Basware introduceert slimme manier om gegevens PDF-facturen automatisch te registreren

Basware introduceert de Smart-PDF; een slimme manier om PDF-facturen automatisch te registreren. Gedaan met dat sakkeren over waarom je iets niet kan kopiëren uit die ene PDF-file. Basware’s Smart PDF-service haalt gegevens zonder moeite uit machine readable PDF-bestanden, waardoor je facturen vanaf nu in no time geautomatiseerd zullen worden.

Eigen onderzoek van Basware toont aan dat 70% van de PDF-facturen machine readable is. Dat wil zeggen dat die facturen ook automatisch kunnen verwerkt worden. In de verwerkingsfase worden de factuurgegevens rechtstreeks uit het PDF-bestand gehaald, en wordt er daarbij geen gebruik gemaakt van optische tekenherkenning, oftewel OCR-technologie. Dat is nochtans de toonaangevende technologie binnen factuurverwerking. OCR werkt op basis van patroonherkenning. De tekst die moet worden gelezen, wordt eerst gescand en herkend als afbeelding – bijvoorbeeld als een JPEG-bestand of PDF-document. Vervolgens destilleert OCR-software letters, cijfers en leestekens uit het plaatje op pixelniveau. Daaruit komen dan uiteindelijk woorden en tekst tevoorschijn.

Basware biedt echter een belangrijk competitief voordeel tegenover OCR; namelijk een snellere gegevensverwerking. Time is nu eenmaal money. Bij de Smart PDF-technologie van Basware blijft er minder ruimte voor karakterinterpretatie, wat soms kan leiden tot factuuruitzonderingen en menselijke fouten. Met machine readable PDF’s wordt de ERP-systeeminformatie rechtstreeks doorgegeven aan de purchase-to-pay oplossing van de koper. Er zal toch nog gebruik gemaakt worden van OCR-technologie, maar enkel in gevallen waarin de PDF zelf niet machinaal leesbaar is. Dan worden de facturen automatisch naar het OCR-proces geleid om te garanderen dat de factuur juist afgeleverd wordt.