Benieuwd hoe Pro League de interne communicatie met hun voetbalclubs stroomlijnt met Google Workspace?
Kan je uitleggen wie Pro League is in het Belgische voetbal?
Sinds 1895 is Pro League toonaangevend in het Belgische voetballandschap. Wij zijn verantwoordelijk voor de coördinatie van kampioenschappen, zowel binnen de competitie als de beker. Ons uiteindelijke doel is om de fans dichter bij de clubs te brengen en de clubs dichter bij de fans. Op zich zijn we een klein bedrijf (13 medewerkers), maar we vertegenwoordigen een veel bredere organisatie. Aangezien we de 18 clubs in de Jupiler Pro League en de 12 clubs in de Challenger Pro League groeperen.
Welke obstakels en barrières ervaarden medewerkers bij het gebruik van digitale hulpmiddelen binnen Pro League?
De belangrijkste uitdaging voor ons was het ontbreken van een gestructureerd systeem voor samenwerking en communicatie, zowel intern als met de aangesloten clubs. Met de bestaande tools (MS Office) was samenwerking moeilijk. Ontoereikende versiegeschieden verhinderde voor gemailde bestanden een efficiënte manier van werken en informatie in silo’s maakte een vlotte samenwerking moeilijk. Ons kennisbeheer was onvoldoende, met een gebrekkige overdracht en centralisatie. Communicatie in zijn geheel verliep voornamelijk via e-mail, vooral met externe medewerkers. Dit genereerde buitensporig veel mailverkeer dat de relevantie en productiviteit aantastte. Het leverde ook een veiligheidsrisico op, aangezien de veiligheid van via e-mail gedeelde links niet volledig gewaarborgd was.
Welke technologieën implementeerde Pro League om de problemen/uitdagingen aan te pakken?
Twee verschillende sets van tools werden parallel geïmplementeerd om elk aspect van onze noden te dekken, namelijk Google Workspace en Lumapps.
Google Workspace is een productiviteitssuite die een vlottere samenwerking tussen silo’s mogelijk maakt, de efficiëntie verhoogt en het kennisbeheer verbetert. LumApps is een sociaal en collaboratief intranet dat gebruik maakt van de functies van Google Workspace, tools en informatie centraliseert en een gepersonaliseerde ervaring mogelijk maakt, of de gebruikers nu intern of extern zijn. De cultuur en identiteit van ons bedrijf wordt niet beïnvloed door de verandering, maar alleen verder ondersteunt en gefaciliteerd door de nieuwe tools.
Devoteam G Cloud startte het project met een analysefase om onze behoeften te bepalen. Gedurende het project zorgden frequente contactmomenten ervoor dat elke opkomende vraag of voorheen niet onderzochte behoefte snel werd aangepakt. De vooraf bepaalde omvang van het project werd bijgevolg aangepast.
Wat waren de verwachte resultaten van het project voor Pro League?
Met de implementatie van de tools wilden we de samenwerking en communicatie vergemakkelijken. Daarom lag onze focus op twee zaken:
Ten eerste hadden we een sociaal intranet nodig, dat goed integreert met onze Digital Workplace, en een extranetoplossing om in contact te komen en te communiceren met onze stakeholders. Dit betekende:
- Het doorbreken van de silo’s tussen afdelingen en tussen ons en de Clubs.
- De informatiestructuur heroverwegen.
- Een manier hebben om kennis efficiënt te beheren, dankzij de ingebouwde samenwerkingsmogelijkheden en versiegeschiedenis.
- Een manier hebben om taken en kalenders van verschillende teams te beheren.
- Informatie gemakkelijk terugvinden dankzij efficiënte zoekopties.
- Alle informatie en tools op één plaats centraliseren, toegankelijk voor zowel interne als externe medewerkers.
- De toegang tot informatie personaliseren om “ruis” te vermijden en de gebruiker alleen datgene te tonen wat voor hem interessant is.
Ten tweede wilden we de Proleague en de clubs dichter bij elkaar brengen:
- Directe formele en informele communicatie mogelijk maken.
- Ieders contactgegevens gemakkelijk beschikbaar maken.
- Gedelegeerde contentcreatie aanmoedigen.
- Iedereen verenigen rond een gedeelde visie.
- Gecentraliseerde toegang tot en democratisering van rapportages en statistieken die relevant zijn voor de belanghebbenden van ProLeague.
- Het merk en de identiteit van ProLeague intern en naar de belanghebbenden toe versterken.
Natuurlijk wilden we ook dat al onze medewerkers bij deze verandering werden begeleid en goed werden opgeleid in het gebruik van de tools die zouden worden geïmplementeerd om onze doelstellingen te bereiken.
Wat zijn de resultaten van het project voor Pro League?
Het eerste en onmiddellijke resultaat zijn de self-service mogelijkheden voor administratieve taken in de Google Workspace omgeving: er is geen afhankelijkheid meer voor het aanmaken van nieuwe gebruikers, het configureren van Shared Drives, enz. Direct reageren op ‘admin’ verzoeken en activiteiten is een enorme vooruitgang en aan wachttijden kwam een einde.
De creatie van Shared Drives heeft de transparantie en vindbaarheid van materiaal drastisch vergroot: medewerkers zijn minder tijd kwijt met zoeken of vragen naar informatie omdat deze algemeen beschikbaar is in Shared Drives die de organisatiestructuur weergeven.
