Maak een interactieve grafiek in Excel

Moet je data presenteren in een Excel spreadsheet en wil je zo efficiënt mogelijk omgaan met je werkruimte? Overweeg dan om een interactieve grafiek te gebruiken. Je kan er meerdere vliegen in één klap mee slaan: je hoeft maar één grafiek te maken, je kan snel tussen verschillende categorieën wisselen en imponeert meteen ook je collega’s.

Waarom?

Wil je verschillende aspecten van een dataset belichten? Je kan voor elke waarde een aparte grafiek aanmaken, maar dat kan al vlug tot een overvloed van informatie in je spreadsheet leiden. Een elegante oplossing is dan om met een interactieve grafiek te werken: deze laat je toe om op één grafiek te wisselen tussen de waardes van verschillende parameters met behulp van een dropdown-menu. Het maakt je spreadsheet ook meteen een stuk dynamischer. Om een dergelijke Excel-grafiek in elkaar te steken maak je gebruik van de INDEX-functie. Het is een vrij simpel proces, maar je moet het wel weten te vinden binnen het programma. Ik toon je wat je moet doen.

Data

Net zoals bij gewone grafieken moet je zorgen dat je je data op de juiste manier in het Excel-spreadsheet invult om een correcte verwerking naar je gewenste grafiek te verkrijgen. Voor een interactieve tabel volg je zo goed als dezelfde regels, met het aangeven van de categorieën links en boven van je waarden. Laat een rij vrij onder je dataset en kopieer eronder de namen van je kolom-categorieën. Spring nog eens twee rijen naar beneden en voeg in de cel onder je rijcategorieën het woord ‘Dataset’. In de cel ernaast plaats je een nummer, willekeurig gekozen op basis van het aantal rijen dat je hebt. Als je vier rijen hebt, plaats je een cijfer tussen 1 en 4.

Index

We gaan nu aan de slag met de INDEX-formule. Om deze correct te kunnen invullen, heb je drie cellocaties nodig. Twee van die waarden verwijzen naar de grootte van je tabel: je moet de positie van de cel linksbovenaan en diegene rechtsonderaan van je grafiek doorgeven. Je hebt ook de positie nodig van je datasetwaarde (het willekeurige nummer dat je hebt ingevuld). Gebruik de cel twee rijen boven ‘Dataset’ om je functie te plaatsen. Voeg hier de formule =INDEX($C$7:$G$10;$D$15; 0) in, waarbij je de letters en cijfers verandert afhankelijk van de cellocaties die ik hierboven heb aangehaald. Je voegt in de formule dus eerst de reikwijdte van je grafiek in (bij mij C7:G10) en vervolgens de cel waar het datasetnummer staat.

Wanneer je de formule juist hebt ingevoerd zal de naam van de rij waarnaar je bij ‘Dataset’ verwijst in het index-vak komen te staan. Selecteer dit vak en verplaats je cursor naar de hoek rechtonder in de cel. Wanneer deze in een plus-icoontje verandert, sleep je de formule over de rij, over de lengte van je grafiekkolommen. De waarden van je rij zullen normaal gezien onder de categorieën moeten verschijnen. Wanneer je nu het nummer bij ‘Dataset’ verandert naar een van de andere rijen (in mijn voorbeeld tussen 1 en 4), zullen de waarden automatisch aangepast worden.

Grafiek maken

Je hebt nu de basis klaar om aan de grafiek te beginnen. Je baseert je grafiek op de waarden van de INDEX-rij, niet op de cijfers waarvan je oorspronkelijk van vertrok. Selecteer deze twee rijen en klik bij het tabblad ‘Invoegen’ bovenaan de knop ‘Aanbevolen grafieken’ aan. Duid de grafiek aan die je data het beste visualiseren. Mijn voorbeeldtabel toont waarden die over tijd evolueren, dus ik kies een lijngrafiek om die evolutie te laten zien. Maak je grafiek aan. Test of alles nog werkt en er niets misloopt met de verwijzingen door het nummer bij dataset te veranderen. Normaal gezien moet je grafiek ook veranderen.

Ontwikkelaars

Het met een klik veranderen van je grafiek is leuk, maar kan nog wat stroomlijning gebruiken. Om het er een beetje professioneler te laten uitzien en ook gebruiksvriendelijker te maken voegen we een apart keuzemenu toe, in het jargon dropdownmenu genoemd. Hiervoor moet je naar het ‘Ontwikkelaars-tabblad’ gaan, maar dat wordt standaard niet getoond in Excel. Dit moet je dus eerst inschakelen. Ga naar ‘Bestand’ en open vervolgens onderaan ‘Opties’. Ga naar het onderdeel ‘Lint aanpassen’, en vink rechts in het scherm ‘Ontwikkelaars’ aan. Klik op ‘Ok’ om de aanpassing door te voeren.

Open het tabblad ‘Ontwikkelaars’ en klik op de knop ‘Invoegen’ bij ‘Besturingselementen’. Je opent hiermee een menu van grafische elementen die je aan je spreadsheet kan toevoegen. Selecteer onder ‘Formuliersbesturingselementen’ de optie ‘Keuzelijst met invoervak’, het tweede icoontje van links. Wanneer je nu op je spreadsheet klikt, zal er een grote pijl verschijnen. Als je deze verbreedt, krijg je ook een invoermenu te zien. Pas dus de afmetingen van het element aan, en sleep het naar waar je het wil plaatsen. Rechterklik met je muis op het element en selecteer ‘Besturingselement opmaken’. Ga in het venster naar het tabblad ‘Besturingselement’ en selecteer voor het onderdeel ‘Invoerbereik’ de cellen met de namen van je rijen. Bij ‘Koppeling met cel’ duid je weer de locatie van je datasetnummer aan. Klik op ‘Ok’ om de opmaak af te ronden. Het zal eerst lijken alsof je een fout hebt veroorzaakt, maar zodra je het keuzemenu begint te gebruiken duiken je data terug op.

Aparte spreadsheet

Nu je je grafiek en dropdown menu klaar hebt, is het een goed moment om je grafiek wat esthetische of andere aanpassingen te geven zodat je data nog beter uit de verf komt. Je kan de data verstoppen achter je grafiek, of zelfs de grafiek op een aparte spreadsheet tonen zolang je de waarden aanpast. Hiervoor maak je een nieuw blad aan en kopieer je grafiek en je keuzemenu ernaartoe. Om je keuzemenu terug te laten werken open je opnieuw het venster ‘Besturingselement opmaken’ en voeg je aan ‘Invoerbereik’ en ‘Koppeling met cel’ telkens vooraan de verwijzing ‘Blad1!’ toe. Ziezo, nu heb je een interactieve grafiek in een net Excelblad.