagen. “Eigenlijk net zoals u content op een flipchart of whiteboard zou opbouwen”, stelt ze.
6. Visuals onderschatten
Visuele slides zijn dus de slides die we gebruiken tijdens ons verhaal. Die moeten ook echt visueel zijn.
Een bekende regel, die het belang ervan onderstreept, is de 10/20/30 regel van Guy Kawasaki: maximum 10 slides, maximum 20 minuten spreken en minimale font 30. “Vermijd de cliché beelden zoals handen schudden bij klantvriendelijkheid, want dat hebben we ondertussen gehad”, vindt Verleye. “Brainstorm wat een boodschap betekent, welke synoniemen voor jouw boodschap opkomen, en zoek of je op die manier originele beelden.”
Bij visuele slides zet u best ook maar één kwalitatief beeld. “Ik zie te vaak gedecoreerde slides met veel tekst en kleine beeldjes omdat sprekers denken dat ze dan mooie slides maken. Maar het blijven overvolle slides.”
