Of je nu een iPad krijgt van je bedrijf, of je eigen exemplaar productiever wil inzetten: zo haal je het meeste uit je Apple-tablet.

Het hangt er natuurlijk erg vanaf wat jouw job precies inhoudt, maar voor veel mensen is Apples tablet een functioneel werktoestel. Met een paar simpele tips wordt de iPad misschien jouw favoriete kantoormaatje.

De meeste van deze tips gelden voor het gebruik van eender welke tablet op kantoor, terwijl andere specifiek voor de iPad zijn. Natuurlijk werken de recentere iPad-modellen, de Air en Air 2, het best, maar ook oudere exemplaren kunnen nog mee.

 

Leer de BYOD-policy van je bedrijf uit het hoofd

Als je je eigen iPad meebrengt naar je werk, moet je je realiseren dat dat toestel ook een beetje van je bedrijf is. Je kan niet zomaar vasthangen aan de filosofie “het is mijn toestel en ik doe ermee wat ik wil”. Gedeeltelijk klopt dat natuurlijk, maar alle documenten die je voor het bedrijf maakt, zijn ook van het bedrijf, en er zijn zonder twijfel bepaalde richtlijnen omtrent het gebruik van bedrijfseigendommen.

Als je geluk hebt, heeft je werkgever de moeite gedaan om een BYOD-beleid uit te schrijven – in veel grote bedrijven is dit vandaag het geval. Deze regels bepalen hoe een bedrijf omgaat met alle situaties die kunnen voortkomen uit het feit dat werknemers hun eigen toestellen gebruiken om mee te werken.

Lees deze richtlijnen aandachtig door voor je je iPad meeneemt naar het werk. Zorg ervoor dat je echt begrijpt wat je wel en niet mag en kan doen. Volg deze richtlijnen vervolgens naar de letter, zeker als er beschreven wordt welke apps toegestaan zijn voor gebruik op de werkvloer. Je kan andere apps hebben, maar zorg ervoor dat je bedrijfsdocumenten nooit voet zetten buiten de toegelaten lijst.

Als er bepaalde activiteiten zijn verboden in de richtlijnen, zorg er dan ook voor dat je je daaraan houdt. Sommige van deze zaken klinken voor jou misschien triviaal of archaïsch, maar in de meeste gevallen heeft je IT-departement of baas deze niet uitgevonden om je te ergeren. De gevolgen kunnen wel eens veel verder gaan dan je op het eerste zicht zou denken, en je wil geen conflicten met je overste uitlokken omdat je per se je eigen zin wou doen.

Met andere woorden: als jij de volledige controle en het volledige beslissingsrecht over je toestel wil behouden, dan laat je je iPad het best thuis.

Omarm 4G

Veel bedrijven met een BYOD-programma betalen ook je mobiele data-abonnement terug. Als dat bij jou het geval is en je een nieuwe iPad of andere tablet aanschaft, zorg er dan zeker voor dat je een LTE-ondersteund exemplaar koopt. Dit heeft verschillende voordelen, zowel voor je werk als voor je privégebruik.

Allereerst is een mobiele verbinding veiliger dan een publieke wifihotspot. Daarom een richtlijn: als je bedrijf je 4G-simkaart terugbetaalt, gebruik dan nooit een publieke hotspot. De kans is groot dat je mobiele verbinding toch sneller is.

Aan de andere kant kan het ook nuttig zijn, als je bedrijf daarmee akkoord gaat, om LTE te gebruiken als een manier om je privé- en professionele activiteiten gescheiden te houden. Als je al je werk op de bedrijfswifi verricht, kan je even overschakelen op het mobiele netwerk als je iets persoonlijks tussendoor doet. Zo komen die dingen niet in aanraking met het bedrijfsnetwerk en blijft alles privé.

Leer je apps kennen

Het gebruik van een iPad voelt vaak veel minder technisch aan dan het gebruik van de bedrijfslaptop. Het idee dat iedereen iPad-apps kan gebruiken zonder training is daarom ook overal aanwezig. Het is waar dat veel tablet-apps eenvoudig in gebruik zijn, maar de zwaardere professionele toepassingen zijn dat niet noodzakelijk.

Als je je apps optimaal wil gebruiken, moet je er genoeg tijd in spenderen om alle features en opties te leren kennen – net zoals bij andere software. Als je bedrijf voor specifieke toepassingen opleidingen aanbiedt, volg ze dan. Het is niet omdat de iPad een gebruiksvriendelijke tablet is dat je alle applicaties meteen onder de knie zal hebben.

Houd werk en privé gescheiden

Een iPad die je bedrijf jou geeft, mag meestal niet voor privé-doeleinden ingezet worden, maar je eigen tablet gebruik je vast en zeker voor zowel werk als voor jezelf. Om conflicten te vermijden, houd je de twee best overduidelijk gescheiden.

Een manier om dit aan te pakken is door persoonlijke applicaties en opslag weg te houden van de toepassingen die je voor je werk gebruikt. De meeste bedrijven ondersteunen vandaag het gebruik van cloudopslagdiensten als OneDrive, Dropbox en Google Drive. Als dat ook bij jouw firma het geval is, gebruik dan de cloud om je werkdocumenten op te slaan. Stel alle apps die je op kantoor gebruikt zo in dat ze alles automatisch bewaren in de cloud die de voorkeur van je bedrijf wegdraagt.

Je eigen documenten kan je lokaal bewaren op je toestel, zodat ze gescheiden blijven van wat je op kantoor doet.

Om het jezelf extra makkelijk te maken kan je ervoor zorgen dat alle werk-apps op je iPad op een eigen homescreen staan. Klinkt evident en mogelijk overbodig, maar het kan een vergissing voorkomen.

Koop een goede case

Als je een tablet gebruikt voor je werk is de kans groot dat je dat doet omdat je regelmatig onderweg bent. Zorg er daarom voor dat je een goede, beschermende case aanschaft voor je toestel. Zeker voor de iPad is er geen gebrek aan praktische exemplaren.

Een case met een voetsteun waarmee je je iPad kan rechtzetten is een aanrader, en ook een geïntegreerd fysiek toetsenbord kan soms uiterst praktisch zijn. Veel apps hebben goede toetsenborden op het scherm en veel gebruikers kunnen al snel erg vlot werken met de digitale toetsen, maar in de meeste gevallen blijft een fysiek toetsenbord sneller. Ook de aanwezigheid van pijltjestoetsen is altijd handig.

Conclusie

Een iPad gebruiken voor het werk is niet voor iedereen even geschikt, maar sommige mensen zullen al snel niet meer zonder kunnen. Een tablet hebben die je voor zowel werk- als privé-aangelegenheden gebruikt vraagt wat planning om de twee gescheiden te houden, maar kan wel uiterst nuttig zijn.

Het belangrijkste blijft: volg de regels die je bedrijf gesteld heeft voor het gebruik van iPads of andere tablets. Ze zijn er om de ervaring voor jou en je werkgever zo vlot en aangenaam mogelijk te maken. Blijf weg van die activiteiten die niet zijn toegestaan, en gebruik het volledige potentieel van wat wel kan.

Als je de iPad een tijdje gebruikt, kom je misschien bepaalde situaties of procedures tegen die het gebruik van de tablet voor iedereen zouden verbeteren. Laat het weten aan de verantwoordelijke – of dat nu je eigen overste of het IT-departement is – en misschien wordt het programma wel aangepast.