Beste videoconferentie software vergeleken: de beste keuze in 2021

Videoconferentie software zijn dé hype van 2021. Waar het gebruiken van digitale communicatiekanalen vroeger vooral als ‘nice-to-have’ werd gezien, zijn ze vandaag onmisbaar geworden voor iedereen. Tijdens de werkuren hebben we ze nodig om te communiceren met onze collega’s die thuiswerken en na de werkuren om te bellen met onze vrienden en familie.

Iedereen lijkt het er over eens dat videomeetings ook na de coronapandemie niet van slag op slinger zullen verdwijnen. Toch zijn veel bedrijven nog steeds zoekende naar welke videoconferentie software voor hen de beste oplossing biedt. Jij hebt misschien ook accounts bij meerdere platformen omdat je niet kan beslissen welke voor jou nu de beste is. Bevindt je jezelf in deze situatie, dan zetten we in dit overzicht de populairste en beste videoconferentie software in de markt tegen elkaar op zodat jij eens en voor altijd je keuze kan maken.

Is een gratis versie goed genoeg?

Eerste bespreken we enkele factoren die belangrijk zijn in overweging te nemen bij het kiezen van de beste videoconferencing software. De eerste beslissing die je moet maken is of je er elke maand voor wilt betalen of niet. Veel programma’s bieden naast betalende abonnementen ook een gratis variant van hun platform aan. Dit zijn light-varianten van het platform met een beperkt aantal functies, een lagere limiet voor het aantal deelnemers en een vereenvoudigde interface. Maar de basis is wel aanwezig: je kan er moeiteloos een gesprek mee opzetten en hier vrienden voor uitnodigen. Ben je een occasioneel gebruiker van videoconferentie software en gebruik je dergelijke tools voornamelijk om snel je vrienden op te bellen, dan is een betaald abonnement wellicht de investering minder waard en kom je met gratis programma’s genre Messenger Rooms en WhatsApp al heel ver.

Wie (bijna) dagelijks videomeetings houdt, kan wel beter een betaald abonnement aansluiten. Ook voor professioneel gebruik zijn gratis programma’s niet aan te raden. Om je vergaderingen in de optimale omstandigheden te laten verlopen, moet je over alle gebruiks- en beveiligingsfeatures beschikken die een videoconferentie software aanbiedt.

Functionaliteit staat voorop

Een videoconferentie software moet dus aan twee belangrijke criteria voldoen: het platform moet functioneel én veilig zijn. Onder functionaliteit kunnen we veel zaken verstaan. Een van de belangrijkste aspecten is natuurlijk de algemene gesprekskwaliteit, al wordt deze ook wel mee gestuurd door de sterkte van je wifi- of 4G-verbinding en de begeleidende hardware (headset, microfoon) die je gebruikt om te vergaderen. Maar op het aantal features die de software aanbiedt kan je ze wel streng beoordelen. De user interface moet het eenvoudig maken om een meeting in te plannen en te starten.

Ook verschillen veel platformen in het maximum aantal deelnemers dat aan een gesprek kan deelnemen. Een maximum van 50 of 100 deelnemers kan voor grote organisaties een verschil maken. Vergelijk ook welke functies ter beschikking worden gesteld tijdens de vergadering. Een goede videoconferencing software zou toch zeker een functie moeten hebben om je scherm te delen tijdens presentaties. Zoom en Teams gaan daarin nog verder met een speciale presentatie-modus. Tenslotte is het van belang dat je software cross-platform beschikbaar is, zodat je gebruikers van een bepaald (mobiel) besturingssysteem niet per ongeluk uitsluit.

Een beveiligde omgeving

De features moeten niet alleen bijdragen tot de gebruiksvriendelijkheid van het platform, maar ook tot de beveiliging. Beveiliging is een aspect waar gratis platformen wel eens tekort durven schieten, ook de gratis versies van de erkende videoconferentie software. Je kent de term ‘Zoombombing’ wellicht wel. Tijdens de eerste pandemie werden veel videomeetings gehackt. De incidenten ontstonden omdat veel gebruikers de beveiligingsinstellingen van Zoom niet goed kende, maar ook omdat ze de gratis versie gebruikte. De betaalde versie van Zoom is gelukkig wel met stevige encryptiesleutels beveiligd.

Wat moet er naast encryptie nog aanwezig zijn? Meetings moeten altijd met een wachtwoord kunnen beveiligd worden en dat wachtwoord mag uiteraard alleen maar tot bij de juiste personen belanden. Een wachtrij die de host in staat stelt mensen toe te laten vergaderingen kan hier nog voor een extra laag beveiliging zorgen. Je moet als host ook verkieselijk kunnen bepalen wie het scherm mag delen en mensen uit een vergadering halen. Welke beveiligingsopties een software aanbiedt, vindt je terug in je accountinstellingen en de platformen moeten hier zelf ook transparante informatie over aanbieden.

Zorg voor variatie

Na een jaar thuiswerken begint zich bij veel werknemers een fenomeen op te spelen dat onderzoekers van de Stanford University ‘Zoom-vermoedheid’ noemen (dat niet specifiek gericht is naar Zoom). Mensen worden sneller moe of zijn sneller afgeleid tijdens videomeetings. Volgens de onderzoekers heeft het design van videoconferentie software daar een grote invloed op. Het kan daarom geen kwaad als een videoplatform wat variatie kan brengen tijdens meetings. Het is niet voor niets dat de virtuele achtergronden van Zoom een grote hit zijn. Maar ook Together Mode van Microsoft Teams is hier een leuk voorbeeld. Google Meet stelt je dan weer in staat om jouw beeldvakje weg te klikken als je je jezelf niet in beeld hoeft te zijn. Door verder te kijken dan het puur functionele, kan een applicatie zich onderscheiden van wat de rest doet.

Beste videoconferentie software van 2021

Zoom en Microsoft Teams zijn zonder twijfel de populairste platformen met meer dan 100 miljoen gebruikers, maar maakt hen dat ook de beste software? We vergelijken deze tools met 3 andere populaire platformen op basis van prijs, functies en beschikbaarheid.