Beter Google Doc’s delen

Het is soms handig om een linkje te kunnen sturen naar een document, waarin alle gegevens staan. Algemene voorwaarden bij een offerte, bijvoorbeeld, een mediakaart voor uitgevers of andere informatie die je zo nu en dan bewerkt of aanpast. Je zou dan telkens een nieuwe pdf moeten maken om te versturen. Of toch niet? Met een klein handigheidje kun je een link sturen naar jouw document – die door de ontvanger wordt gedownload als pdf!

STAP 1 / GOOGLE DOCS DELEN

In Google Docs kun je heel snel en eenvoudig een document delen met vrienden, bekenden, collega’s of wie je maar kunt vinden. Rechts boven in het document zie je het blauwe vakje Delen. Klik daar op en je hebt twee opties: je kunt enerzijds mailadressen invoeren van mensen die je kent, maar in dit dialoogvenster zie je ook de optie Deelbare link ophalen. Dat is de functie die we nodig hebben.

STAP 2 / RECHTEN INSTELLEN

Je document moet natuurlijk wel goed zijn afgeschermd voor ongewenste bewerkingen. In de balk Iedereen met de link staat de optie mag bekijken standaard geselecteerd. Je kunt hem indien gewenst ook aanpassen naar mag reageren of mag bewerken. In ons geval gaan we voor de optie mag bekijken.

STAP 3 / DE MISSING LINK

Met de knop Link kopiëren wordt de snelkoppeling overgezet naar het klembord. Je kunt hem nu plakken in een mailbericht, een bericht via Facebook Messenger, op een website, WhatsApp of welke andere online dienst dan ook. Maar: de ontvanger komt via deze link komt in Google Docs terecht. En wij willen dat de ontvanger een pdf downloadt! Daarvoor moeten we een aanpassing doen in de snelkoppeling.

STAP 4 / AANGEPASTE KOPPELING

De link is een bonte verzameling van code en een URL naar het betreffende document op Google Docs. De truc zit hem in het laatste stuk van de snelkoppeling. De link eindigt namelijk op /edit?usp=sharing. Dat is Google-taal voor: delen maar! Verander dat deel door /export?format=pdf en het document zal gedownload worden als pdf! Je kunt ook kiezen voor txt, html, doc of odt.