Office 2013: Een aangename verrassing

Als er een nieuwe Windows aankomt, blijft de laatste Office niet lang achterwege. Microsoft zet met Office 2013 flink in op de cloud en het resultaat mag er zijn.

Microsoft heeft gratis vier verschillende proefversies van Office 2013 beschikbaar gesteld, waaronder drie zakelijke abonnementen die zijn opgebouwd rondom clouddienst Office 365 en SkyDrive.

Ze gebruiken allemaal een nieuwe versie van Microsoft’s Click-to-run software, die programma’s vanuit de cloud op de harde schijf installeren en ze bij de tijd houden.

Ongeacht de versie kun je Office 2013 op vijf machines installeren en Microsoft belooft dat deze regel platformonafhankelijk is, dus inclusief Mac OS X. Er is ook 20 GB extra SkyDrive-opslag voor abonnees (we zagen een vermelding voor SkyDrive Pro, al is die dienst nog niet actief).

Snel beginnen
De lichtvoetige Click-to-run software streamt Office naar je bureaublad, zodat je alvast aan de slag kunt met de basisfuncties terwijl de rest van de suite zichzelf installeert.

Installaties zijn gekoppeld aan je Microsoft-account, wat betekent dat je een exemplaar van Office kunt deactiveren en hem tijdelijk kunt opstarten op een andere computer.

De thuisversie van Office 2013, een hele mondvol, heet Office 365 Home Premium Preview. De andere zakelijke abonnementen zijn Office 365 Small Business Premium Preview, Office 365 ProPlus Preview en Office 365 Enterprise Preview.

De thuisversie krijgt toegang tot alle basisapplicaties (Word, PowerPoint, Excel, Outlook, OneNote, Access en Publisher), terwijl de zakelijke edities ook Office 365-diensten toevoegen. Die krijgen dan toegang tot de zakelijke cloud met Exchange, SharePoint en Lync voor maximaal tien gebruikers.

Met de ProPlus-optie wordt het maximale aantal gebruikers verhoogd naar 25, wat ook de deur opent voor InfoPath en Lync. Tenslotte voegt het Enterprise-plan meer complexe Exchange-ondersteuning toe, met gereedschap voor archivering en compliance.

Het Metro-kantoor
Office 2012 blijft een traditionele Win32-desktopapplicatie, al krijgt het wel gezelschap van geheel vernieuwde Metro-familieleden als OneNote en Lync. Desondanks is het uiterlijk van de nieuwe kantoorsuite flink veranderd, met het hoekige van de Windows 8-interface. Dezelfde stijl zien we ook terug op Windows 7.

Het functielint is en blijft een vitaal element binnen Office, waarbij typografie en iconen gewijzigd zijn. Op sommige schermen zal het functielint automatisch weggeklapt zijn. Bij notebook met een scherm van 1.200 x 900 pixels komt het lint wel standaard in beeld, terwijl het bij een tablet met een resolutie van 1.366 x 768 automatisch verborgen is.

Je zult ontdekken dat de interface is geoptimaliseerd voor 16:9-schermen, met zijbalken waar vroegere versies van Office nog dialoogvensters gebruikten. Die zijbalken kun je nog steeds wel uitklappen.

Belangrijk is natuurlijk ook dat Office voor het eerst helemaal aanraakvriendelijk is geworden. In Outlook 2013 zijn bijvoorbeeld controleknoppen voor berichten toegevoegd aan de zijkant van het scherm, zodat ze makkelijk toegankelijk zijn voor je duimen.

Met de nieuwe Touch-modus probeert Microsoft het voor traditionele desktopgebruikers makkelijker te maken om te werken met een touchscreen. Die missie is niet helemaal geslaagd, maar het resultaat is wel een stuk beter dan eerdere versies van Office met touch-functionaliteit. In de praktijk zul je Office 2013 toch vooral met de muis en het toetsenbord gebruiken.