Toegang vanaf mobiele apparaten is voor sommige gebruikers ook een groot voordeel: informatie onderweg is ruim beschikbaar en dit bevordert een betere en snellere communicatie en samenwerking.
Chatruimtes verbeteren de communicatie- en samenwerkingsstroom voor projecten en teams.
Tijdens trainingen en Q&A sessies zagen medewerkers nieuwe mogelijkheden om bedrijfsactiviteiten te verbeteren en processen te transformeren: discussies over tekstdocumenten of spreadsheets worden opgenomen in de bestanden zelf, wat zorgt voor een sneller feedback proces en geïntegreerde weergave van versies.
Wat het LumApps-platform betreft, was onmiddellijk een afname van het aantal verzonden e-mails merkbaar. Ondanks de zomervakantie is drie maanden na Go Live meer dan 50% van de aangemelde medewerkers elke maand actief op het platform, met een gemiddelde van 6 minuten. Bovendien gebruikt 10% van de medewerkers de mobiele versie van de applicatie, wat betekent dat de medewerkers op het terrein ook verbonden zijn.
Waarom is deze oplossing succesvol voor Pro League?
Google Workspace: In onze vorige oplossing waren we een deel van de structuur kwijt en diverse zaken waren niet op elkaar afgestemd. We kozen voor Google Workspace als doorstart om de orde terug te brengen in de opslag van onze documentatie. Dankzij de integraties van de verschillende tools kunnen we dit ook gestructureerd houden. Het gebruik van Spaces en Chat zorgt er ook voor dat teams dynamischer kunnen samenwerken aan projecten en dat de structuur behouden blijft.
LumApps: We waren al een tijdje op zoek om de communicatie tussen clubs en de Pro League efficiënter te organiseren en een centrale plek te vinden waar alle informatie en documentatie beschikbaar was. De keuze voor LumApps zorgde ervoor dat aan onze behoeften werd voldaan.
Welke resultaten waren het meest opmerkelijk?
Google Workspace: We waren al een tijdje op zoek naar een oplossing waarbij we gemakkelijk documenten konden delen met externe partijen. Het aantal aparte schijven dat was ingesteld om documenten te delen was daardoor erg hoog en zorgde voor een efficiëntere samenwerking met onze externe partners.
LumApps: Zodra onze medewerkers de weg naar het platform hebben gevonden, zien we dat ze heel vaak terugkeren naar het platform, en dat ze ook langer op het platform blijven. Sinds dag één zien we het aantal views per sessie toenemen.
Welk advies zou je geven aan een vergelijkbaar bedrijf als Pro League dat met hetzelfde probleem kampt of dezelfde oplossing zoekt?
Hetzelfde advies geldt voor zowel LumApps als Google Workspace. U moet precies weten wat uw behoeften en eisen zijn. Een overzicht van must-haves, should haves, could haves en won’t haves is zeker geen overbodige luxe. Een oefening waarbij Devoteam G Cloud je met al zijn expertise in begeleidt.
Wat was de toegevoegde waarde van Devoteam G Cloud?
Devoteam G Cloud heeft ons niet alleen begeleid bij de overstap naar Google Workspace en LumApps, maar heeft er ook voor gezorgd dat er intern voldoende kennis is opgebouwd om de uitdagingen van morgen aan te kunnen.
Hoe werd het project bij Pro League door Devoteam G Cloud aangepakt?
Voor dit project creëerde Devoteam G Cloud een projectteam met twee groepen experts die onafhankelijk van elkaar werkten, maar volledig op de hoogte waren van de voortgang van het andere team om redundantie te voorkomen en de kwaliteit te verbeteren: een voor de MS Office – Google Workspace migratie en een voor de LumApps implementatie.
Zij richtten zich op vier implementatiestromen:
Change Management
- Analyse van verandering en impact op de organisatie, processen en gebruikers.
- Communicatie om gebruikers te informeren over het project en de veranderingen waarmee ze te maken krijgen. Wij hielpen hen te begrijpen waarom deze verandering nodig is en wat de voordelen voor hen zijn.
- Training en ondersteuning om de gebruikers tijdens het veranderingsproject tegemoet te komen.
- Bepalen van de juiste sponsors en belanghebbenden.
Projectbeheer – opstellen en opvolgen van het projectplan, de reikwijdte, het budget, de middelen en de planning
Vereistenanalyse
Technologie – de technische activiteiten die moeten worden uitgevoerd om de nieuwe omgeving op te zetten en alle gegevens van de “oude” omgeving over te zetten naar de nieuwe; configuratie van het LumApps-platform.
Ondersteuning – ervoor zorgen dat gebruikers met de nieuwe tools kunnen werken en hen helpen de innovatieve mogelijkheden te begrijpen die beschikbaar zijn met behulp van de nieuwe tools
Het is duidelijk dat Google Workspace een krachtig hulpmiddel is om de interne communicatie van organisaties te verbeteren en te stroomlijnen. Pro League ervaart de voordelen van de migratie naar Google Workspace elke dag. Door deze overstap heeft Pro League de samenwerking tussen medewerkers kunnen verbeteren en zijn er betere resultaten geboekt.
Als jouw organisatie ook overweegt om over te stappen naar Google Workspace, dan is het van groot belang om dit proces goed te communiceren met je medewerkers. Om jou hierbij te helpen hebben we een handige gids opgesteld met 6 stappen om jouw Google Workspace-migratie effectief te communiceren.
Dit artikel is geschreven door één van onze partners. Onze redactie is niet verantwoordelijk voor de inhoud.
