Waarom het papierloos kantoor nog wel even een utopie blijft

 
Driekwart van de Belgische werknemers denkt dat een papierloos kantoor een onrealistisch streefdoel is. Dat is een van de uitkomsten van een grootschalige enqûete die printerfabrikant Epson heeft laten uitvoeren in de EMEA-regio. Gemiddeld antwoordde in de hele regio 75 procent ‘nee’ op de vraag of een papierloos kantoor realistisch is.

Geloofsverlies

Dat zijn hoge cijfers, en ze lijken erop te wijzen dat werknemers stilletjes aan hun geloof in de haalbaarheid van het papierloze kantoor verliezen, ondanks de voortschrijdende digitalisering. In zijn tweejaarlijkse monitorrapport rond het papierloze kantoor tekent Viadesk in 2015 op dat 48 procent van de Belgen papierloos gaan onrealistisch vinden. Twee jaar daarvoor was het gemiddeld nog maar 15 procent die stelde dat papiervrij werken een onhaalbaar vooruitzicht was in de Viadesk-enqûete.
 
Feit is dat het tegenwoordig technisch perfect mogelijk is om volledig papierloos te gaan, maar zo goed als geen enkel bedrijf werkt helemaal papiervrij. Daarvoor zijn verschillende redenen aan te halen. Een van de belangrijkste is wettelijkheid: voor sommige bedrijfsactiviteiten vereist de overheid dat er verplicht met papier gewerkt wordt om juridische redenen.

Achilleshiel

Daarnaast zijn er ook verschillende praktische obstakels die in de weg staan. Het digitaliseren van een bedrijfsarchief vraagt en het consequent gebruiken van applicaties om papierwerk te vervangen vraagt nog altijd een behoorlijke investeringsom, waardoor het de facto het vooral de grote bedrijven zijn die echte stappen kunnen zetten naar een papierloos kantoor. Veiligheid is een andere reden die vaak wordt aangehaald om een papieren arhief te behouden: om papier te vernietigen moet je al bewuste stappen ondernemen of veel pech hebben, een digitaal document is kwetsbaarder voor verlies.
[related_article id=”154598″] Bovendien heeft men dan misschien wel de nodige hardware ter beschikking om papier te vervangen, het is de software waar de achilleshiel zit: om een efficiënt papierloos kantoor te bekomen, moeten alle bedrijfsprogramma’s soepel met elkaar kunnen samenwerken, én met de programma’s van klanten en leveranciers. Dat soort van flexibiliteit is nu nog niet aan de orde.

Utopie

Op wettelijk vlak worden ondertussen stappen gezet om de afhankelijkheid van papier te verminderen, en de overheid probeert digitalisering te stimuleren door onder andere enkel met digitale facturen te werken. Toch zal het papierloze kantoor nog lange tijd een utopie blijven. Ongetwijfeld zullen er over een tiental jaren wel bedrijven opstaan die dicht bij dat streefdoel komen, maar het is nog maar de vraag of papierloos gaan een universeel gegeven zal zijn.