Stel je ideale back-upscenario samen

Zowat een terabyte aan foto’s en video’s: ziedaar mijn kostbaarste digitale bezit. Niet zo tastbaar als fotonegatieven of dvd’s, maar wel een pak makkelijker te bewaren voor de eeuwigheid. Als je voldoende back-ups hebt natuurlijk. In dit dossier reik ik je alle elementen aan om zelf je ideale back-upscenario te schrijven, zodat je alle crashstress kan laten varen.

Naarmate de computer een steeds centralere plek in ons leven inneemt, wordt alles wat erop staat ook een pak belangrijker. We kunnen het belang van een goede back-upstrategie dus niet genoeg benadrukken. Zelf hou ik er een redelijk uitgebreid, maar toch eenvoudig back-upscenario op na, dat er niet alleen voor zorgt dat ik bij een crash altijd nog een kopie van mijn belangrijke bestanden bij de hand heb, maar dat ik zelfs mijn volledige bureaublad met een paar klikken weer kan herstellen op een nieuwe computer. In dit dossier reik ik je een aantal tips, tools en hardware aan om zelf jouw ideale back-upscenario mee samen te stellen. Gemoedsrust hoeft niet veel geld te kosten, maar het is wel veel waard.

Murphy

Laat me beginnen met mijn eigen strategie uit de doeken te doen. Ik geloof nogal in de wet van Murphy, en dus hou ik het niet bij één back-up. In mijn computer zit een SSD waarop Windows en alle programma’s geïnstalleerd zijn, en daarnaast een gewone harde schijf voor alle andere bestanden. Tot slot zit er nog een tweede harde schijf in die een exacte kopie is van de eerste. Als de SSD met Windows crasht, heb ik al mijn bestanden nog op twee schijven. Begeeft een van de twee harde schijven het, dan heb ik sowieso de kopie nog. Om de twee harde schijven identiek te houden, gebruik ik al sinds jaar en dag SyncBack Free www.2brightsparks.com/freeware/freeware-hub.html. Een erg handig en uitgebreid tooltje dat verrassend veel instelmogelijkheden heeft om een gratis versie te zijn. Het doet zijn werk netjes op de achtergrond, dus eens je het ingesteld hebt, hoef je er letterlijk nooit meer naar om te kijken.

Toegegeven, in een laptop heb je geen ruimte om een berg harde schijven te stoppen. Maar ik ben dan ook de eerste om te zeggen dat deze back-up eigenlijk de meest overbodige is van allemaal. Ik doe immers nog eens exact hetzelfde met een externe harde schijf. In totaal heb ik dus drie identieke schijven. Mocht ik een nieuwe computer kopen, zou ik die interne back-up wellicht niet meer gebruiken. Nu doe ik dat omdat ik een harde schijf had liggen die ik anders niet zou gebruiken. De externe back-up heeft wel een belangrijk voordeel: als ik op reis ga, kan ik ze meenemen of bij iemand anders in huis leggen. Mocht mijn huis dan afbranden of bezoek krijgen van dieven, heb ik die back-up nog.

Een slechte externe harde schijf kan je bijna niet kopen, maar dikwijls geven details als de bouwkwaliteit van de behuizing de doorslag. Ik kies zelf ook altijd voor exemplaren die hun voeding uit de usb-poort halen en waar je dus geen aparte stroomkabel voor nodig hebt. Een compacte behuizing is mooi meegenomen. Een goed voorbeeld is de Seagate Backup Plus Slim www.seagate.com (€ 60 voor 500 GB, € 115 voor 2 TB), die de Seagate Dashboard-software meegeleverd krijgt. Daarmee kan je makkelijk back-ups maken van al je multimedia.

Back-upsoftware

Behalve SyncBack Free bestaan er natuurlijk nog andere goede back-uptools. Comodo Backup http://backup.comodo.com is een behoorlijk uitgebreide. Comodo zet daarbij ook graag zijn online back-updienst in de kijker. Die zit netjes geïntegreerd in de interface, en je krijgt 10 GB gratis online back-up. Dat duurt echter maar 90 dagen. Als je daarna nog online wilt back-uppen, moet je wel betalen. Dat kost je $ 7,99 per maand of $ 79,95 per jaar voor 100 GB, tot $ 349,95 voor 500 GB. Erg duur, als je verderop ziet wat Dropbox, Sync.com en Crashplan bieden. Voor lokale back-up is Comodo Backup echter een prima tool.

