Cursus: Je eigen wiki met Notion
Notion bestaat reeds geruime tijd, maar het is pas sinds heel recent dat de software gratis is voor persoonlijk gebruik. Eerder was er al een gratis versie, maar die was heel beperkt waardoor je al snel tegen de limitaties aanliep. Notion wordt vooral gebruikt door start-ups en creatieve bedrijven, maar met de gratis versie voor persoonlijk gebruik poogt het bedrijf de software aantrekkelijker te maken voor de huis-, tuin- en keukengebruiker. En als je het ons vraagt, kan iedereen Notion gebruiken!
Wat is Notion?
Je notities staan in Evernote, je takenborden staan in Trello, je documenten en spreadsheets staan in Google Docs, en ga zo maar door. Maar, zou het niet veel beter zijn als al die verschillende tools overbodig werden door alles te centraliseren in één thuishaven? Notion is die thuishaven. Je krijgt enorm veel vrijheid en het voelt een beetje alsof je een eenvoudige website aan het bouwen bent (achter de schermen is dat ook precies wat je aan het doen bent). Alleen, standaard gaat die website enkel voor jou zichtbaar zijn. Je kan dus gerust je hele leven plannen in Notion. Denk dan bijvoorbeeld aan het maken van notities, het plannen van een trip, het verzamelen van recepten, projecten en taken inplannen, je volledige boekencollectie verzamelen, etc.
Notion had altijd al een gratis versie, maar die was beperkt tot een aantal ‘blokken’. Kort gezegd: een blok is elk element dat je toevoegt aan een pagina. Een alinea telt bijvoorbeeld als één blok, maar een hoofding of een afbeelding tellen ook gewoon beiden als een afzonderlijk blok. Al snel heb je dus een aantal blokken verzameld, waardoor je genoopt werd om te betalen. Sinds mei 2020 heeft Notion een mooie geste gedaan door hun software volledig gratis te maken voor persoonlijk gebruik. Vanaf nu heb je dus toegang tot een onbeperkt aantal blokken en pagina’s.
Aan de slag met Notion
Notion is beschikbaar als web app, maar ook als app voor Windows, macOS, Android en iOS. Alvorens we daar echter mee aan de slag kunnen, moeten we even een account aanmaken. Ga dus naar notion.so en klik rechtsboven op Sign up. Vul je e-mailadres in en kies voor Continue with email. In je mailbox ontvang je nu een tijdelijke inlogcode, plak deze code in het veld en ga verder. Aanvaard de algemene voorwaarden en je komt op een pagina waar je een foto kan toevoegen, je naam kan invullen en een wachtwoord kan kiezen. Vervolgens kies je voor For myself wanneer je moet kiezen hoe je Notion kan gebruiken. Je kan Notion ook samen met anderen gebruiken, maar dan zal je een betalend lidmaatschap moeten aanschaffen. Bevestig met Take me to Notion en je bent helemaal klaar om te starten!
Pagina’s en blokken
We gaan met blokken spelen, want dat is de hele essentie van Notion. Je werkplaats op Notion is eigenlijk een soort van grote website. Die website bestaat uit verschillende pagina’s die je met elkaar kan linken. Op jouw zelfgemaakte pagina ‘boekenlijst’ kan je bijvoorbeeld linken naar een pagina ‘Dr. No’ waar je meer informatie hebt verzameld van het boek. Alle elementen die op een pagina staan (een alinea, een afbeelding, een hoofding, etc.) noemen we een blok. Als je weet hoe je een pagina kan aanmaken en er blokken aan kan toevoegen, dan heb je de beginselen van Notion reeds onder de knie.
Standaard worden er reeds een aantal demopagina’s voor je aangemaakt. Deze vind je links op het scherm. Gebruik je de web app (of heb je gewoon een klein scherm op je computer), dan zal je de zijbalk zichtbaar moeten maken door op het hamburgermenu linksboven te klikken. Blader gerust eens in de gemaakte pagina’s, zo krijg je meteen een indruk van alles waar Notion tot in staat is. Wanneer je er klaar voor bent, klik je op Add a page om je eigen pagina aan te maken.
Nu kan je kiezen wat voor pagina je wil. Wil je een blanco pagina die je zelf gaat invullen, of wil je gebruikmaken van een sjabloon uit de galerij van Notion. Je kan er ook voor kiezen om een database te starten (een tabel, een Trello-bord, etc.) te maken, maar dat houden we voor later in deze cursus. Vervang ‘Untitled’ door je eigen titel. Druk nu op de Enter-toets. Gefeliciteerd, je eerste pagina is een feit!
Nu is het enkel nog een kwestie van de pagina te vullen. Wellicht heb je al opgemerkt dat je gewoon kan beginnen typen. De echte durvers hebben vast ook al even geprobeerd om een foto in een Notion-pagina te slepen. Het is dus allemaal zo eenvoudig! Op deze manier heb je voor je het weet al een paar eigen blokken toegevoegd. Elk blok heeft ook zijn eigen eigenschappen. Door bijvoorbeeld tekst in een blok te selecteren, kan je de opmaak ervan wijzigen. Of door een foto aan te klikken, kan je het formaat van de afbeelding aanpassen of een onderschrift toevoegen.
