6 juli 2015 13:00

The Skype is the limit

We praten tijdens met teamgenoten, we bellen onze collega’s in het buitenland met Skype en wie vaak onderweg belt al lang niet meer enkel via het telefoonnetwerk.

Bij Voice over IP (voip) wordt stemgeluid omgezet en verstuurd in IP-pakketjes over het datanetwerk. Al is VoIP een vlag die vele ladingen dekt: het gaat over verschillende manieren van telefonie waarbij een deel of zelfs het volledige gesprek via het TCP/IP protocol over een netwerk wordt verstuurd. Dat kan zowel uw interne bedrijfsnetwerk als het internet of de backbone van uw telecomleverancier zijn.

Eigenlijk telefoneert u onbewust al enkele jaren via voip, want zo goed als alle telecomoperatoren sturen hun gesprekken tegenwoordig met voip-technologie over hun netwerk naar uw gesprekspartners. U kunt echter nog een stapje verder zetten en een vast telefoonnummer koppelen aan uw pc of smartphone ongeacht uw locatie.

Maar in hoeverre kan het uw telefoonlijn volledig vervangen, of gebruikt worden om binnen uw bedrijf goedkoop en zonder gedoe te bellen? We bekijken een aantal mogelijkheden en gaan op zoek naar oplossingen naargelang de noden.

Technologie in opmars

De technologie achter het voip-protocol dateert van midden jaren negentig, maar bij het grote publiek raakte het concept pas bekend vanaf 2003 toen Skype zijn voip-client aan de wereld toonde.

Voip is vandaag big business voor zowel grote als kleine telecomoperatoren, zoals Proximus, Mobistar, Telenet, Verizon, BT of Colt, maar ook voor technologiebedrijven zoals Google, Microsoft en Cisco. Tegelijk zijn er talloze spelers op de achtergrond actief, zoals het Belgische Voxbone. Voip is in drie modellen in te delen:

1. Pc naar pc: Dit is weinig meer dan wat u mogelijk al enkele jaren met Skype of een ander programma doet: met uw pc naar een andere gebruiker bellen. Er zijn diverse gratis softwareprogramma’s op de markt die voip mogelijk maken van pc naar pc: Skype uiteraard, maar ook Curse Voice, Teamspeak, Viber, Google Hangouts, ICQ en Whatsapp richten zich op verschillende consumentendoelgroepen.

Voor bedrijven zijn deze programma’s minder interessant bij de interactie met klanten omdat functies zoals het doorschakelen van oproepen niet aanwezig zijn, maar met een beetje creativiteit worden sommige wel voor communicatie op de werkvloer ingezet.

2. Pc naar telefoon: Hierbij belt u vanaf uw pc naar een klassiek telefoonnummer of omgekeerd. Dat eerste wordt in verschillende apps gratis of aan lage tarieven aangeboden. Omgekeerd wordt al iets complexer. Hiervoor heeft u namelijk een telefoonnummer nodig dat is gekoppeld aan uw voip-oplossing.

3. Telefoon naar telefoon: U belt in dit model nog steeds met een fysiek toestel, al dan niet met uitbreiding naar pc of smartphone, maar in praktijk wordt ook hier uw nummer gekoppeld aan een voip-systeem dat het gesprek vervolgens doorstuurt naar een van uw toestellen.

Weg met de telefoon?

Loont het nu om als bedrijf uw vast telefoontoestel van de hand te doen en op zoek te gaan naar alternatieven? Dat hangt natuurlijk af van uw noden en wat u als bedrijf belangrijk vindt. Wij overlopen hieronder enkele alternatieven.

Allereerst nemen we de bekendste naam erbij: Skype. Skype biedt verschillende abonnementen aan om via zijn voip-client vaste en mobiele nummers in het binnen- en buitenland te bellen. Het grote nadeel is dat voor België de omgekeerde richting nog niet mogelijk is: als klanten u bellen via een mobiele of vaste lijn, dan kunt u deze niet via Skype aannemen. Dit komt omdat Skype vooralsnog geen Belgische telefoonnummers verstrekt. Een Nederlands, Frans of Brits telefoonnummer aanvragen gaat wel.

Voip-lijn op maat

Een andere manier om met voip te werken en ook bereikbaar te zijn voor gewone telefoons, is een virtueel telefoonnummer aanschaffen. Online zijn er verschillende aanbieders, maar hou er rekening mee dat u op de meeste plaatsen betaalt voor de aankoop van het nummer, al dan niet met een vaste kost per maand en/of de kost van een voip-account.

Voor een basisservice kunt u (als kleiner bedrijf) bijvoorbeeld terecht bij het Belgische WeePee Telecom of Voys, een Nederlands bedrijf dat zich enkel op de zakelijke sector richt. Eens het nummer aangekocht is het mogelijk om dit te koppelen aan een voipdienst.

Naargelang uw budget en provider heeft u diverse opties om uw voip-lijn te personaliseren en te professionaliseren. Deze methode laat toe om als kmo een flexibele telecominfrastructuur grotendeels zelf op te zetten met oog op de kosten.

Telecomoperatoren vereist

Zijn uw telecomnoden complexer? Dan kunt u best aankloppen bij een grote of kleine telecomspecialist. Zij hebben vaak verschillende installatiescenario’s en end-to-end oplossingen die uw interne en externe communicatie stroomlijnen.

Dergelijke professionele voip-pakketten zijn uiteraard niet gratis, maar bij de meest gangbare aanbieders varieert de kost naargelang het aantal gebruikers. Al hangt dit af van diverse parameters. Een daarvan is of uw telefooncentrale bij de leverancier staat (= hosted IP) of bij uw bedrijf zelf. In dat laatste geval steunt voip op meerdere componenten: de IP-centrale, de netwerkswitches, de (IP-)telefoons en de gateway naar het telefoonnet. Een IP-centrale (eigenlijk een server) kan overigens ook puur uit software bestaan.

Ondernemingen die vandaag VoIP gebruiken, kiezen dat vaak voor de mogelijkheden rond flexibiliteit. Een IP-telefoon kan gelijk waar in het netwerk worden gehangen en werkt meteen. De oproepen naar zijn of haar nummer worden naar het toestel doorverbonden. Voip kan ook de gesprekskosten drukken tussen de verschillende bedrijfsvestigingen indien men beschikt over een WAN, een wide area network, voor de dataverbindingen.

Bovendien maakt voip extra diensten mogelijk zoals integratie met applicaties. Helpdeskmedewerkers kunnen bijvoorbeeld automatisch een fiche over de oproeper voor zich krijgen. Of medewerkers kunnen hun collega’s opzoeken en met één klik het nummer bellen.

Conclusie

Kunt u met voip uw klassieke telefoon buitengooien? Ja. Kan dat volledig gratis? Neen. Hoe verder u gaat, en vaak hoe professioneler, u toch geld zal moeten uitgeven.

In dat opzicht is een professionele voip-oplossing vooral interessant voor wie vaak en internationaal belt, of met veel gebruikers zit op diverse vestigingen. In ruil krijgt u dan wel een flexibele telecomomgeving op maat met meer mogelijkheden dan de doorsnee telefoonlijn.