Wil je wel wat meer back-uppen dan enkel je belangrijkste bestanden, dan heb je een goede imaging-tool nodig. Die kan een kopie van je volledige systeem nemen. Harde schijf kapot? Gewoon een nieuwe steken, de image terugzetten en het lijkt alsof er nooit wat gebeurd is. Daarvoor kan je onder andere aankloppen bij Acronis www.acronis.com en hun True Image-suite. Die werkt intussen ook al met Windows 10 en Mac OS X. True Image 2016 kost je € 49,95. Wil je je back-ups ook online, en wil je in een moeite je mobiele Android- en iOS-toestellen mee back-uppen, dan neem je True Image Cloud en betaal je € 99,95 per jaar. Wil je je harde schijf gratis klonen? Dan is DriveImage XML www.runtime.org/driveimage-xml.htm een goede keuze, zij het niet de meest gebruiksvriendelijke.

Mobiel

Back-ups van je mobiele toestellen maken, hoeft geen ingewikkeld proces te zijn. Apple maakt het je gemakkelijk: met enkele klikken maak je een reservekopie van je iPad of iPhone in iTunes. Gebruik je iCloud, dan kan het ook online. De limiet voor gratis opslag ligt dan op 5 GB. Voor Android zijn er apps als Helium en Ultimate Backup. Zelf onderhou ik vooral mijn adresboek in Google Contacts, met adressen, telefoonnummers en e-mailadressen. Foto’s en video’s worden toch automatisch online gezwierd in je Google-account, en de rest is vaak het back-uppen niet waard.

Verhuis het bureaublad

Je Windows-schijf en je dataschijf gescheiden houden, is een eeuwenoude truc om bij een crash niet alles kwijt te spelen. Wat vaak vergeten wordt, is dat je bureaublad en de Documenten-map van Windows niet op de dataschijf staan, maar op de Windows-schijf. Als je alleen je dataschijf back-upt, ben je alles in die andere mappen dus kwijt bij een crash. Daarom verhuis ik bij elke nieuwe computer de locatie van het bureaublad in Windows en de Documenten-map ook naar de dataschijf. Dat doe je door in Verkenner naar C:\Gebruikers\jouwnaam te gaan, met je rechtermuisknop op Bureaublad (of Mijn documenten, Mijn afbeeldingen …) te klikken en Eigenschappen te kiezen. In het tabblad Locatie kan je een nieuwe locatie kiezen, en alle bestanden worden automatisch verhuisd. Bij een nieuwe Windows-installatie moet je die mappen dan maar gewoon naar de juiste locatie op de dataschijf verwijzen en alles is weer bij het oude.

Netwerkschijven

Behalve die interne en externe back-up heb ik er nog een derde lopen. Heb ik al gezegd dat ik écht mijn foto’s niet wil kwijtspelen? Op zolder staat er immers nog een NAS te draaien. Zo’n netwerkschijf kan je voor allerlei doeleinden inzetten –denk bijvoorbeeld aan muziek- of videostreaming-, maar ze is ook uitstekend geschikt voor back-up. Als een dief je computer meeneemt, kan hij in één moeite je externe schijven ook meenemen. Aan een trip naar de zolder zal hij zich waarschijnlijk niet wagen. Heb je de mobiele capaciteiten van een externe schijf dus niet meteen nodig, dan kan je ook een NAS overwegen. Je hebt ze in alle soorten en maten, maar zelf zou ik voor wat men een dual bay-model noemt, gaan. Die heeft plaats voor twee harde schijven. Met een eenvoudige instelling kan je ervoor zorgen dat ze ofwel elkaar aanvullen zodat je meer plaats hebt, of dat ze een exacte kopie van elkaar zijn. Dubbel zo veilig!

