Review Adobe Document Cloud: pdf’s beheren in de wolken

Na de lancering van Marketing Cloud en Creative Cloud, waaronder Adobe respectievelijk zijn marketing tools en creatieve software bundelt, doet het bedrijf dit jaar hetzelfde met Document Cloud: een ecosysteem voor beheer van pdf-bestanden.

Document Cloud verzamelt Adobes Acrobat-producten onder één noemer en zorgt er dankzij cloudintegratie voor dat je overal en op elk toestel aan je documenten kan, via één account. Net als Creative Cloud introduceert Document Cloud abonnementsformules aan verschillende tarieven. Daarnaast kan de desktopsoftware ook nog altijd worden aangeschaft.

• Jaarlidmaatschap Adobe DC Pro: 217,68 euro (18,14 euro per maand)
• Maandlidmaatschap Adobe DC Pro: 30,24 euro per maand
• Jaarlidmaatschap Adobe DC Standard: 188,64 euro (15,72 euro per maand)
• Maandlidmaatschap Adobe DC Standard: 27,82 euro per maand
• Aanschaf Adobe DC Pro: 676,39 euro (289,19 euro voor upgrade)
• Aanschaf Adobe DC Standard: 422,29 euro

Hoe de Pro- en Standaard-versies zich tegenover elkaar verhouden, kan je hier nagaan. Elke formule komt met 20 GB cloudopslag. Voorlopig is er nog geen manier om dat verder uit te breiden, maar er wordt aan gewerkt. Gratis gebruikers krijgen 2 GB opslagruimte in de cloud.

Het mag duidelijk zijn dat Adobe gebruikers liefst naar het jaarabonnement toetrekt, met een flinke korting op het bedrag dat je maandelijks betaalt. Heb je al een volledig Creative Cloud-abonnement, dan krijg je gratis toegang tot de Document Cloud. De apps Adobe Reader en Fill & Sign zijn gratis voor iedereen.

Nu we klaarheid hebben geschept in de verschillende formules en tarieven, kunnen we de software zelf van naderbij bekijken.

Fill & Sign

De interessantste app van het pakket, mede omdat je hem ook zonder abonnement kan gebruiken, is wellicht Fill & Sign. Met deze app, beschikbaar voor Android en iOS, kan je via tablet of smartphone je documenten invullen en ondertekenen. Je kan een pdf-bestand inladen vanop je toestel of het web, of een foto maken van een papieren document. De app herkent de invulvelden op het document en maakt ze digitaal invulbaar.

Je kan eenvoudigweg op de invulvelden drukken en de app laat je tekst invullen, die je ook in grootte kan aanpassen. Daarnaast kan je ook vakjes aankruisen, bolletjes kleuren, tekst doorstrepen of omcirkelen, precies zoals je dat op een papieren invulformulier zou doen. Is het document ingevuld, dan kan je het ondertekenen met je handtekening. Die plaats je met je vinger of een stylus en kan je voor hergebruik bewaren.

De app heeft ook een functie voor automatisch aanvullen, waarmee je informatie kan bewaren per identiteit. Bij een volgend formulier kunnen die gegevens dan automatisch worden ingevuld met een druk op de knop. Is alles ingevuld, dan biedt de app verschillende manieren om het document te bewaren of te delen met andere applicaties.

Fill & Sign doet over het algemeen een prima job, maar de optimalisatie van gefotografeerde documenten kan beter. Het is niet eenvoudig om zaken recht te trekken en de app kan het papier op de foto niet onderscheiden, je moet alles manueel croppen. Het invullen van zeer lange documenten is ook nogal vermoeiend, zeker op een klein smartphonescherm.

Acrobat DC & Reader

De nieuwe versie van Reader, Adobes gratis pdf-lezer, is min of meer hetzelfde gebleven als in eerdere versies, met uitzondering van een nieuwe cross-platform gebruikersinterface. De app is een afgeslankte versie van Acrobat DC en laat enkel toe om documenten te lezen en commentaar toe te voegen. Wil je meer functies, dan heb je een abonnement nodig.

