Belgisch bedrijf lanceert digitaal aangetekend schrijven

The Acto Group, een specialist op het vlak van documentdistributiebeheer uit België, lanceert vandaag digitaal aangetekend schrijven. Op deze manier speelt het bedrijf in op de goedgekeurde Digital Act van de Belgische regering, die er sinds vorig jaar voor zorgt dat elektronische documenten dezelfde juridische waarde hebben als hun papieren tegenhangers.

Werking

Digitaal aangetekend schrijven vertrekt vanuit het principe dat de verzender de bestemmeling kent. Het e-mailadres, gsm-nummer en postadres van de ontvanger zijn bijgevolg gekend, waardoor The Acto Group het bericht naar de juiste persoon kan sturen.

De verzender verstuurt de aangetekende zending via een beveiligde SFTP-verbinding naar The Acto Group. Dat internetprotocol maakt een beveiligde bestandsoverdracht tussen verschillende computers mogelijk. The Acto Group stuurt vervolgens de digitale aangetekende zending door naar de juiste persoon.

Vervolgens kunnen twee zaken gebeuren. De ontvanger aanvaardt de zending, waarna de verzender het digitaal getekende document krijgt met een volledig digitaal getekende logging. Het kan echter ook dat de bestemmeling niet reageert op het bericht of de zending niet aanvaardt. In dat geval kan The Acto Group onder andere beslissen om het document alsnog af te drukken en via de post op te sturen. Hierbij houdt het bedrijf de verzender te allen tijde op de hoogte.

Voordelen

Volgens The Acto Group heeft deze werkwijze verschillende voordelen. “Gezien deze nieuwe dienst volledig in-house werd ontwikkeld, beschikken we over een zeer grote flexibiliteit naar onze klanten toe. Zo voorzien we een mogelijke workflow waarbij het aangetekend schrijven ook geprint en opgestuurd kan worden,” legt Krista Rampelberg, de bedrijfsleider van Pyramid Document Solutions uit.

“Daarnaast gaan we prat op de beveiligde omgeving waarin het aangetekend schrijven wordt behandeld. We werken onder andere met een tweetrapsidentificatie van de bestemmeling, via e-mailadres en gsm-nummer, en er is de digitale handtekening die de authenticiteit, integriteit en leesbaarheid moet garanderen.”

Behalve de genoemde voordelen zorgt digitaal aangetekend schrijven eveneens voor een snellere aflevering dan bij een klassieke aangetekende brief. Bovendien is de technologie budgetvriendelijker dan papieren varianten en kan een bedrijf zich kenbaar maken met behulp van een logo en adresgegevens eens de verzending is aanvaard.