Is jouw bedrijf klaar voor de toekomst?

Dé vraag in aanloop naar Digital Transformation Day. Heel wat boeiende sprekers zullen hun licht laten schijnen over digitale transformatie en hoe je jouw bedrijf transformeert naar een bedrijf dat klaar is voor de toekomst. In welke sector of bedrijfstak je ook actief bent: digitale transformatie is belangrijk voor jouw organisatie. Of het nu gaat om processen versnellen, de mindset van je werknemers veranderen of nieuwe technologieën implementeren, je gaat ervoor moeten zorgen dat je werking “future proof” is en dat je relevant blijft voor je klanten, medewerkers en stakeholders. In dit artikel deel ik graag enkele handvaten voor de hybride werkplek van morgen.

Digitale evolutie

We weten al langer dat corona de digitale transformatie bij onze bedrijven in een hogere versnelling heeft gebracht. Tegen 2030 verwacht men dat de informatie op papier met 50% zal verminderen en dat er een toename zal zijn van 80% ongestructureerde digitale data. Administratieve processen worden geautomatiseerd en/of uitbesteed zodat bedrijven zich meer kunnen toeleggen op hun “core business”. Data is het nieuwe goud, het belang van cyber security neemt toe en is zelfs prioriteit nummer 1. We zien meer sluiting of outsourcing van printrooms. We evolueren naar “anything-as-a-service”. En ook onze werkplek is niet meer dezelfde als voor de pandemie.

Van traditioneel kantoor naar hybride werkplek

De tendens naar kleinere decentrale kantoren is al een tijdje bezig in ons land en corona heeft deze versneld. Neem bijvoorbeeld Proximus, die heeft aangegeven te willen mikken op een combinatie van thuiswerk en telewerk in lokale hubs over het hele land. Telewerk blijkt jammer genoeg geen wonderoplossing om de fileproblematiek tegen te gaan. Op de werkdagen van 1 september tot en met 30 september lag de filezwaarte op de Vlaamse snelwegen maar liefst 22,5% hoger dan voor de coronacrisis (bron: verkeerscentrum).

Uit een bevraging van BDO blijkt dat 8 op de 10 Belgen het telewerken nog lang niet moe is. Wekelijks 2 telewerkdagen geniet de voorkeur van 66% van de deelnemers. Moet iedereen nog een eigen bureau hebben, zijn er minder of juist meer vergaderruimtes nodig en moet het kantoorgebouw en bijhorende faciliteiten zelf zo groot zijn om alle medewerkers tegelijkertijd een plek te geven? En wat zijn de eisen die we aan kantoorruimte vandaag moeten stellen om aantrekkelijke en duurzame werkgever  te zijn?

Vele bedrijven buigen zich vandaag terecht over het hoofdstuk hoe het telewerken te faciliteren, hoe die hybride werkplek in te richten en hoe een bedrijfscultuur te creëren van vertrouwen, betrokkenheid en motivatie.

Focusgebieden voor de werkplek van morgen

1.           Infrastructuur

Zorg ervoor dat de nieuwe werkplek een ontmoetingsplaats wordt. Maak de ruimtes zo aangenaam mogelijk voor je medewerkers door archieven, kasten met fardes, kantoorprinters en administratieve processen waarbij papier aan te pas komt zoveel mogelijk te bannen en optimaal in te richten. Ook vergaderzalen dienen anders te worden ingericht. Medewerkers zijn tegenwoordig onafhankelijk van tijd en locatie, hebben verschillende toestellen (werk en privé) en gebruiken een veelheid aan applicaties. De uitdaging hierbij is een optimale gebruikerservaring te bieden waarbij veiligheid en kostencontrole centraal staan. Gelukkig is digitalisering van bedrijfsprocessen reeds volop bezig in vele sectoren en staat de technologie die dit toelaat op punt. Start eens met een analyse hoeveel papier er nog circuleert in jouw onderneming en je zal bijkomende opportuniteiten ontdekken waar nood is aan een oplossing die misschien al beschikbaar is, maar waarbij het ontbreekt aan kennis of opleiding. Door die papierstromen in kaart te brengen en te gaan optimaliseren krijg je er ook meteen een direct ecologisch voordeel bovenop.

2.           Beveiliging

Hoe meer data digitaal, hoe beter we dat moeten beschermen. Gelukkig zijn de beveiligingsmogelijkheden reeds een pak verstrekkender ten opzichte van data op papier, wat nog steeds één van de grootste security risico’s is binnen bedrijven. We verwachten echter opnieuw in 2021 een toenemend aantal security incidenten en datalekken. De vraag is niet meer of je onderneming gehackt zal worden maar wanneer. Zorg er dus voor dat je de technologie in huis hebt, dat de procedures gekend zijn en sensibiliseer vooral je medewerkers. Zij vormen je eerste verdedigingslinie. Beveiliging een saai thema? Dat hoeft helemaal niet zo te zijn. Laat je inspireren door het artikel “Bouwen aan een cultuur rond safety & security”

3.           Verandering

De rode draad is verandering en het gaat snel. Heb hierbij aandacht voor je medewerkers: is iedereen nog mee met het nieuwe werken en de projecten en/of processen die worden geïmplementeerd? Een goede voorbereiding is onontbeerlijk en zal de kans op succes tot 6 keer groter maken. Laat ik even de implementatie van ERP-software als voorbeeld nemen. Terwijl een project manager vooral aandacht zal hebben voor het technische luik van het project (“on time/on budget”), zal het toepassen van change management zorgen dat er aandacht is voor de menselijke kant. Maar bovenal is het belangrijk dat een project wordt gedragen door een sponsor die voldoende impact heeft op en zichtbaar is binnen de organisatie. Het is dus onvoldoende om enkel training te voorzien wanneer de nieuwe ERP-software wordt geïmplementeerd want dan loop je het risico dat medewerkers het systeem niet of minder snel adopteren en snel vervallen in oude gewoontes. Zonde van de tijd en het geld én de investering in degelijk change management dus meer dan waard.

Dit artikel is geschreven door Karolien Van Bel, Founder & CEO van Belfinity. De redactie van TechPulse Business is niet verantwoordelijk voor de inhoud.