Dertien tips om efficiënt te werken met Office 365
Office 365 is de online werkomgeving van Microsoft. Dankzij deze dienst kun je altijd en overal aan je documenten werken, en dat samen met anderen. Wij zetten je op weg naar meer efficiëntie met deze tips.
Tip 1: Eigen website
Bij elke Office 365-account komt automatisch een eigen website, zodat je snel bij jouw documenten geraakt. Het gekozen domein krijgt de vorm
[related_article id=”161452″]
Je bereikt je websiteomgeving door op de Office 365-pagina helemaal bovenaan op ‘Startpagina’ te klikken en daarna onder ‘Website’ op de link aldaar te klikken. Om de pagina te bewerken, klik je binnen Office 365 op ‘Beheerder’ (weer helemaal bovenaan) en daarna onder ‘Website’ op ‘Website bewerken’.
Tip 2: Slimme vormen
Hoewel je geen wonderen moet verwachten van de 365-variant van PowerPoint, is er wel best wat mogelijk. De meest interessantste optie vinden we ‘SmartArt’. Dat zijn voorgedefinieerde en professioneel ogende ‘autovormen’ die je volledig kunt aanpassen naar eigen smaak.
Om SmartArt te kunnen gebruiken moet je een dia met tenminste één object aanmaken, bijvoorbeeld ‘Titel en object’. Klik dan in het object op het pictogram ‘SmartArt’ helemaal links, waarna je in het lint een type en stijl kunt selecteren. Door op een ingevoegd SmartArt-object te klikken, zijn labels naar smaak aan te passen en onderdelen toe te voegen of te verwijderen.
Tip 3: Rekenbladen afdrukken
Direct afdrukken vanuit Excel binnen Office 365 is niet mogelijk. Om toch een tabel af te drukken, moet je die eerst downloaden via Teamsite – het centrale punt voor je documentenbeheer – naar een pc met de desktopversie van Excel. Van daaruit kan het geheel dan worden afgedrukt.
Geen Office op de pc? Download dan vanaf de site van Microsoft de gratis Excel Viewer. Ook hiermee zijn in Office 365 gemaakte Excel-sheets probleemloos af te drukken.
Tip 4: Snel inloggen
Om snel vanaf elke willekeurige pc of tablet in te loggen op Office 365 gebruik je de url https://login.microsoftonline.com. Het is dan ook verstandig om dit adres meteen na de activatie van je account te noteren en als favoriet aan je (al dan niet mobiele) browsers toe te voegen.
Tip 5: Zoomen
Omdat de online versie van Word geen in- en uitzoomoptie heeft, leidt het schrijven van tekst op een beeldscherm met hoge resolutie al snel tot hoofdpijn. Er ontstaan immers zeer lange regels over de volle breedte van het browservenster, in piepkleine lettertjes.
Er zijn twee oplossingen. De eerste is simpel: gewoon het browservenster verkleinen. Maar daarmee los je wél het probleem van de lange zinnen op, maar helaas niet dat van de kleine tekst. Het is daarom praktischer om de zoomfunctie van je browser te gebruiken. Hou daarvoor de Control-toets ingedrukt en draai aan het muiswiel tot de gewenste grootte bereikt is.
Combineer deze truc eventueel met het aanpassen van de venstergrootte, en je schrijft voortaan ook online een stuk ergonomischer. Handig om te weten: om onder meer Internet Explorer en Firefox na deze actie weer terug te schakelen naar de 100%-weergave druk je op de sneltoets Ctrl+0 (nul).
Tip 6: Op de tablet
Het is goed om weten dat Office 365 ook onderweg, op een tablet als de iPad bijvoorbeeld, perfect bruikbaar is. Een smartphone kan in theorie ook, maar dan wordt het wel heel erg priegelen. Het scherm van een tablet biedt verrassend veel ‘ademruimte’ om prettig mee te kunnen werken. Voor veeltikkers is het dan wel verstandig om een (Bluetooth-)toetsenbordje mee te nemen.
Tip 7: Toetsenbord in Word
Binnen een online Word-document blijkt het selecteren van tekst met de muis niet altijd even goed te lukken. Dat kan aan de webbrowser liggen of misschien zijn het nog niet opgeloste schoonheidsfoutjes binnen Office 365. Wil je trefzekerder tekst selecteren, dan maak je dus beter gebruik van het toetsenbord. Plaats de cursor aan het begin van de selectie en selecteer met de pijltjestoetsen terwijl je de Shift-toets ingedrukt houdt.
