Ontplofte inbox? Zo schoon je binnen no-time jouw mailbox weer op!
Met de OHIO-techniek is die stress voorgoed verleden tijd. Met deze gestructureerde techniek zet je de teller van je inbox binnen no-time weer op 0! Lees in dit artikel hoe dat precies in z’n werk gaat.
De OHIO-techniek is een acronym voor ‘Only Handle It Once’. Dit wil zeggen dat je bij alles dat je in je handen neemt direct een beslissing maakt over wat ermee moet gebeuren. Werk hierbij altijd van je nieuwste mails richting je oudste mails. Dat is het meest tijd-efficiënt. Maak daarbij de keuze uit de volgende vijf mogelijkheden.
1. Weggooien
Gooi de mail weg. Kun je niks met de mail? Verwijder ‘m dan direct uit je inbox. Denk bijvoorbeeld aan ongewenste reclamemails of mails over een vergadering die al heeft plaatsgevonden.
2. Archiveren
Archiveer de mail. Doe dit als een kwestie al wel is afgehandeld, maar de mail informatie bevat die je (wellicht) later nog nodig hebt. Denk bijvoorbeeld aan locatiegegevens, een PDF of een factuur.
3. Meteen doen
Voer meteen uit. Het spreekt voor zich: je voert direct uit wat er in de mail staat of gevraagd wordt. Wat het ook is: indien je de vraag of taak makkelijk binnen 5 minuten kunt oppakken, doe dat dan.
4. Delegeren
Delegeer de mail. Kun je geen antwoord geven op de vraag in de mail? Valt de kwestie die in de mail benoemd wordt niet binnen jouw expertise? Besluit de mail, vraag of taak dan door te schuiven naar een geschikte collega.
5. Plannen
Plan de taak of afspraak in. Soms krijg je kwesties voorgeschoteld die je niet direct kunt afhandelen, maar meer uitzoekwerk of overleg vereisen. Zet deze afspraken direct in je agenda en taken op je takenlijst.
Geïnspireerd geraakt door deze efficiënte manier van werken? Leer hoe je effectief om kunt gaan met tijdgebrek, onrust en interrupties tijdens een time management training. Rust in je hoofd, betekent meer grip op je werk.
Dit artikel is geschreven door onze partner. De redactie van TechPulse Business is niet verantwoordelijk voor de inhoud.