Word
Het is geen eenvoudige opgave om radicale veranderingen door te voeren in Microsofts bekende tekstverwerker. Aan het maken en bewerken van documenten is niet zo veel veranderd, maar wat betreft het lezen van diezelfde documenten is heel wat nieuws te vinden.

Met Word 2013 wil Microsoft je tekstbewerker in een documentlezer veranderen, met een nieuwe leesmodus die is gemaakt om goed te werken op de nieuwe lichting tablets. In plaats van een scrollbare tekst met pagina’s, zal Word de tekst reflowen, zodat je met een tik op het scherm van pagina naar pagina kunt gaan.

Lekker lezen
Menu’s zul je niet vinden in de leesmodus; die zijn allemaal uitgeschakeld ten behoeve van de leesbaarheid. De leesmodus gebruikt de cloud om verschillende apparaten gesynchroniseerd te houden, zodat je van pc naar tablet kunt schakelen en op dezelfde plaats kunt doorlezen waar je was gebleven.

Functies voor samenwerken aan documenten zijn nog altijd aanwezig, maar Microsoft heeft het wel makkelijker gemaakt om documenten te delen en opmerkingen toe te voegen. Je kunt binnenin de tekst commentaar inplakken en het is mogelijk geworden om zo’n opmerking tot onvoltooide taak te bombarderen, en dus grijs te maken als zo’n taak is afgerond.

Er is nu ook ondersteuning voor het delen van documenten via een online presentatiedienst die al ten tijde van PowerPoint 2010 werd geïntroduceerd. Je stuurt dan simpelweg een link per e-mail en als je door de tekst bladert op je pc, wordt die actie herhaald in de browsers van de ontvangers.

Misschien wel de meest nuttige vernieuwing van Word is de reflowfunctie van PDF-bestanden. Deze is gemaakt om het makkelijker te maken om content te kopiëren uit PDF-bestanden, waarbij Word een gelijksoortig Word-document aanmaakt en je tabellen en andere bijzondere opmaak laat overzetten.

Dit is geen tweerichtingsverkeer: als je eenmaal in Word hebt bewerkt, zul je weer een nieuwe PDF moeten maken met een programma van Adobe of Microsoft zelf.

Tip: Office 2013 introduceert opnieuw nieuwe bestandsformaten, dus gebruik de compatibiliteitsopties om nare verrassingen te voorkomen.

Excel
Excel is de aangewezen assistent voor het sorteren en weergeven van complex cijfermateriaal en in de 2013-versie zien we heel wat nieuwe functies opduiken die daar bij moeten helpen. Veel van die wijzigingen hebben te maken met SQL Server 2012, vooral wanneer het gaat over de nieuwe rapportagetools.

Een van de meest nuttige functies is Flash Fill, een techniek die automatisch het formaat aanpast van automatisch en handmatig toegevoegde data.

Visualisatie van gegevens
De Quick Analysis Lens helpt je om gegevens op nieuwe manieren weer te geven en met de Recommended chart tool kies je de juiste grafiek voor je data. Andere visualisatietechnieken, zoals grafiekanimaties, maken het makkelijker om de effecten binnenin je cijfers weer te geven.

Erg nuttig is de voorvertoningsfunctie voor Pivot-tabellen, een van de meest complexe mogelijkheden binnenin Excel. In de ProPlus-versie is tenslotte ook gereedschap voorhanden dat snel grote datacollecties kan doorspitten en hier snel trendbewegingen uit kan halen. Er is ook ondersteuning voor de nieuwe visuale rapportontwerper PowerView.

PowerPoint
Een van de gemeenschappelijke vernieuwingen voor alle Office-apps is het het nieuwe startscherm, dat veel weg heeft van het startscherm in Windows 8. De Office-versie geeft je snelle toegang tot thema’s en templates, een aanpak die erg goed uit de verf komt in PowerPoint. Zo kun je dan weer snel de juiste visuele stijl kiezen voor een presentatie.

