3 april 2014 09:55

Zeven tips om de digitale informatie-overload te behappen

Of het nu e-mail, sociale media of sms-berichten zijn, managers worden constant elektronisch afgeleid. Hoe doorstaan ze deze elektronische jungle?

Het is tegenwoordig niet abnormaal dat u zowel voor het werk als persoonlijk meerdere e-mailaccounts en sociale media hebt. Als u die frequent controleert, hindert dat uw productiviteit. Met de volgende tips voorkomt u dat u door de informatie-overload overstelpt wordt:

1. Voorzie vaste momenten

Blokkeer vaste momenten in uw agenda voor e-mail, sociale media en nieuws. De meeste e-mails kunnen wel enkele uren wachten en sommige vragen worden in tussentijd waarschijnlijk al opgelost. Als het om een noodgeval gaat, vindt de verzender u wel op een andere manier.

2. Categoriseer e-mails onmiddellijk

Wanneer u uw e-mails controleert, deel ze dan onmiddellijk in een categorie op, gebaseerd op relevantie en urgentie. Elk bericht moet ofwel verwijderd worden ofwel uw inbox verlaten. Aan de onderwerpregel ziet u vaak al dat een e-mail verwijderd mag worden.

3. Groepeer vragen

Vraag uw teamleden om u één keer per dag een lijst met vragen te bezorgen, zodat u niet de hele dag onderbroken wordt door individuele vragen. Leg hen op om de vragen te ordenen volgens hun prioriteit. Reserveer in uw agenda een vast moment om de vragen te beantwoorden.

4. Controleer niet al uw sociale media

Controleer tijdens uw werk enkel werkgerelateerde sociale media. Beperk de afleiding tot een minimum door net zoals met e-mails dagelijks een vast moment ervoor in te plannen.

5. Gebruik een dashboard

Als u meerdere socialemedia-accounts beheert, gebruik dan een dashboard zoals TweetDeck of HootSuite. Zo krijgt u sneller een overzicht van wat er op uw sociale media leeft.

6. Schakel uw persoonlijke telefoon uit

Schakel uw persoonlijke gsm op het werk uit en controleer slechts op enkele vaste momenten of u een sms of gemiste oproep hebt. In noodgevallen kan uw familie u altijd via uw werktelefoon bereiken en voor minder dringende zaken via e-mail.

7. Gebruik een projectbeheertool

Gebruik een projectbeheertool zoals Basecamp of Teamwork zodat u prioriteiten aan taken kunt toekennen. Zo’n systeem kan u ook herinneren waaraan u op welk moment moet werken.

In samenwerking met CIO.com.