Over welke functies je beschikt, hangt af van jouw specifieke formule. Tot de voornaamste features behoren onder meer het omzetten van andere documenttypes naar pdf via de cloud, het bewerken van pdf-documenten, en het exporteren van pdf naar een Word-, Excel-, of PowerPoint-document. Dat gaat op mobiel wel een stuk trager dan op de desktop. Natuurlijk kan je een pdf vanuit Acrobat DC ook doorsturen naar Fill & Sign om te ondertekenen.

Het grote probleem van Acrobat DC is zijn prijs. Er is heel wat alternatieve software op de markt die gelijkaardige functionaliteit aanbiedt tegen een lagere prijs. Het voornaamste voordeel van Acrobat DC in vergelijking met andere apps is dat al je bestanden, instellingen, profielen en handtekeningen gesynchroniseerd worden tussen al je toestellen via de cloud. Aan jou om uit te maken of je dat een doorslaggevende factor vindt of niet.

Op de desktop

Hoewel je je documenten helemaal mobiel kan beheren, is het soms toch net zo handig om naar de desktop terug te grijpen, bijvoorbeeld wanneer je een hoop documenten wil exporteren naar een ander bestandsformaat, zoals hierboven reeds vermeld.

De desktopinterface is van uiterlijk veranderd om meer in lijn te liggen met de mobiele versies, maar qua functionaliteit blijft de software grotendeels ongewijzigd, met een paar extra toevoegingen voor het bewerken van documenten. Het is in deze nieuwe interface overigens eenvoudiger geworden om specifieke functies terug te vinden, wanneer je vergeten bent waar ze precies verstopt zitten.

De belangrijkste update voor de Pro-versie zijn wijzigingen aan preflighting, ofwel de technische controle van een pdf-bestand voor je het afdrukt. Dit is vooral belangrijk voor grote en complexe documenten waarin fouten kunnen opduiken. Acrobat DC herkent voortaan meer soorten fouten en het proces voor het uitvoeren van correcties werd gestroomlijnd. Het is met name in de Pro-versie dat Acrobat DC zijn strepen verdient, en de hoge prijs verantwoordt.

Belangrijk om te weten: Acrobat DC biedt op de desktop niet langer ondersteuning voor Windows XP en alle OS X-versies voor Mavericks (OS X 10.9).

In de cloud

Naast de mobiele en desktopapps, is er natuurlijk ook nog de Document Cloud zelf. Zoals hierboven reeds vermeld krijg je bij een betalend abonnement 20 GB cloudopslag om je pdf-documenten te bewaren. Momenteel kan je die opslagruimte nog niet uitbreiden en sommige gebruikers zullen mogelijk snel tegen deze limiet aan zitten. Hopelijk komt Adobe snel met een aanbod om het aantal gigabytes uit te breiden.

Het is voorlopig ook nog niet mogelijk om de bestanden in de cloud te synchroniseren met een lokale map, zoals dat bij veel andere cloudopslagdiensten wel het geval is. Je kan bestanden wel lokaal bewaren, maar ze worden niet automatisch allemaal gesynchroniseerd. Dat is nochtans net zo handig wanneer je ergens moet werken met een slechte – of geen – internetverbinding. De functie zit wel al in de Creative Cloud, dus het valt te verwachten dat ze snel ook naar de Document Cloud zal worden uitgebreid.

Conclusie

Acrobat DC blijft een uitstekend pakket voor het bewerken van pdf-documenten, maar voor de standaardversie is de hoge prijs moeilijk te verantwoorden. Er zijn heel wat goedkopere alternatieven op de markt. De Pro-versie biedt dan weer enkele krachtige onderscheidende tools die het pakket wel zijn prijs waard maken.

De integratie met de Document Cloud vergemakkelijkt het beheer van je documenten op al je toestellen, al is er aan die cloud wel nog wat sleutelwerk. De bijhorende mobiele apps zijn dan weer een mooie toevoeging voor de mobiele werker. Met name Fill & Sign is – zeker voor zakelijke gebruikers – een onmisbare app op je tablet of smartphone.