Blauwdruk
In Office 2013 draait alles om stijl en daarom kun je de nieuwe PowerPoint een ‘blauwdrukdia’ maken, zodat alle andere dia’s dezelfde uitstraling krijgen. Je kunt een pipet gebruiken om kleuren uit een afbeelding te vissen en die als basis te gebruiken voor een presentatie.

Als je bovendien Flickr of Facebook hebt toegevoegd aan je Microsoft-account is er een directe link naar je online fotogalerijen bij deze diensten, zodat je nog een extra visuele bron hebt voor diamateriaal. En dat zonder lokale kopieën te hoeven maken van je afbeeldingen.

Natuurlijk is ontwerp maar een deel van het verhaal. PowerPoint krijgt een nieuw presentatieaanzicht, met functies voor snelle navigatie (zonder daarbij de hele presentatie verkleind in beeld te brengen) en het vermogen om in te zoomen op diagrammen of grafieken.

Presentaties worden automatisch geüpload naar de cloud, waardoor ze makkelijker zijn te delen en presenteren, zolang je maar een internetverbinding hebt.

Outlook
Waar we nog het meeste aan moeten wennen, is Outlooks nieuwe blauwe pictogram. Dit geeft ook een beetje aan dat de e-mailbeheerder het meeste is veranderd van alle Office-applicaties.

Niet alleen heeft Outlook een flinke visuele renovatie ondergaan, maar er is ook veel gewijzigd onder de motorkap, met ondersteuning voor nieuwe transportkanalen (waaronder Exchange ActiveSync) en nieuwe tools die Outlook tot meer dan alleen een mailprogramma moeten maken.

Outlook 2013 is een product van voorgaande versies van Outlook, maar leent ook van de Metro-mailapp en de contactapplicatie binnenin Windows Phone.

Sommige wijzigingen zijn simpel, zoals het vermogen om te antwoorden zonder het berichtvenster te verlaten. Andere zijn juist gericht op meer eenvoud, zoals het vermogen om snel een kijkje te nemen naar de kalender of het adresboek of de nieuwe op tekst gebaseerde werkbalk onderaan het scherm.

Sociale spil
De contactbeheerder in Outlook zal nu meerdere identiteiten samenbrengen in een enkel virtueel visitekaartje, zodat het eenvoudiger wordt om te mailen en meer informatie over die persoon te krijgen dankzij de input van sociale diensten.

De nieuwe weerbalk in het kalenderaanzicht lijkt wat frivool, maar maakt het toch een stuk praktischer om activiteiten in te plannen.

Outlook bevat een nieuw soort postvak dat is gekoppeld aan Exchange en SharePoint. Hiermee kunnen verschillende collega’s hun installatie koppelen aan een gedeelde map en kunnen ze hier berichten in ontvangen en documenten opslaan.

Microsoft heeft flink gesleuteld aan de offline cachefunctie van Outlook, zodat het eenvoudiger is om met grote mailbestanden te werken op apparaten met SSD-opslag. In plaats van dat je een compleet mailbestanden moet downloaden, kun je nu kiezen om slechts een paar maanden of een enkel jaar binnen te halen.

Zoekopdrachten krijgen toegang tot zowel de online als offline cache, eigenlijk net als bij de mailapplicatie van Windows Phone. EAS-ondersteuning betekent dat je Outlook kunt gebruiken in combinatie met meer maildiensten, waaronder Gmail.

Wie gewend is geraakt aan de ‘Snelle stappen’ van Outlook 2010 zal in de nieuwe versie van een koude kermis thuis komen. Microsoft heeft de functie diep in het menu begraven, wat vooral op touchapparaten een flink obstakel vormt.

OneNote
Nog altijd het vergeten neefje van Office, maar in zijn nieuwe vorm is de kans groot dat OneNote eindelijk de gebruikers krijgt waar het naar smacht. Naast de bekende gereedschappen voor het maken van notities, krijgt OneNote mogelijkheden om bestanden en documenten in te kapselen binnen je digitale notitieblok.