Als het om NAS-producten gaat, kan je bijna niet om Synology www.synology.com heen. Hun DiskStation-reeks wordt vooral geroemd om zijn gebruiksvriendelijke besturingssysteem DiskStation Manager. Je kan er makkelijk al je instellingen regelen, zonder dat je meteen overweldigd wordt met de uitgebreide mogelijkheden. Belangrijk bij de keuze van een NAS is de processor en het RAM-geheugen. Een NAS is immers zelf ook een computer, die al die taken moet verwerken. Laat je bij je aankoop dus goed adviseren. Voor back-ups speelt de snelheid misschien geen grote rol, maar wel als je bijvoorbeeld audio of video wilt streamen naar je smart-TV of als je van op je smartphone of tablet aan je bestanden wilt kunnen. Let er ook op dat bij de prijs van een NAS vaak geen harde schijven inbegrepen zijn. Je bent dus al snel € 250 of meer kwijt. Andere bekende NAS-producenten zijn ZyXel, Western Digital en Seagate.

Online back-up: het walhalla

Het grootste deel van mijn gemoedsrust komt echter van de online back-up. Weten dat mijn foto’s en alle andere belangrijke bestanden ergens in het buitenland op een server staat, die er niet om maalt dat mijn huis afbrandt of leeggeroofd wordt, geeft me pas echt zekerheid dat mijn archief veilig is. Tenzij alle servers van de onlinedienst op hetzelfde moment afbranden als mijn huis, natuurlijk. Maar in dat geval denk ik dat de wereld en ikzelf met belangrijkere problemen te kampen hebben.

Een online back-up heeft twee nadelen: als je veel wilt back-uppen, kan het lang duren eer al je bestanden online staan. En met de huidige limieten van de providers in ons land, ben je misschien sowieso gedwongen om de back-up over meerdere maanden uit te spreiden. Als het je enige back-up is, geldt hetzelfde probleem als je alles weer gaat downloaden na een crash. Dan is een lokale back-up een grote luxe.

In de wereld van de online back-up (ik haat het woord cloud) zijn er steeds meer spelers. Om te weten welke voor jou de beste is, moet je hun aanbod vergelijken met wat jij nodig hebt. Wil je bijvoorbeeld veel of weinig back-uppen, wil je er geld aan uitgeven of niet, en wil je de bestanden gewoon ergens online parkeren, of wil je er ook makkelijk aankunnen? Dat laatste is het verschil tussen back-uppen en synchroniseren. Dropbox www.dropbox.com is wellicht de bekendste synchronisatiedienst die er is. Je krijgt een Dropbox-map op je computer, en die wordt continu gesynchroniseerd met de online Dropbox-map van je account. Je kan zowel op je computer als online dingen wijzigen, en Dropbox zorgt dat die wijzigingen overal worden doorgevoerd. Een back-updienst als Crashplan www.crashplan.com maakt enkel een back-up van je bestanden. Daar kan je dus niet online dingen gaan wijzigen, toevoegen of verwijderen. Je computer is altijd de bron en je online ruimte is altijd het doel.

De oude bekende

Dropbox biedt 2 GB ruimte gratis aan. Die kan je wel redelijk makkelijk uitbreiden door bijvoorbeeld vrienden uit te nodigen met een referral-link (de mijne is https://db.tt/vn9OmZk), waarmee je elk 500 MB extra krijgt. Je kan je gratis account uitbreiden tot maximum 16 GB. Wellicht niet genoeg voor al je foto’s en video’s, maar je kan er toch al heel wat belangrijke documenten in kwijt. Denk bijvoorbeeld aan foto’s van alle serienummers van je multimediatoestellen en kopieën van je identiteitsdocumenten. Heb je meer ruimte nodig, dan kan je 1 TB online opslag krijgen voor € 9,99 per maand of € 99 per jaar. Dropbox krijgt pluspunten voor gebruiksvriendelijkheid, maar op privacy-vlak is de dienst  al wel een paar keer in opspraak gekomen. Als het moet, kunnen de Dropbox-medewerkers ook aan je bestanden. Of dat erg is, moet je zelf beslissen. De prijs vind ik zelf wat aan de hoge kant.

