De drie belangrijkste drijfveren voor het digitale kantoor

Een bedrijf gaat niet meteen alles digitaliseren. Vaak begint het digitaal kantoor op een bepaalde plek. Deze drie komen het meest in aanmerking. We nemen ze door, met het oog ons gratis seminarie van 4 november over het digitale kantoor.

1) De post

De post of de klassieke postkamer is een belangrijke drijfveer voor document management. Een mooi voorbeeld is Neopost. Het bedrijf, 15 jaar actief in België, specialiseert zich al jarenlang in de behandeling van post en communicatie, zowel op papier als in digitaal formaat. Aanvankelijk  overheerste papier. Zo is Neopost bekend van de klassieke frankeermachines, opslagvulmachines en adresseerprinters, die administratieve taken automatiseren. Al nam het ook digitalisering op in zijn zakenmodel. “We merken dat de papieren post afneemt. Maar anderzijds stellen we wel vast dat de klassieke direct mailing nog altijd invloed heeft. Er wordt ook nogal wat waarde aan gehecht. Er wordt minder in papier verstuurd, maar tegelijk wel meer gepersonaliseerd”, vertelt Denis  Delvaux, Web & Marcom Manager bij Neopost. “De zogenaamde multichannel aanpak zal nog voor jaren van tel zijn. Zowel digitaal als papier gaan winnen”, oordeelt hij.

Voorts beaamt Delvaux dat het postverkeer binnen een organisatie een belangrijke drijfveer is voor digitalisering. Zo biedt zijn bedrijf digitaliseringssystemen, zoals het recente IMW-20 model. Dit systeem, dat uitgerust is met een pc met touchscreen en een scanner, digitaliseert en archiveert alle soorten documenten zoals inkomende post en interne documenten. Deze worden dan digitaal verdeeld naar de juiste medewerkers. Het bedrijf biedt ook een oplossing rond de traceerbaarheid van inkomende pakketten. Al zit de combinatie van papier en digitaal dus vaak in de oplossingen zelf. Zo biedt het bijvoorbeeld een oplossing om op basis van digitale technieken de uitgaande post te verrijken en tegelijk zoveel mogelijk te automatiseren.

2) De factuur

De Belgische wetgever heeft onlangs de regels voor e-facturatie versoepeld, en dat is eigenlijk best goed nieuws voor de digitale variant. “Naar schatting zitten zowat 20 procent van alle facturen in ons land in een digitaal formaat. Er is dus nog verdere ruimte voor digitalisering. In de Scandinavische landen ligt dat percentage bijvoorbeeld veel hoger”, aldus Christoph Zenner, partner bij PwC. Al houdt u best enkele zaken in het achterhoofd:

– De elektronische factuur staat vandaag gelijk met de traditionele factuur op papier. De e-factuur neemt ook alle wettelijke verplichtingen hiervan over. Eventuele bijlagen, bijvoorbeeld een gedetailleerde beschrijving van een uitgevoerd project, maken in principe dus integraal deel uit van de factuur.

– De wet stelt dat u als bedrijf mag kiezen welk technologie u gebruikt voor het bezorgen of ontvangen van uw facturen. U mag uw factuur dus ook gewoon als pdf-bijlage in een e-mail naar u klanten versturen. Als u maar kunt aantonen dat u de afzender bent én als u de werkwijze op voorhand afspreekt met uw klant. Uw klanten moeten namelijk het elektronische formaat aanvaarden. “Al mag deze goedkeuring in principe ook impliciet. Bijvoorbeeld via algemene voorwaarden”, stelt Zenner.

– Een papieren factuur mag zowel in papieren als elektronische vorm worden bewaard. Bij het gebruik van de technologie en de omzetting naar elektronische vorm moet u wel telkens de authenticiteit en integriteit kunnen aantonen, stelt Zenner.

– De elektronische facturen moeten voor zeven jaar worden bewaard, en dit in elektronische vorm. Intussen mag u, in tegenstelling tot vroeger, een papieren afdruk van een elektronische factuur ook als archief bewaren.

Ook hier ziet het er naar uit dat we nog lang een dubbel parcours zullen lopen. Facturen zullen nog voor lange tijd zowel op papier als digitaal binnenkomen in bedrijven. Tenzij de overheid ingrijpt. “In sommige landen in Zuid-Amerika hanteren ze een verplichte standaard voor elektronische facturatie. Daar geldt intussen nagenoeg 100% elektronische facturatie”, illustreert Zenner.

3) Het klantendossier

Een derde drijfveer is het klantendossier. Ook in functie daarvan wordt er steeds meer gedigitaliseerd. “Als bank- en verzekeringsbedrijf moet je snel en efficiënt kunnen beschikken over de juiste klanteninformatie. Dat kan enkel en alleen als een dossier volledig is en je perfect weet waar alle informatie erover zich bevindt”, illustreert Van Wim Kerckhoven van het gelijkaardige zakenkantoor deze derde drijfveer. Het bedrijf digitaliseerde alle klantendossiers en bijhorende informatie.

Alvorens een document in te scannen wordt hierop een zelfklevend etiket met barcode en een nummer aangebracht. Dit nummer bestaat uit het klantnummer en document code. Na het digitaliseren zijn deze dossiers onmiddellijk en door iedereen raadpleegbaar door eenvoudigweg het klantnummer en de desbetreffende documentcode in te geven. “Eenmaal ingescand, wordt het document automatisch op de juiste plaats gearchiveerd en geïndexeerd”, klinkt het.

Op 4 november verzorgt Minoc Data Services een gratis seminarie waarop u alles te weten komt over uw organisatie en het digitale kantoor. Meer info over dit seminarie en over onze populaire seminariereeks vindt u op www.businessmeetsit.be.