Samenspel
Je kunt een notitieblok zo gebruiken om werkelijk alle relevante bestanden van een project bijeen te brengen. Als je Excel- of Visio-bestanden hebt toegevoegd, worden die ook nog eens live bijgewerkt.

Notities kunnen ook worden gekoppeld aan vergaderingen via Outlook en Lync, zodat je razendsnel verslagen of presentaties kunt opduikelen.

Een van de zwakke punten van OneNote was traditioneel zijn ondersteuning voor tabellen. Het was weliswaar eenvoudig ze aan te maken, maar een stuk moeilijker om ze snel te doorbladeren. Je kunt nu headers toevoegen en een tabel zelfs converteren naar een ingekapselde Excel-spreadsheet, met de mogelijkheid om visualisatie en statistieken toe te voegen.

Microsoft lanceert ook een speciale Metro-versie van dit programma, die dezelfde notitieboeken kan gebruiken als de desktopvariant. Je kunt zo Metro OneNote op een Windows RT-tablet gebruiken om snel notities te maken, die je dan later weer kunt bewerken en uitbreiden op een desktop-pc.

De rest
All andere leden van de Office-familie krijgen een nieuwe look in 2012. Sommigen, zoals Access en InfoPath, lijken minder relevant nu het gereedschap voor de ontwikkeling van Metro-tools zit ingebakken in Windows 8.

Desondanks krijgt Access nieuwe Metro-templates voor de online ontwikkelingstools. Publisher krijgt betere middelen in handen om gepersonaliseerde nieuwsbrieven en documenten te maken. Je kunt ook hele documenten omzetten in JPEG-formaat om afdrukken eenvoudiger te maken.

Alles in het nieuw
Microsoft doet een aantal grote gokken in 2012. De meest duidelijke is uiteraard de Metro-interface, maar ook op het gebied van licenties verandert er heel wat.

Je zult Office 2013 nog steeds als apart product kunnen kopen, maar het zal ook beschikbaar komen als download, waarbij je een abonnement in huis haalt voor de thuisversie of zakelijke uitvoering.

Bij die abonnementen krijg je ook de voordelen van de SkyDrive-synchronisatie die zit ingebakken bij Windows 8, die ook als aparte download beschikbaar zal komen voor telefoons, tablets en toestellen met desktopbesturingssystemen.

Licenties
De nieuwe licentievoorwaarden voor Office 365 die Microsoft dit jaar introduceerde, zullen deze veranderingen aantrekkelijker maken voor resellers, waardoor Office ook inkomsten kan opleveren voor de belangrijke partners.

Hoe consumenten gaan reageren, is een heel ander verhaal. We zullen vol interesse afwachten hoe Office 2013 door hen zal worden onthaald.

Cloudintegratie staat centraal in het nieuwe Office, met bestanden die automatisch zowel lokaal als in de cloud een plekje krijgen (SkyDrive voor consumenten en SharePoint Online voor zakelijke gebruikers).

Het voelt erg bevrijdend als je je realiseert dat je je bestanden waar dan ook kunt openen. De cloud speelt ook een vitale rol in samenwerking aan documenten, waarbij Microsoft voortborduurt op de collaboratie die zijn intrede deed in Office 2010.

We waren in eerste instantie skeptisch over het nieuwe uiterlijk van Office 2013, vooral op ons testsysteem met Windows 7. Toen we het functielint echter inklapten, kregen we heel wat werkruimte voor onze documenten. Het eenvoudige kleurschema zorgt ook voor minimale afleiding.

Productiviteit blijft
Na een weekje Office 2013 waren we aangenaam verrast. De veranderingen die Microsoft doorvoerde om samenwerking met Windows 8 mogelijk te maken, zijn logisch. Bovendien werken ze goed samen met het meer traditionele gebruik van Office.

Het resultaat is een kantoorsuite die het je makkelijk maakt je op je werk te concentreren. En dat is uiteindelijk iets waar Microsoft Office al jarenlang voor staat.