Review Monday.com: niet voor Garfield, wel voor je team

Onboarding

We gingen aan de slag met de gratis trial van het Pro-plan van Monday.com. Een account aanmaken gaat enorm eenvoudig en daarna neemt de tool je bij de hand om je een goede start te laten maken. Al snel leer je dat alles draait om ‘Boards’. Net zoals bij Trello, stelt elk bord een werkomgeving voor. Zo heb je bijvoorbeeld een bord voor je social media kalender, voor je content kalendar, voor alle taken binnen een bepaald project en meer. Zo’n bord kan je volledig zelf maken, maar je kan ook een van de vele templates gebruiken. Zo zijn er bijvoorbeeld templates voorzien voor marketingafdelingen, freelancers, designers, software developers, HR, en meer.

Past bij elke workflow

Het mooie is dat Monday.com je geen bepaalde workflow wil opdringen, maar net je bestaande workflow wil faciliteren door deze beter te visualiseren. Terwijl je nu bijvoorbeeld een spreadsheet hebt met alle sollicitanten binnen je bedrijf, visualiseer je ze met Monday.com in een overzichtelijk bord. Daarmee is Airtable meteen een rechtstreekse concurrent voor Monday.com, want Airtable kan eveneens ouderwetse spreadsheets visualiseren in aantrekkelijke tabellen. Toch merk je dat Monday.com een betere keuze is dan Airtable wanneer je met mensen gaat samenwerken. Zo kan je bij elk item in Monday.com een gesprek starten met teamleden en zie je in je dashboard steeds een overzicht van alle taken waar je aan werkt en de communicatie over dat bepaalde item. Alle borden worden getoond links in de sidebar, dus je kan steeds eenvoudig en snel wisselen tussen borden.

Kolommen zijn koning

Door de vergelijking met Airtable te maken weet je mogelijk al hoe Monday.com precies werkt. Het gaat namelijk allemaal om kolommen. Terwijl je bij een tool zoals Trello net vooral ‘verticaal’ werkt, gaat het er bij Monday.com allemaal een stuk horizontaler aan toe. Concreet kan je in een bord verschillende groepen maken. Elke groep bevat dan rijen en kolommen. De rijen bevatten niets meer dan data, dus het is aan de kolommen om er een indrukwekkend geheel van te maken. En dat kunnen ze. De beschikbare kolomtypes gaan namelijk een stuk verder dan de basics (tekst, nummers, checkboxen, etc) en bevatten bijvoorbeeld ook tijdlijnen, locaties, progress trackers, color pickers, time tracking en meer. Een van de meestgebruikte kolommen, is die van de labels. Zo heb je bijvoorbeeld labels voor de status van een item, de category, het type en meer. Extra handig is dat je een van die label-kolommen ook kan koppelen aan een deadline-kolom. Wanneer je een kolom als label ‘Done’ geeft, dan wordt de deadline op die manier ook meteen nietig verklaard. Gaat een item met label ‘In progress’ over zijn deadline, dan wordt dit duidelijk aangegeven met een waarschuwingsicoon.

Om het meeste uit die kolommen te halen, zijn er ook verschillende views beschikbaar. In plaats van steeds naar een simpele database te kijken, kan je bijvoorbeeld ook een kanban-weergave, tijdlijn, kalender, map en meer hebben.

Automatisering

Met zijn rijen en kolommen ziet Monday.com er behoorlijk basic uit, maar er zit wel degelijk wat kracht achter. Die vind je voornamelijk in de vorm van automatiseringen en integraties. Voor deze modules heeft Monday.com duidelijk inspiratie gezocht bij IFTTT. Met automatiseringen kan je bijvoorbeeld een bepaalde actie op een item koppelen aan een actie. Om een voorbeeld te noemen, zo zorg je er bijvoorbeeld voor dat een status wijzigen ervoor zorgt dat er een notificatie wordt gestuurd. Een ander voorbeeld van een automatisatie is het uitsturen van een notificatie wanneer de deadline nadert. Integraties zijn grotendeels hetzelfde, maar ze werken met third-party diensten. Zo kan er bijvoorbeeld automatisch een Slack-bericht worden uitgestuurd wanneer de status van een item wijzigt of wat dacht je van een integratie voor het synchroniseren van deadlines met Google Calendar.

Pricing

Hoeveel je uiteindelijk voor Monday.com gaat betalen, is afhankelijk van de gewenste functionaliteiten en vooral van het aantal gebruikers binnen je team. Voor kleine teams is er bijvoorbeeld een plan met 5 users. Voor het Basic-plan betaal je dan 29 euro per maand en voor het Standard-plan 48 euro per maand. Kies je voor Basic, dan mis je wel de geavanceerde views, zoals de kalenderweergave en timeline. Bovendien heb je ook geen toegang tot integraties of automatiseringen. Je werkt dus met een behoorlijk rudimentaire versie van Monday. Het kostenplaatje kan zo dus behoorlijk oplopen wanneer je met een groter team werkt, maar gelukkig is er een gratis trial van het duurste Pro-plan zodat je zelf even kan bepalen of Monday.com een waardevolle toevoeging is voor je bedrijf.

Conclusie

Monday.com is een tool die zijn eigen workflow niet opdringt, maar net je bestaande workflow faciliteert via een mooie en toegankelijke interface. Spreadsheets worden zo getransformeerd in aantrekkelijke visualisaties om overzicht te scheppen in je projecten.