Maak je Outlook-archiefbestand efficiënter

Outlook slaat al je e-mails, contacten, afspraken en zelfs bijlages op in speciale archiefbestanden. Die bestanden krijgen de extensie .pst en .ost. Na verloop van tijd kan het formaat dat de database inneemt flink aandikken. Hoe meer je doet, hoe groter de bestanden worden. Zeker op een nieuwe computer met een kleine SSD is het de moeite om eens grote schoonmaak te houden. Outlook kan immers enkele gigabytes aan plaats innemen zonder dat dat strikt noodzakelijk is.

De databasebestanden van Outlook vind je terug in de Outlook-map onder ‘AppData’. AppData is een verborgen Windows-map. Je kan ze snel openen door op de ‘Windowstoets + R’ te klikken en in het dialoogvenster het volgende adres in te geven: ‘C:\users\gebruikersnaam\AppData\Local\Microsoft\Outlook’. ‘Gebruikersnaam’ vervang je in dit geval door je eigenlijke gebruikersnaam. In mijn geval wordt het dus: ‘C:\users\michael\AppData\Local\Microsoft\Outlook’. Klik op ‘Enter’ en de relevante map zal verschijnen. In mijn geval weegt het bestand meer dan dertien gigabyte; er is marge voor verbetering.

Oprommelen

Voor je het bestand zelf te lijf gaat, is het een goed idee om binnen Outlook orde op zaken te stellen. Om te beginnen kan je alle oude mails en afspraken die je zeker niet meer nodig hebt deleten. De bijlages verdwijnen dan ook, en dat kan al heel wat schelen. Outlook is voorzien van enkele tools die je zullen helpen bij het doorsnuffelen van je mailbox. Ze zitten rechtstreeks in het programma ingebouwd. Ga naar ‘Bestand’ en klik onder de tab ‘Info’ op ‘Opschoonprogramma’s’. Kies hier ‘Postvak opruimen’.

Via de knop ‘Postvakgrootte weergeven’ ontdek je hoe groot het eigenlijke postvak is. Bovendien zie je snel welke mappen in outlook verantwoordelijk zijn voor het innemen van al die megabytes. De tab ‘Lokaal’ is hier het belangrijkste om harde-schijfruimte vrij te maken, maar je kan ook controleren hoeveel gegevens er op de server staan. Wijzigingen aanbrengen lukt niet via dit venster. Net daaronder knop vind je een zoekfunctie waarmee je snel mails kan selecteren die aan bepaalde criteria voldoen. Selecteer een formaat of een leeftijd en klik op ‘Zoeken’. In het nieuwe venster vind je alle relevante mails. Je kan ze doorbladeren, selecteren en indien gewenst meteen verwijderen.

Als je van plan bent flink in je postvak te snoeien, kan de geavanceerde zoekfunctie helpen. Klik bij de zoekresultaten op de tab ‘Geavanceerd’. Je ziet hier standaard al één criterium in de lijst staan: de grootte in het archief of de leeftijd, al naargelang de optie die je in de vorige stap selecteerde. Je kan echter zelf een heleboel verschillende criteria toevoegen. Ik neem mezelf als voorbeeld: ik wil graag alle e-mails verwijderen die groter zijn dan 1 MB, meer dan een half jaar oud zijn en niet afkomstig zijn van mijn collega’s. Daarvoor kies ik de optie ‘Items zoeken die groter zijn dan’ en vul ik daar ‘1024 KB’ in. In het zoekvenster kan ik nu onder geavanceerd verschillende criteria toevoegen. Klik om het voorbeeld te volgen op ‘Veld’, selecteer ‘Datum/tijdvelden’ en kies ‘Verzonden’. Kies nu een optie onder ‘Voorwaarde’ uit het menuutje. Ik ga voor ‘Op’ of ‘Voor’. In het laatste venster kan je zelf een datum ingeven: ’01/06/2016′. Klik nu op Toevoegen. Omdat ik de mails van mijn collega’s wel wil bijhouden, maak ik nog een regel aan. Bij ‘Veld’ selecteer ik onder ‘Adresvelden Van’. Als voorwaarde kies ik bevat en bij waarde ‘Minoc’, omdat dat de extensie van de e-mail-adressen van onze uitgeverij is. Klik op ‘Nu Zoeken’ om alle e-mails te zien die aan de drie voorwaarden voldoen. Je kan natuurlijk naar believen experimenteren met de criteria.

Grondig weggooien

Wat je verwijderd hebt, is niet noodzakelijk echt weg. Outlook verplaatst de mails gewoon naar de prullenbak. De opschoontool toont je via de knop ‘Grootte’ van verwijderde items weergeven hoeveel ruimte de prullenbak in beslag neemt. Via de knop ‘Leegmaken’ verban je de eerder verwijderde e-mails echt van je systeem. Je kan de map met verwijderde items ook leegmaken. Tot slot kan het zijn dat er door een eerdere verbindingsfout meer dan één versie van je postvak bestaat. Outlook houdt beide versies bij, maar je hebt waarschijnlijk alleen de meest actuele nodig. Klik op ‘Verwijderen’ om eventuele conflicten op te lossen.

Database beheren

Na de schoonmaak is het tijd om de overblijvende database te verkleinen. Ga hiervoor opnieuw naar ‘Bestand’ en klik onder ‘Info’ op ‘Accountinstellingen’. Selecteer hier nogmaals ‘Accountinstellingen’. Er verschijnt nu een dialoogvenster met verschillende tabbladen. Kies het tweede tabblad: ‘Gegevensbestanden’. Je ziet nu alle accounts die verbonden zijn met Outlook, met daarachter de opslagplaats van het databasebestand. Je kan via de knop ‘Locatie van de map openen’ op een alternatieve manier naar die locatie in verkenner gaan. Het is bovendien mogelijk om zelf een back-up van je outlookdatabase te maken door een kopie te maken van het databasebestand.

Selecteer het account waarvan je het databasebestand wilt verkleinen en klik op ‘Instellingen’. In het dialoogvenster dat nu verschijnt, kan je het bestand comprimeren. Klik op de knop ‘Nu comprimeren’ en wacht even. Hoe het dialoogvenster er precies uitziet, hangt af van het type account dat je gelinkt hebt met Outlook. Exchange-accounts van Microsoft kan je niet zomaar comprimeren. Wanneer je meerdere accounts in Outlook hebt, moet je de databasebestanden van ieder account individueel verkleinen. Hoeveel ruimte je wint door dit proces, hangt van de samenstelling van je mailbox af. Zonder iets te beloven is de kans toch groot dat je het databasebestand met bijna 10 procent kan verkleinen.