De veilige Canadees

Een alternatief voor Dropbox is het Canadese Sync.com www.sync.com. Enkel de naam is misschien niet goed gekozen, want als je het in Google intikt, kom je eerder uit bij SugarSync, BitTorrent Sync of Google Sync. Ook waardevolle opties om eens uit te pluizen, trouwens. Sync.com is zo goed als identiek aan Dropbox: het programma maakt een Sync-map aan op je computer en alles dat je daar instopt, wordt online gesynchroniseerd. Je kan het op meerdere computers installeren om de map op alle toestellen gesynchroniseerd te houden. Net als bij Dropbox kan je zelf kiezen welke submappen je op welke computer wilt hebben. Je foto’s wil je misschien wel online hebben, maar ze hoeven daarom niet in de Sync- (of Dropbox-) map op je computer te staan.

De online interface van Dropbox vind ik op dit moment nog wel beter dan die van Sync.com, maar met de prijs en privacy is het bij die laatste wel een pak beter. Bij Sync.com betaal je $ 49 per jaar  voor 500 GB of $ 99 voor 2 TB. Het dubbele van Dropbox, dus. Wil je liever geen geld uitgeven, dan ben je bij Sync.com ook beter af: hun gratis account levert je 5 GB op. Met referrals verdien je 1 GB extra per nieuwe gebruiker, in plaats van 500 MB bij Dropbox. Wil je starten met 6 GB in plaats van 5 GB, dan kan je mijn referral-link gebruiken: https://www.sync.com/?_sync_refer=3bae09.

Sync.com is een zero-knowledge platform, wat betekent dat jij en jij alleen aan je gegevens en bestanden kan. Extra pluspunt: Sync.com is geen Amerikaans bedrijf, en valt dus niet onder al die griezelige anti-privacywetten. Een mogelijk nadeel van een zero-knowledge platform is dat ze op geen enkele manier jouw wachtwoord kunnen recupereren. Als je het kwijt bent, heb je dus pech. Net als bij Dropbox kan je tweestapsverificatie toevoegen aan je account. Dat betekent dat je behalve je inloggegevens ook nog een speciale code moet ingeven wanneer je wilt inloggen, of je account aan een nieuw toestel wilt linken. Die code kan je dan bijvoorbeeld per sms ontvangen.

Ongelimiteerd online

Heb je niet meteen nood aan een synchronisatiedienst, maar wil je enkel back-uppen, dan kan ik je Crashplan www.crashplan.com aanraden. Crashplan is geen synchronisatiedienst, maar een echte online back-up. In tegenstelling tot bij Dropbox en Sync.com kan je geen versleutelde links naar je bestanden maken om naar je vrienden door te sturen. Je kan wel zelf kiezen welke mappen en bestanden je in de back-up wilt opnemen en alles wordt versleuteld online gezwierd.

Het principe van de gratis versie is even eenvoudig als geniaal: je linkt je account aan die van een vriend, kiest hoeveel schijfruimte hij op jouw computer mag gebruiken en in ruil mag jij evenveel ruimte op zijn computer gebruiken. Je dient dus als elkaars back-up. Uiteraard gebeurt dat helemaal versleuteld, zodat je vriend niet in jouw bestanden kan snuffelen. Je kan trouwens ook gewoon een andere computer van jezelf als doelbestemming kiezen, als je alleen jezelf vertrouwt. Hou je het liever simpel, dan kies je een externe harde schijf als back-uplocatie.

De grote troef van Crashplan is de prijs: voor amper $ 5 per maand of $ 59,99 per jaar kan je zoveel data online stouwen als je maar wil. Dat lees je goed: er zit geen limiet op de online opslagruimte. Wil je meerdere computers van je gezin online back-uppen, dan betaal je $ 12,50 of $ 149,99 per jaar voor een maximum van 10 computers.

Kortom

Je hebt niet veel geld nodig om een waterdicht back-upplan in elkaar te draaien. Heb je geen geld of geen zin om interne of externe harde schijven te kopen en back-upschema’s in te plannen, dan heb je voor omgerekend een goeie € 50 ongelimiteerde online opslag bij Crashplan. Dat is € 4 per maand voor totale gemoedsrust. Zeg nu zelf: bestanden kwijtspelen, da’s toch iets van vroeger?