Tip 8: Externe mailaccounts
Bij Outlook 365 komt een e-mailaccount, maar heb je al een eigen e-mailadres of eentje via Gmail, dan kun je die naadloos integreren in het mailprogramma. Open Outlook en klik rechtsboven op ‘Opties’ en daarna op ‘Alle opties weergeven’. Klik dan op ‘Verbonden accounts’ en ‘Nieuw’. Doorloop de wizard en vul de gevraagde gegevens in. Ter controle wordt een e-mail verzonden naar de toegevoegde account. Klik op de link en vanaf dat moment lopen alle berichten uit de toegevoegde accounts via Outlook 365.
Belangrijk: bij het toevoegen van een Gmail-adres worden gebruikersgegevens niet altijd juist geconfigureerd. Kijk dat even na door de nieuwe account te selecteren en dan op ‘Details’ te klikken. Controleer of zowel gebruikersnaam als wachtwoord in orde zijn en pas ze eventueel aan.
Tip 9: Zakelijk chatten
Via je Office-365 account kun je ook de zakelijke IM-dienst Lync gebruiken. Die kun je los op de desktop installeren. Je vindt het onder ‘Startpagina’ en het kopje ‘Lync’. Volg de link ‘Lync installeren’ en kies de gewenste versie (32 of 64 bit). Na de installatie meld je je aan met het e-mailadres dat je ook gebruikt voor Office 365. Tot slot worden er nog wat extra onderdelen van Lync binnengehaald. Vervolgens kunnen andere Office 365-gebruikers met Lync op hun pc toegevoegd worden aan de lijst met contactpersonen.
Tip 10: Berichten aan jezelf
Teamsite is de centrale spil van Office 365. Niet alleen vind je hier je documenten terug, ze zijn van hier uit ook te beheren. Klik op een document en er verschijnt een lint met verschillende mogelijkheden. Zo kun je onder meer rechtstreeks je collega’s mailen.
Erg praktisch is het berichtenveld, zelfs als je Office 365 niet in teamverband gebruikt. In dat geval gebruik je dit veld gewoon om herinneringen op te schrijven of een eenvoudige ‘to do’-lijst bij te houden. Tik een tekst in het veld onder ‘Berichten’ en klik daarna op ‘Bericht’ om de tekst in de lijst van berichten en reminders te plaatsen.
Tip 11: Blijf bij de tijd
We blijven nog even bij de berichten in Teamsite. Als je met meerdere mensen aan één project binnen Office 365 werkt, dan kunnen zowel jij als je medewerkers berichten plaatsen. Er is alleen één nadeel: nieuwe berichten worden niet automatisch getoond.
Om dat euvel te verhelpen klik je op het naar beneden gerichte driehoekje helemaal rechts van het kopje ‘Berichten’. Vervolgens klik je op ‘Webonderdeel bewerken’. Er opent weer een contextmenu, met fors wat meer opties. Klik op het plusje voor ‘AJAX-opties’ en schakel daaronder de optie ‘Asynchroon automatisch vernieuwen inschakelen’ in. Onder ‘Interval voor automatisch vernieuwen (seconden)’ geef je de gewenste verversingsfrequentie op, met als minimum 30 seconden. Klik dan nog even op "OK" en de berichten die geplaatst worden door personen waarmee je Office 365 deelt, verschijnen voortaan volautomatisch.
Tip 12: Statuscheck
Is Office 365 niet bereikbaar of loopt de site erg traag? Het zou kunnen dat er onderhoudswerkzaamheden bezig zijn. Ben je van plan om op een bepaald tijdstip aan een belangrijk document te werken, controleer dan even of er op dat moment geen onderhoudswerkzaamheden in het verschiet liggen.
Klik onder ‘Beheerder’ op ‘Gepland onderhoud’ in de menukolom links. Als bepaalde onderdelen niet goed werken, dan check je de status bij ‘Servicestatus’. In dit voorbeeld blijken er wat problemen binnen Lync te zijn op het gebied van beeld en geluid, getuige de blauwe i-tekentjes plus het oranje pijltje. Klik erop en je krijgt meer informatie.
Het is bovendien niet onverstandig om van echt belangrijke en onmisbare zaken een lokale kopie achter de hand te houden. Al was het maar om onderweg verder te kunnen werken als er eens geen (snel) internet voorhanden is.
Tip 13: Gebruikers toevoegen
Werk je met meerdere mensen aan een project, maar ben jij wel de beheerder? Dan zijn eenvoudig meerdere gebruikers aan je eigen Office 365-account toe te voegen. Daarvoor klik je onder ‘Beheerder’ op ‘Gebruikers’. In de nieuw geopende pagina klik je op ‘Nieuw’ en vervolgens ‘Gebruiker’. Het enige wat je nu nog moet doen is de wizard doorlopen.
