Negen manieren om je BPM-project te kelderen
Bij BPM, of Business Process Management, staan de bedrijfsprocessen centraal en hoe u uw organisatie beter kan stroomlijnen. Maar dat is niet altijd eenvoudig.
We staken ons licht op bij professor Peter Rittgen van de Vlerick Business School, die zich bij zijn onderzoek concentreert op de samenwerking die nodig is om procesverbetering te bereiken. Samen met het consultancy-bedrijf Ideas@Work stelde hij een aanpak op punt die "Collaborative Process Improvement and Innovation" heet.
[related_article id=”162120″]
Rittgen somt enkele redenen op waarom sommige BPM-initiatieven mislukken.
1. Opzet te groot
De kans van slagen wordt groter wanneer een groot project wordt opgedeeld in kleinere deelprojecten, en wanneer men begint met het deelproject dat de grootste kans van slagen heeft.
Zo kan het BPM team stap voor stap geloofwaardigheid opbouwen binnen de organisatie. Wanneer de eerste deelprojecten succes hebben, krijgt men gemakkelijker een budget en steun van het management voor de volgende deelprojecten.
2. Externe medewerkers op de hoogste plaats
Het is niet goed wanneer belangrijke aspecten van het werk worden uitgevoerd door externe medewerkers. De slaagkans is groter wanneer het interne medewerkers zijn die de doelstellingen en het budget bepalen en het project opvolgen.
3. Verkeerd bedrijfsproces
Wanneer je begint met een bedrijfsproces waar de mogelijkheden tot verbetering niet erg groot zijn, haal je weinig eer van je werk. Niemand ziet het verschil. Geen complimenten, geen aanmoediging om het BPM-werk verder te zetten.
4. Eenmalig project
Bij BPM gaat het om continue en incrementele verbeteringen. Een verbeterd proces wordt opgevolgd, er worden opnieuw metingen uitgevoerd en opnieuw verbeteringen aangebracht. Het BPM-team is een vast deel van de organisatie, en dus geen one shot team.
5. Niet project-georganiseerd
Een BPM-initiatief moet georganiseerd worden zoals een project, met een afgebakende scope, timing, doelstellingen, eigen personeel en technische middelen. En een evaluatie na elke fase.
6. Onvoldoende betrokken
De betrokken personen (in het jargon : stakeholders) willen geïnformeerd worden, ze willen dat het BPM team naar hun ideeën luistert, dat hun zorgen ernstig genomen worden. Zijn ze onvoldoende betrokken, dan dreigt het project te verzanden.
7. Nadruk op informatica
Een BPM-project is ruimer dan een IT-project. Veel ruimer. Nieuwe software alleen lost de problemen niet op.
Wil je het bedrijfsproces verbeteren, dan wil je dat er bijvoorbeeld minder dossieroverdrachten zijn, dat er minder verloren werk gebeurt, dat er goede werkwijzen afgesproken worden en ook: dat de problemen aangepakt worden bij de bron.
8. Foute deelnemers, foute modellen
Om de bestaande bedrijfsprocessen correct in kaart te brengen, moeten de juiste personen uitgenodigd worden voor de vergaderingen. Je moet informatie verkrijgen op het juiste niveau: net genoeg details om beslissingen te kunnen nemen.
De deelnemers moeten met elkaar de discussie aangaan, naar elkaar luisteren en van elkaar leren. Ze moeten tot een consensus komen, en zich verantwoordelijk voelen.
9. Geen methodologie
Het is beter een methodologie te volgen. Dan kan je alle initiatieven, vergaderingen, documenten en workshops beter in perspectief plaatsen, zien hoe de ene stap op de andere volgt om uiteindelijk het doel te bereiken.
Op 20 juni organiseert onze uitgeverij een seminarie over Business Intelligence in onze populaire Business Meets IT-reeks. Meer info op: http://www.businessmeetsit.be/