Verschillende soorten blokken
Uiteraard gaat het veel verder dan tekst en afbeeldingen. Notion biedt tal van verschillende soorten blokken, zodat je eenvoudig een takenlijst, citaat, tabel, artikel en meer kan toevoegen. Merk op dat veel van die zaken ook automatisch worden omgezet in een blok. Plak je bijvoorbeeld een link naar een YouTube-video in een pagina, dan wordt deze link meteen omgezet naar een video. Plak je een link naar een artikel, dan krijg je meteen de keuze om een ‘bookmark’ aan te maken zodat het artikel aantrekkelijk wordt weergegeven.
Wanneer je op een lege plaats staat in je pagina, krijg je Type ‘/’ for commands te zien. Druk je op de slash-toets, dan zal je inderdaad zien dat er een deelvenster opent waar je de verschillende soorten blokken kan inkijken en kan toevoegen. Ook kan je simpelweg klikken op het plus-icoontje dat links van het blok wordt weergegeven. Probeer gerust eens verschillende blokken uit, ze werken allemaal heel intuïtief zodat je er snel mee vertrouwd bent.
Wil je een blok verwijderen, dan doe je dit door op de 6 puntjes te klikken die links van het blok verschijnen wanneer je er met je muis over zweeft. Kies vervolgens voor Delete. Merk op dat je in ditzelfde menu ook het blok een achtergrondkleur kan geven of het blok kan omzetten in een ander blok. Zo kan je een simpele alinea bijvoorbeeld eenvoudig omzetten naar een hoofding.
Pagina’s organiseren
Hoe leuk pagina’s maken in Notion ook is, het is niet de bedoeling om zomaar in het wilde weg pagina’s aan te maken en te vullen zonder enige structuur. Zo werkt een website namelijk ook niet. Een website is geen oplijsting van pagina’s, maar wel een systeem van pagina’s die steeds doorlinken naar elkaar. Een website heeft een homepage waar je eenvoudig naar andere pagina’s van de website kan navigeren en dat is ook precies hoe we het gaan aanpakken bij Notion. Maak dus een nieuwe pagina aan zoals ‘Mijn fantastische leven’. In deze pagina gaan we enkele categorieën maken (aan de hand van titels) en vervolgens pagina’s aanmaken die onder deze categorieën vallen. Dit doe je door volgend blok toe te voegen: Page (embed a sub-page in this page). Door dit te doen, kom je automatisch in een nieuwe pagina terecht. Geef de pagina een titel. Leuk weetje, wanneer je de titel van je pagina aanklikt, verschijnt er een knop Add icon waarmee je een emoji aan de pagina kan koppelen. Wanneer je nu terug naar de vorige pagina gaat (door linksboven te klikken op het pijltje naar links), zal je zien dat de pagina’s automatisch gelinkt worden. Je hebt nu een mooie hiërarchie gemaakt! Je kan pagina’s steeds verplaatsen via het icoon met de 6 puntjes en bovendien kan je een pagina ook verplaatsen naar een andere pagina. Dit doe je door te klikken op de 6 puntjes en te kiezen voor Move to.
Een database toevoegen
Ondertussen heb je de basis van Notion al uitstekend onder de knie, dus laten we even iets geavanceerder proberen, namelijk het toevoegen van een database. Hiermee zorg je ervoor dat al je spreadsheets en Trello-borden volledig overbodig worden. Allereerst zal je een nieuwe pagina moeten maken. Waar en hoe je dat doet, is helemaal aan jou. In plaats van nu een blanco pagina te maken, kies je onder Database voor een bepaald type database. Een Table leunt het dichtst aan bij een spreadsheet terwijl een Board een alternatief vormt voor Trello. In een List kan je eenvoudig data opslaan of verschillende pagina’s linken, in een Calendar kan je deadlines ordenen en in een Gallery kan je in een handig overzicht allerlei pagina’s onderbrengen. Wij kiezen voor Table. Standaard zijn er reeds een aantal kolommen aanwezig, maar al snel zal je je eigen kolommen moeten maken. Doe dit door op het plus-icoontje te klikken in de laatste kolom en vervolgens te kiezen wat voor type kolom je wil. Heb je eerder al onze cursus Airtable gevolgd, dan zal dit bekend voorkomen. Ben je nieuw tot dit soort databases, dan kies je best simpelweg voor Text. Wanneer je alle kolommen hebt aangemaakt, kan je de tabel vullen met gegevens. Merk op dat er voor elke rij automatisch ook een pagina wordt aangemaakt. Heb je bijvoorbeeld een tabel van je boekencollectie, dan wordt er per pagina een boek aangemaakt. Om die pagina te openen, zweef je met je muis boven de titel van je rij. Vervolgens verschijnt er een knop Open die de pagina zal openen. Enkel over de databases van Notion zou je al een hele cursus kunnen schrijven, maar we vertrouwen erop dat je nu de basis onder de knie hebt en Notion verder op jezelf kan ontdekken!
