FOD Werkgelegenheid zet SAS in om indicatoren beter te beheren
[Partner info] De Belgische federale overheid heeft bekendgemaakt dat indicatoren in overheidsbesturen voortaan nauwer opgevolgd zullen worden. In afwachting hiervan besliste de Algemene Directie Toezicht op de Sociale Wetten van FOD Werkgelegenheid om een SAS-gebaseerde scorecard te gebruiken. De oplossing geeft medewerkers en managers een volledig overzicht van persoonlijke en corporate indicatoren. Daarnaast levert de tool ook vooraf gedefinieerde rapporten en rapporten op maat voor intern beheer.
Betere opvolging en rapportering van cases
De Algemene Directie Toezicht op de Sociale Wetten is een directie van de Belgische federale overheid die zich toelegt op de bescherming van de individuele rechten van werknemers. De Directie heeft onder meer als taak om werknemers en werkgevers te informeren over de sociale wetgeving, de arbeidsbetrekkingen te controleren, de sociale verkiezingen in bedrijven op te volgen en onderzoeken in te stellen naar sociale fraude. De Directie heeft 24 kantoren in heel België en stelt zo’n 330 medewerkers tewerk, waaronder 200 inspecteurs die zo’n 36 000 cases per jaar afhandelen.
Vlotte reporting bespaart tijd en middelen
De Directie moet meermaals per jaar statistieken opstellen over de cases die ze behandeld heeft. Zo moet het algemeen management een jaarlijks activiteitenverslag sturen naar de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO) en Belgische overheden. Deze rapporten opstellen, nam echter veel tijd en middelen in beslag. Er kwam veel manuele inzameling en verwerking van gegevens bij kijken en zo steeg ook het risico van menselijke fouten. En de ICT-afdeling moest ook helpen. “De IT-medewerkers hadden als enigen toegang tot casestatistieken. Ze moesten middelen vrijmaken om de rapporten op te stellen”, zegt Michel Aseglio, Directeur-generaal van de Algemene Directie Toezicht op de Sociale Wetten. “Met SAS is alles nu anders en kunnen we kostbare tijd uitsparen en het risico van fouten aanzienlijk beperken.”
Door SAS business intelligence in te zetten, heeft de Algemene Directie Toezicht op de Sociale Wetten nu geen IT-experts meer nodig om caserapporten op te stellen. Elke medewerker kan rapporten opstellen via het portaal van het systeem, hoewel de toegangsrechten verschillen naargelang de functie en behoeften van elke gebruiker. Het systeem stelt automatisch voorgeprogrammeerde rapporten op, verschaft onmiddellijk betrouwbare statistieken om het jaarverslag op te stellen en kan de gegevens exporteren naar Excel-spreadsheets.
Volledig overzicht van casestatistieken
In het kader van hun dagelijkse activiteiten beheren inspecteurs hun cases elektronisch. Vroeger gaven ze vooral gegevens in over de cases zelf, zoals de stand van zaken van hun onderzoek, het aantal overtreders van sociale wetten en bedrijfssectoren. Personeelsgegevens werden niet opgetekend. Christian Pochet, Directeur ICT, legt uit: “Bij de invoering van de SAS-oplossing hebben we meteen ook een andere toepassing toegevoegd, bedoeld om personeelsgegevens te verzamelen, zoals tijdsopvolging per activiteit voor elke inspecteur. Door gegevens over cases en werklast te combineren in verslagen krijgen we een veel duidelijker beeld en kunnen we de verwezenlijking van onze doelstellingen nauwer opvolgen. Nu kunnen we eenvoudig problemen opsporen, zoals lange verwerkingstijd van cases, en onder meer de ontwikkeling van cases opvolgen om effectieve beslissingen te nemen.”
Zelfbeoordeling en personeelsbeheer mogelijk maken
Omdat het SAS-portaal voor iedereen toegankelijk is, kan dat ook gebruikt worden om personeel beter te beheren. Medewerkers kunnen bijvoorbeeld een overzicht opvragen van alle werk dat ze verricht hebben en hun prestaties zelf evalueren. Teamleiders en afdelingsmanagers kunnen de reportingfuncties gebruiken om de KPI’s van hun team of afdeling op te volgen, hun personeel te beheren en hun human resources efficiënter in te zetten. Het algemeen management tot slot kan het portaal gebruiken om de algemene prestaties van de dienst te evalueren.
Persoonlijke gegevens zijn beveiligd door toegangsrechten. Medewerkers hebben alleen toegang tot hun eigen gegevens en anonieme algemene gegevens. Afdelingsmedewerkers zien alleen algemene anonieme resultaten en geen details voor elke inspecteur en het hoofd van elke afdeling krijgt alleen de gedetailleerde resultaten van zijn inspecteurs te zien. Deze beperkingen zijn bedoeld om onjuiste interpretaties en ongezonde concurrentie te vermijden en de besluitvorming op het juiste niveau te houden.
Uitbreiding van functies naar andere systemen
“Tijdens de invoering hebben de consultants van SAS ons geholpen bij de ontwerpfase en feedback gegeven over de fase van ontwikkeling van indicatoren”, zegt Michel Botte, Algemeen Adviseur Centrale Afdeling. “Het was cruciaal om het SAS-systeem te kunnen aanpassen aan onze specifieke bedrijfsomgeving en niet omgekeerd. De consultants van SAS hebben ons geholpen om de toepassing af te stemmen op onze specifieke behoeften.”
Het project heeft ook uitgewezen dat de SAS-oplossingen zeker compatibel zijn met andere softwaresystemen. De Directie heeft het dan ook al over toekomstige ontwikkelingen. Christian Pochet: “Nu we meer ervaring hebben met het platform, zijn we klaar om de functies uit te breiden naar andere interne systemen. We zijn momenteel bezig om gegevens over de opvolging van de sociale verkiezingen te integreren in de toepassing.
SAS nv/sa
Hertenbergstraat 6, B-3080 Tervuren
Website: www.sas.com/belux
E-mail: info@sbx.sas.com
Tel: +32 (0)2 766 07 00 – Fax: +32 (0)2 766 07 77
