3 manieren om projecten te professionaliseren
1. Een top-downbenadering
Een consultant en een aantal sleutelpersonen denken samen een raamwerk uit voor projecten. Dat wordt uitgeschreven, gevalideerd, en daarna uitgerold. In dit model vertrekken we vanuit expertise.
De nadruk ligt op uniformisering en grotere transparantie voor strategische projecten, in opdracht van bijvoorbeeld het directiecomité. Door vaste beslissingsmomenten en rapporteringen in te voeren, kunnen zij makkelijker een overzicht houden en goede beslissingen nemen over de project portfolio. Projectmanagers ervaren dit helaas vaak als een verplicht nummertje dat hen opgedrongen wordt.
2. Een kernteam met een luisterend oor
Een kernteam neemt het op zich om een raamwerk of methodologie uit te schrijven. Ze doen dat in samenspraak met alle betrokkenen uit de projectketen.
Dat kan bijvoorbeeld door iedereen uit te nodigen om hun ideeën en bekommernissen te delen. Misschien neem je een aantal extra mensen mee in het kernteam na deze bevraging. In elk geval toetsen ze hun plannen regelmatig af met anderen uit de projectketen, zodat het eindproduct niet als een verrassing komt. Op die manier is het project al grotendeels gekend en gedragen voor we het raamwerk of de methodologie opleveren.
Misschien werk je incrementeel en worden sommige afspraken al tussentijds ingevoerd. Kan dat niet, dan worden ze op zijn minst al getest. Aan het einde van het traject worden de afspraken formeel goedgekeurd en ingevoerd. Vanaf nu wordt iedereen geacht zo te werken. Opleiding en coaching helpen daarbij.
We willen pragmatisch werken en zetten de implementatie vooraan op de agenda. Zowel Directie, stuurgroepen, PMO als projectteams moeten baat hebben bij wat we uitwerken.
3. Werken aan de projectcultuur
We zoeken samen naar manieren om steeds beter en professioneler te werken aan onze projecten.
Een eerste stap is om een aantal principes te bespreken met een brede groep spelers uit de projectketen. Wat betekenen die voor ons, en hoe goed doen we dit al? Waar willen we vooral beter in worden? Vervolgens worden een aantal experimenten afgesproken die (op het eerste zicht) echt relevante meerwaarde zouden kunnen bieden voor onze projectwerking. Die experimenten pakken we in kleine groepjes vast, mensen werken er gedurende een bepaalde periode aan… al dan niet onder begeleiding van een expert. Dan komen we opnieuw samen om de inzichten te delen en te zien hoe we hiermee verder gaan. We pinnen afspraken vast, spreken nieuwe experimenten af en duiken een nieuwe iteratie in.
De focus ligt hier op het invoeren van een nieuwe cultuur, een heel andere manier om met projecten om te gaan. Het gaat om een complexe transitie waar we niet ‘het’ antwoord kunnen vinden door goed na te denken: we hebben een leercyclus nodig waarbij we steeds stappen vooruit zetten.
Katia Van Belle is zelfstandig trainer bij Propellor, een training- en coachingbedrijf gespecialiseerd in project- en changemanagement. Katia Van Belle is ook trainer bij Kluwer Opleidingen.
Meer weten?
Tijdens de ‘Dag van de Projectmanager 2016’ de jaarlijkse hoogmis voor beginnende én ervaren projectmanagers op 15 juni in Antwerpen geeft Katja Van Belle een sessie over de impact van een organisatiecultuur in projecten.
