Sami Peltonen (Basware): “Digitalisering van betaalprocessen moet dé topprioriteit van organisaties zijn”

Hoe verloopt het inkopen van goederen en grondstoffen bij jouw bedrijf? Hoogstwaarschijnlijk is het proces vandaag de dag helemaal anders dan een jaar geleden. De financiële administratie verliep bij veel bedrijven in een nog niet zo ver verleden grotendeels op papier. Tot het jaar 2020 begon. Een jaar dat in veel domeinen van ons dagelijks leven enorm ingrijpend geweest is. Ook de financiële sector kon niet ontsnappen aan die veranderingen. Papieren facturen werden digitale facturen, en ook inkopen doen gebeurde volledig digitaal.  

Als VP P2P Solutions bij Basware zag Sami Peltonen die transformatie vanop de eerste rij gebeuren. De digitalisering was binnen de financiële sector al wel aan de gang, maar door de coronapandemie kwam ze in een stroomversnelling terecht. “Automatisering is nu niet meer enkel een prioriteit voor de CFO’s, maar voor de hele organisatie. Het besef is gekomen dat betaalprocessen digitaliseren noodzakelijk is om uit de crisis te geraken. De coronapandemie is op verschillende manieren een drijver geweest voor innovatie.” 

Afstappen van papier 

De pandemie heeft inderdaad voor gezorgd dat organisaties beroep moesten doen op digitale technologieën om de businesscontinuïteit te garanderen. Het was dan ook een logisch gevolg dat facturatie- en inkoopprocessen dezelfde weg bewandelden. “Bedrijven voelden dat papieren facturen gewoon niet meer werkbaar waren, en klopten bij ons aan voor betere alternatieven. Digitale facturen hebben het voordeel dat ze ook toegankelijk zijn wanneer werknemers van thuis uit moeten werken.” 

Maar ook inkopen moesten verder gedigitaliseerd worden. “Veel bedrijven moesten de deuren sluiten. Dat verhoogde de nood aan digitale bestel- en betaalplatformen. Digitale oplossingen verhogen ook de zichtbaarheid van je openstaande betalingen. Dat komt de weerbaarheid van de organisatie alleen maar ten goede.” En laat ‘weerbaarheid’ nu net één van de trefwoorden van 2020 zijn.  

Het jaar van AI en machine learning 

Basware heeft er dus een druk jaar opzitten, en Peltonen kijkt dan ook met veel enthousiasme naar de toekomst. “Het zijn voor ons interessante tijden. Remote access zal ook in de nieuwe realiteit een belangrijk thema zijn. Dat opent de deuren voor verdere innovatie in de financiële sector, en de implementatie van nieuwe technologieën.” Volgens Peltonen is er één technologie die in 2021 klaar is om de scepter te zwaaien. “Kunstmatige intelligentie en machine learning staan ver genoeg om het in mainstream applicaties te implementeren. Machine learning kan op verschillende manier gebruikt worden. Je kan er gegevens uit facturen mee extraheren en analyseren, maar je kan ook voorspellende algoritmen op financiële documenten gaan toepassen. De tegenstand tegen machine learning lijkt te zijn gaan liggen, dus ik voorspel dat het gebruik van deze technologie volgend jaar al de norm kan worden.” 

Een andere interessante ontwikkeling is de implementatie van virtuele assistenten. Al ziet Peltonen de doorbraak van deze technologie in zijn sector nog eerder voor de lange termijn. “Virtuele assistenten hebben nuttige gebruikstoepassingen, Amazon ondersteunt in Noord-Amerika bijvoorbeeld al aankopen via Alexa, maar ik zie ze vooral in een ondersteunende rol.” Een derde technologie in opkomst is blockchain, maar volgens Peltonen zijn er op dit moment nog net iets te veel databeveiligingsproblemen die moeten opgelost worden vooraleer blockchain mainstream kan worden in de P2P-industrie.  

Peltonen ziet ook op juridisch vlak het één en ander bewegen dat automatisering ten goede komt. “Overheden zijn hun reguleringen aan het aanpassen om wettelijke standaarden voor e-invoicing te creëren.” Hij legt ons verder uit dat voor een globale speler als Basware voldoen aan wettelijke standaarden vaak één van de grootste uitdagingen is. Dat komt omdat financiële wetgeving in elk land wel zijn eigen nationale accenten heeft, waardoor Basware vaak kleine aanpassingen aan de platformen moet doen om te voldoen aan die wetgeving. Een duidelijk wettelijk kader voor digitale betaalprocessen moet innovatie doorvoeren ook sneller mogelijk maken.  

Innovatie en change management 

Als uitsmijter legden we Peltonen graag nog een quote van Dany De Budt, Country Manager Benelux voor Basware, uit een eerder interview voor. Hij vertelde ons dat digitale transformatie grotendeels ‘change management’ is. Daarmee bedoelde hij dat digitale transformatie verder gaat dan het toepassen van nieuwe technologieën, maar dat ook mensen moeten leren omgaan met die technologie. 

“Ik ben het daar volledig mee eens”, klinkt Peltonen eensgezind met zijn Belgische collega. “Een nieuwe software gaan gebruiken is maar één stap van het proces. Daarna moet de volledig organisatie wennen aan het nieuwe systeem en waar nodig het gedrag gaan aanpassen in functie van die technologie. Change management en innovatie moeten hand in hand gaan.”  

Zal digitale transformatie in 2021 dan meer rond mensen draaien in plaats van processen? “Dit zal zeker belangrijk worden. Dit jaar hebben veel bedrijven de investering gemaakt, nu moeten ze er waarde mee creëren. Dat wordt wel een grote uitdaging, want change management wordt anders door het afstandswerken. Toch geloof ik dat de meeste organisaties dit proces tot een succesvol einde zullen brengen.”  

Dit interview komt uit het e-book Vision on 2021. Download het gratis e-book via deze link!