De risico's beheren van sourcing
IT-sourcing is een relatief complexe materie vanwege de bijna niet te overziene mogelijkheden en uitdagingen en de even talrijke kansen op faling of succes. Die verregaande complexiteit noopt ons om sourcing vanuit verschillende perspectieven te benaderen. Ervaringsspecialisten bieden beproefde managementtheorieën aan die het behalen van de sourcingdoelstellingen ondersteunen. Recentelijk vertrouwde een sourcingverantwoordelijke mij echter toe dat hij door de bomen het bos niet meer zag. Speciaal voor deze en andere kritische mensen wil ik een pleidooi houden voor risicobeheer bij sourcing.
Bepalende factor voor succes
Het is belangrijk zicht te hebben op de outsourcingsrisico’s, zowel bij de strategische besluitvorming als tijdens de operationele uitvoering. Het beheren van die risico’s helpt bij het realiseren van de voordelen ervan. De mate waarin een onderneming daartoe in staat is, bepaalt het succes van outsourcing.
Risico’s vinden we terug in elke fase van een uitbestedingsproject:
- Risico’s bij de initiële besluitvorming hebben betrekking op een onvolledig beeld van de kosten en voordelen waarop de businesscase is gebaseerd.
- Bij de projectplanning en het projectmanagement loop je het gevaar de complexiteit van een outsourcingsproject te onderschatten.
- Kies je een leverancier dan is er de kans dat je onvoldoende kijkt naar zijn financiële gezondheid: heeft de leverancier voldoende geld voor onderzoek en ontwikkeling? Wie zijn de andere klanten? Wat garandeert de continuïteit van de leverancier indien een grote klant wegvalt?
- Bij contractonderhandelingen loop je het risico de leverancier met het mooiste verkoopverhaal te kiezen. Het niet (kunnen) nakomen van de gemaakte afspraken wordt in deze fase weliswaar contractueel geregeld, maar toch doet een onderneming er verstandig aan om een worst-case-scenario te simuleren. Hiermee beoordeel je of de impact op de organisatie niet vele malen groter is dan de boete die de leverancier moet betalen.
- Tijdens de transitiefase kunnen er problemen naar boven komen die niet voorzien en contractueel niet geregeld zijn. Dit kan leiden tot spanningen en vertragingen tussen de verschillende partijen. In het ergste geval beïnvloedt het project hierdoor de normale bedrijfsvoering, met nadelige gevolgen voor de dagelijkse gang van zaken.
- In de operationele uitvoering dien je de prestaties van de leveranciers te beheren. Hierbij kan het gebeuren dat performantie-indicatoren niet goed kunnen worden gemeten, of dat SLA’s voor meerdere interpretaties vatbaar zijn.
Risicobeheer is allesomvattend: anticiperend, kritisch en opportunistisch tegelijkertijd. Outsourcing kan dus zowel vanuit risico- als vanuit efficiëntie-oogpunt een effectieve strategie zijn. Zo effectief zelfs, dat de onderneming hieruit extra waarde creëert.
