Reboot: Unified Communications & Videoconferencing
De zomer is de perfecte periode om uw kennis van business IT af te stoffen. De reeks Reboot overloopt enkele bekende en minder bekende begrippen uit elk segment van de sector.
1. Wat is unified communications?
Unified communications (UC) is een verzameling technologieën die als doel heeft alle communicatiekanalen in een organisatie – telefoon, e-mail en chat – te integreren. Bedrijven zijn vandaag steeds meer virtueel georganiseerd en er wordt meer mobiel gewerkt. Bovendien werken bedrijven alsmaar vaker samen, zowel met interne als externe gesprekspartners, en staat productiviteit voorop. Efficiënte communicatie is dus geen overbodige luxe. Unified communications is daar vaak een goed antwoord op.
2. Wat omvat unified communications (UC) allemaal?
Ook al verschilt UC van aanbieder tot aanbieder, toch zijn de meeste analisten het erover eens dat een UC-toepassing minstens drie van de vier onderstaande domeinen moet bevatten.
– Telefonie- en spraakverkeer: Dit domein bevat zowel vaste als mobiele telefonie, evenals de mogelijkheid om via de pc met een zogenaamde softphone te telefoneren. Daarbij kan u opteren voor één nummer voor zowel uw vaste als mobiele telefoon.
– Berichtenverkeer: Dit domein omvat e-mail, dat vandaag zowat de meest vooraanstaande vorm van zakelijke communicatie is. Ook voicemail valt hier onder.
– Presence & instant messaging: Zo’n functie houdt in dat de gebruiker zijn eigen beschikbaarheid weergeeft en aangeeft wanneer en via welk communicatiekanaal hij gecontacteerd wil worden. Iemand die in een meeting zit, kan bijvoorbeeld aanduiden dat hij wel e-mails wil ontvangen, maar geen telefoons.
– Conferencing: ofwel de mogelijkheid om virtueel te vergaderen of zaken te bespreken. Dit houdt zowel aparte audioconferenties in, als videoconferenties en Web conferencing.
3. Bij wie kan ik terecht voor UC?
Bij een hele waaier van fabrikanten, al kunnen we over het algemeen twee hoofdgroepen onderscheiden: IT-spelers als Microsoft enerzijds, die zwaar inzet op UC. En anderzijds ook de traditionele telecomaanbieders zoals Siemens of Alcatel anderzijds.
Voor bedrijven die telefoonapparatuur maken, is telecom en telefonie meestal het centrale punt in hun UC-formule. Een bedrijf als Microsoft, waarvan de roots niet in de telefonie liggen, start vanuit zijn software (Outlook) om samen te werken. Telefonie (bij Microsoft is dat Lync en mogelijk ook Skype, dat vaak ook professioneel wordt gebruikt) komt daar dan eigenlijk bovenop.
4. Waarom zou u unified communications (UC) gebruiken?
Niet elk bedrijf zit momenteel te wachten op een volledige integratie van zijn communicatiemiddelen en bijbehorende presence management. Soms kijken ze op tegen de extra investering, maar soms is het ook gewoon niet geschikt voor de organisatie of bedrijfscultuur. Er kan ook een psychologische drempel zijn. Onvermijdelijk bij UC is nu eenmaal dat medewerkers zich qua beschikbaarheid ook transparanter moeten opstellen ten opzichte van hun collega’s en bijvoorbeeld constant hun beschikbaarheid moeten aangeven of meedelen. Veel bedrijven gebruiken eerder onderdelen van UC, zoals videoconferencing.
5. Welke soorten van videovergaderen zijn er?
Het concept van videovergaderen wordt al snel vereenzelvigd met grote, dure systemen die massa’s bandbreedte opslorpen. Een klassieker hierbij is Telepresence. Dit zijn high-end systemen in een speciale en aparte zaal waarvan een wand bijna volledig wordt ingenomen door een of meerdere grote schermen.
Maar vooral de andere systemen van videoconferencing komen opzetten. Zogenaamde ‘team systemen’ zijn er bijvoorbeeld op gericht om in een gewone vergaderzaal te staan en meetings tussen verschillende teams binnen of buiten een organisatie makkelijker te maken.
Een andere vorm van videoconferencing is bedoeld voor individueel gebruik. Dergelijke systemen bestaan bijvoorbeeld uit een lcd-scherm ter grootte van een gewoon computerscherm, met ingebouwde HD camera en microfoon. Maar u kan ook vergaderen via Skype (voor bedrijven) op basis van een ingebouwde camera.
Een trend die overigens in alle categorieën opduikt, is dat de drempel en de kostprijs verlaagt en de technologie stelselmatig is verbeterd. Ook in webcams zijn er tegenwoordig trouwens HD-versies.
