Dichtbij of ver weg? Hoe IT zorgt voor de behoeften van een hybride werkpopulatie

Veel bedrijven en medewerkers hebben door de pandemie kennisgemaakt met werken van thuis. Het is dan ook onwaarschijnlijk dat we de klok straks zomaar gaan terugdraaien. Uit een rondvraag blijkt dat zes op tien Belgische medewerkers na de crisis even vaak of vaker aan telewerk willen doen. Eén op vijf ziet het zelfs helemaal zitten om elke dag van thuis te werken. Volgens dezelfde studie staan ook werkgevers heel positief tegenover telewerk: negen op tien zijn van plan om deze manier van werken in de toekomst te blijven aanbieden.

Aangezien een deel van de werknemers wel naar kantoor zal terugkeren, evolueren we vermoedelijk in de richting van een hybride werkplek met vier soorten medewerkers:

• De fysieke medewerkers zijn mensen die permanent op één plaats moeten kunnen werken. Dat kan op kantoor zijn, maar evengoed van thuis wanneer ze over de technologie beschikken die de IT-toegang van op de werkvloer repliceert. Wie niet meer wil pendelen, kan zo permanent van thuis werken, terwijl andere collega’s zoals vroeger dagelijks naar kantoor komen.

• De telewerkers gebruiken geïntegreerde mobiele technologie om van zowat overal te werken. Ze hebben dus geen harde verbinding met het bedrijfsnetwerk nodig.

• De basismedewerkers hebben een essentiële rol in een bedrijf met een verspreide werkpopulatie. Aangezien telewerkers minder frequent naar kantoor komen en sommige fysieke medewerkers zelfs helemaal niet meer op de werkvloer te zien zijn, moeten zij voor een goede technologische ervaring zorgen om alle systemen optimaal te laten presteren en continuïteit in een digitale wereld te verzekeren.

• De rest van het personeel zijn de hybride medewerkers, en bedrijven moeten een paar knopen doorhakken om deze manier van werken in goede banen te leiden. Zo zijn er schaalbare bedrijfsmodellen nodig om ervoor te zorgen dat mensen kunnen werken waar en wanneer ze dat willen. Dit vraagt om een geïntegreerde set technologieën die productiviteitssystemen in ERP-systemen samenvoegen en tevens voor tijdsregistratie zorgen. De meerderheid van de hybride medewerkers heeft technologie en ondersteuning nodig die vergelijkbaar is met de behoeften van telewerkers.

Nieuwe normen en hernieuwd respect voor IT

De hybride vorm van werken mag in geen geval ontaarden in een situatie met verschillende technologische ervaringen voor medewerkers. Bedrijven moeten ervoor zorgen dat locatie geen impact kan hebben op de mogelijkheden van mensen om hun werk te doen. Wie fysiek aanwezig is in een vergaderruimte of toevallig vlakbij het IT-team zit, mag bijvoorbeeld niet meer aandacht krijgen dan collega’s die digitaal aan het werken zijn.

Om alle soorten medewerkers van een consistente ondersteuning te voorzien, moet IT altijd actief zijn. Ze moeten een service bieden die samenwerking via cloud-tools garandeert wanneer dat nodig is. Daarnaast moeten ze over het vermogen beschikken om problemen te voorspellen en automatisch te verhelpen. Automatisering zal IT ook toelaten om meer toegevoegde waarde voor de eindgebruiker te creëren. Teams zullen zich op strategische projecten kunnen toeleggen in plaats van enkel zoveel mogelijk IT-tickets te moeten wegwerken.

Door meer tijd vrij te maken voor IT, zullen ook samenwerkingstools effectiever beheerd kunnen worden. Dankzij het combineren van intellectueel eigendom met technologie en digitale tools, ontstaan er tevens mogelijkheden om sneller te co-creëren, waar een medewerker zich ook bevindt.

Identiteitsbeveiliging

Deze veranderingen zorgen er ook voor dat het vandaag moeilijker dan ooit is om te bepalen waar een bedrijfsnetwerk begint en eindigt. En dat is niet zonder risico, omdat de oude Virtual Private Networks (VPN) niet langer volstaan om de data en kritieke assets van bedrijven te beschermen. Organisaties hebben een moderne oplossing nodig om hun netwerkperimeters echt te beveiligen in het tijdperk van telewerk, ingewikkelde ecosystemen en cloud hosting. Medewerkers moeten bovendien van overal ter wereld ongestoord kunnen werken.

Voor een ervaren hacker is het echt niet moeilijk om een VPN te compromitteren. Een aanval kan zich lateraal en snel tussen de servers in het datacenter verplaatsen. Bedrijven met een hybride werkpopulatie moeten daarom streven naar een IT-systeem zonder zwakke plekken. Door in plaats van het IP-adres de identiteit van de gebruiker te controleren, is het mogelijk om toegang tot data en applicaties te beperken tot geautoriseerde personen en zo het securitymanagement over alle netwerken, gebruikers en apparaten te stroomlijnen.

Biometrische identiteitsbeveiliging overstijgt de huidige normen van netwerksecurity. Een identificatiesysteem mag niet afhankelijk zijn van verouderde authenticatieoplossingen. Identiteiten die gebaseerd zijn op wachtwoorden, pincodes of fysieke documenten kunnen vervalst, gestolen of gemanipuleerd worden. Ze zijn de zwakste schakels in de strijd tegen identiteitsfraude. Gerenommeerde securityspecialisten weten dat ook identiteiten gebaseerd op tweefactor-authenticatie niet voldoende bescherming bieden.

Securitysystemen moeten gemakkelijk meerdere punten van identiteitsauthenticatie kunnen gebruiken om automatisch op nieuwe dreigingen te reageren. Stealth(identity) van Unisys combineert een open technologiearchitectuur met de meeste biometrische innovaties. Denk hierbij aan toepassingen zoals gezichtsherkenning.  In het kader van de huidige crisis zou zo’n technologie ook kunnen worden ingezet om de medewerker te waarschuwen als hij/zij bijvoorbeeld koorts heeft om zo te vermijden dat deze ziek naar kantoor komt.

De technologie die mensen veilig en gemakkelijk overal laat werken, maakt komaf met het achterhaalde principe van de fysiek gecontroleerde werkplaats – deze stamt immers in zijn principe nog uit de 19^e eeuw. Door medewerkers uit dit “fabriekskeurslijf” te halen, kunnen belangrijke verbeteringen in productiviteit en betrokkenheid behaald worden. Verder zullen die bedrijven die een voorsprong op de IT-curve genomen hebben door deze nieuwe vorm van flexibiliteit ook toekomstige uitdagingen makkelijker kunnen aanpakken. Dat is een belangrijke, zo niet de belangrijkste, factor om continuïteit van activiteiten en inkomsten te waarborgen.

Auteur: Rudolf de Schipper, Delivery Lead Belgium & International Institutions bij Unisys.

Dit artikel is geschreven door een van onze partners. Onze redactie is niet verantwoordelijk voor de inhoud.