TechTip: eigen lijsten maken in Microsoft Excel
Heb je bijvoorbeeld een webshop, werk je voor een bedrijf met bepaalde artikelen/diensten, of werk je regelmatig in Excel om dezelfde gegevens onder elkaar te zetten? Denk daarbij ook aan namenlijsten, groepenlijsten of wat je maar wilt. Dan kun je jouw werk een stukje makkelijker maken door je eigen lijst toe te voegen in Excel. Daarmee trek je alle gegevens snel naar beneden, zonder ze op te hoeven zoeken, kopiëren of intypen. Heb je een lijst gemaakt, dan gebruik je de Auto Aanvulfunctie om ze keer op keer tevoorschijn te toveren.
Stap 1 / Lijst maken
Laten we meteen aan de slag gaan om een eigen lijst te maken. Ga naar het menu Bestand > Opties en klik op de functie Geavanceerd. Scroll naar beneden tot je bij het kopje Algemeen komt en klik op Aangepaste lijsten bewerken. Hier zie je een aantal voorgeprogrammeerde functies, zoals de dagen van de week. Klik op Toevoegen en voer alle waarden uit je lijst in, iedere regel een nieuwe waarde. Klik op Toevoegen en je zult jouw lijst in het venster zien verschijnen.
Stap 2 / Gegevens gebruiken
Heb je al een lijst? Dan hoef je niet al die gegevens opnieuw in te typen. Je kunt een bestaande lijst namelijk overnemen in je aangepaste lijsten. Selecteer daarvoor de gegevens die je wilt overnemen. Die mogen onder elkaar staan in een rij, maar ook naast elkaar in verschillende kolommen. Heb je alle gegevens geselecteerd? Ga dan via Bestand > Opties > Geavanceerd > Algemeen > Aangepaste lijsten bewerken naar het scherm. Je ziet het geselecteerde cellenbereik staan achter Lijst importeren uit cellen. Klik op Importeren om deze lijst te maken.
Stap 3 / Gebruiken
Vanaf dit moment kun je deze lijsten gebruiken in je Excelbladen. Hoe? Heel eenvoudig. Type in een cel een waarde uit je lijst. Ik ben hier de lijst begonnen met de kleur Blauw, terwijl de lijst begint met Rood. Je ziet rechtsonder in de cel een klein vierkantje. Kliksleep dat vierkantje recht naar beneden. Je zult zien dat alle waarden worden getoond. Laat je de muis los? Dan zullen de waardes in de cellen verschijnen. Ben je aan het einde van de lijst? Dan begint hij weer van voor af aan – net als bijvoorbeeld de weekdagen.
Stap 4 / Gegevens aanpassen
Is er een wijziging in je lijst? Dan hoef je die niet opnieuw aan te maken, maar kun je hem ook aanpassen. Open het overzicht aan lijsten via Bestand > Opties > Geavanceerd > Algemeen > Aangepaste lijsten bewerken. Klik hier de lijst aan die je wilt bewerken en voer je aanpassingen uit. Selecteer waarden die je wilt verwijderen en haal deze met Delete op het toetsenbord weg, of pas waarden aan naar believen. Je kunt de volgorde hier niet aanpassen. Daarvoor kun je beter een lijstje maken en kopiëren, zoals in stap 3. Met de knop Verwijderen haal je de lijst weg uit Excel en kun je hem niet meer gebruiken, tot je hem weer opnieuw aanmaakt.
Ben je nog niet zo handig met Microsoft Excel? In deze workshop leren we je vier basisformules toepassen.
