Vijf veelgestelde vragen over softwarelicenties

 
Veel ondernemers zijn niet volledig op de hoogte van welke software er in hun bedrijf wordt gebruikt en of zij wel over de juiste licenties beschikken. Riskant, want het gebruik van software zonder geldige licenties is strafbaar en kan tot hoge boetes leiden. Het loont dus de moeite om u als ondernemer goed te verdiepen in de door uw organisatie gebruikte software en licenties.
 
Hieronder vindt u vijf vragen die de BSA regelmatig tegenkomt.

1. Heb ik een licentie nodig voor gratis programma’s zoals WinZip?

Ook voor gratis programma’s bestaan er licenties. Het is echter op vrijwillige basis om deze al of niet te registreren.  Het is bij controles belangrijk dat u van commerciële en betaalde software de juiste licenties in huis hebt.

2. Mogen licenties van een holding ook worden gebruikt door dochterbedrijven?

Ja, alhoewel dat niet betekent dat alle medewerkers op één licentie mogen werken. Het maakt namelijk niet uit wie de licentie afneemt. Moederorganisaties kopen vaak licenties in voor dochterondernemingen, omdat ze dat een bulkkorting oplevert. Maar licenties worden meestal uitgegeven per gebruiker of aantallen gebruikers, of per device of aantallen devices. Maar ook als ze in bulk worden afgenomen, heeft iedere gebruiker of elk device in dat geval gewoon een licentie nodig.

3. Stel: mijn medewerker werkt thuis op zijn privécomputer met daarop een illegale versie van Windows. Hij logt daarmee via een VPN of remote desktop op het bedrijfsnetwerk in. Ben ik verantwoordelijk voor zijn illegale besturingssysteem?

Ja. In eerste instantie bent u natuurlijk verantwoordelijk voor alle software die binnen de VPN en remote desktop draait. Maar u bent als onderneming ook verantwoordelijk voor de software die een werknemer gebruikt om dat contact te maken. In dit geval een illegale versie van Windows.

4. Ben ik verantwoordelijk voor de apps die een medewerker zelf installeert op zijn door het bedrijf verstrekte smartphone?

Ja. Als u uw medewerkers smartphones verstrekt voor zakelijke doeleinden, bent u verantwoordelijk voor alle software op dat apparaat. Dus ook voor de apps die medewerkers zelf op hun telefoons installeren. In wezen verschilt dit dus niet van het verstrekken van een zakelijke computer.

5. Moet ik licenties hebben voor computers die in opslag staan?

Als er op die computers software staat geïnstalleerd, wel. Zelfs als het gaat om devices in opslag, die bijvoorbeeld pas worden ingezet als er een computer uitvalt of extra nodig is, heeft u licenties nodig voor de op dat device geïnstalleerde software. Hier gaat het dus alleen om software die op de computer zelf staat geïnstalleerd. Voor het gebruik van applicaties op een netwerk heeft u pas een licentie nodig als u het device ook daadwerkelijk aansluit op dat netwerk.