Gemeentelijk e-loket zweert bij post

Drie van de vier gemeentebesturen hebben een e-loket. Maar dat wil niet zeggen dat burgers hun formulieren digitaal krijgen. Meestal worden de documenten na een elektronische aanvraag manueel afgehandeld en per post opgestuurd.

In totaal geeft 72 procent van de Vlaamse steden en gemeenten aan dat ze een e-loket hebben. Oost-Vlaanderen is een positieve uitschieter; daar heeft 83 procent van de gemeenten een elektronisch loket. Dat blijkt uit een studie van de Hogeschool Mechelen in opdracht van Inventive Designers, een leverancier van documentbeheer.

Post is populairst
De meest aangevraagde documenten aan het klassieke loket komen ongeveer overeen met de documenten die het vaakst via het e-loket worden gevraagd: de samenstelling van het gezin, een uittreksel uit het strafregister, een adreswijziging en een bewijs van woonst.

Als de documenten eenmaal digitaal door de burger zijn aangevraagd, moeten ze nog tot bij hem geraken. De weg naar de burger is meestal een stuk minder digitaal. Zo blijkt 77 procent van de gemeenten documenten die via het e-loket zijn aangevraagd per post op te sturen. Zo’n 63 procent laat de burger de stukken ophalen en maar 38 procent van de gemeenten bezorgt de documenten per e-mail.

Handtekening
Er zijn meerdere verklaringen voor de analoge aflevering van documenten. Om de echtheid van een document te garanderen, moeten er vaak stempels of handtekeningen op. Het is niet evident om dat op een elektronische wijze te doen.

Het is wel mogelijk om de echtheid te garanderen, maar dat vereist gespecialiseerde technologie. Het bedrijf dat de studie aanvroeg bij de Hogeschool Mechelen maakt bijvoorbeeld zo’n technologie: Intellistamp.

Documenten waarvoor de gemeente geld aanrekent worden helemaal niet toegezonden. De burger is dan verplicht naar het klassieke loket te gaan.