PDF/A: onbekend, onbemind maar ideaal voor digitale archivering op lange termijn
Organisaties van iedere grootte en uit alle sectoren zijn momenteel op zoek naar nieuwe en betere strategieën om hun belangrijke documenten te archiveren. De redenen daarvoor zijn verschillend: de een wil een workflow van hoofdzakelijk papieren documenten digitaal maken, de ander wil papier- en printkosten verlagen of gewoonweg alle oude archiefkasten opschonen. PDF-software, en met name het PDF/A format, is de perfecte aanvulling in de strategie van de organisatie als het gaat om het bewaren van gegevens, maar jammer genoeg kennen de meeste gebruikers het PDF/A-format nauwelijks.
Terwijl bijna iedereen de voordelen van een PDF kan opnoemen, is het veel minder bekend dat deze softwarebedrijven ook kan helpen om hun waardevolle documenten en gegevens te archiveren, een essentiële stap om hun financiële en wettelijke risico’s te verminderen. Het PDF/A-format als variant op het klassieke PDF-bestand is in die zin bijzonder, omdat het zich bij uitstek leent voor het archiveren van diverse documenten en andere informatie. Toch kennen veel gebruikers en bedrijven PDF/A niet, terwijl zij wel op zoek zijn naar een betere manier om hun bestanden en archiefstukken op lange termijn te bewaren.
Wat is PDF/A?
PDF/A is een specifiek format binnen de grotere PDF-familie die uitsluitend werd gecreëerd om digitale documenten te bewaren voor later gebruik. Dankzij PDF/A kunnen de oorspronkelijke documenten ook jaren later op exact dezelfde manier worden weergegeven met de nieuwe software die op dat ogenblik beschikbaar is.
Maar waarin verschilt PDF/A dan van een traditionele PDF? Dit zijn een paar van de meest opvallende aspecten die een PDF/A-bestand anders maken:
PDF/A-bestanden staan volledig op zichzelf: bij het openen van het document zijn geen andere instellingen of software bij betrokken en alle vereiste informatie (zoals lettertypes, kleuren, beelden) die nodig zijn om het document correct weer te geven, zitten in het document zelf.
Alle lettertypes zijn in het document opgenomen. Dit is belangrijk, omdat de in het document gebruikte lettertypes misschien niet langer beschikbaar zijn wanneer het document in de toekomst wordt geopend.
Encryptie is niet toegestaan.
Om dezelfde reden kunnen gebruikers geen links naar externe documenten of websites toevoegen. De kans is immers groot dat deze links in de toekomst niet meer beschikbaar zijn.
Gebruikers kunnen een PDF/A-bestand creëren wanneer zij willen, maar de toepassing is vooral handig als de documenten die zij aanmaken, opslaan of delen, jarenlang bewaard moeten blijven of in een archief moeten worden bijgehouden volgens de regels die binnen de organisatie gelden. Het gaat dan vaak om bedrijfscontracten, overeenkomsten of algemene voorwaarden.
Op het eerste gezicht lijkt het onhandig om nóg een nieuw format of onbekende PDF-software te gebruiken, maar een PDF/A-bestand creëren is eenvoudig en gaat snel. Het format is perfect om documenten en e-mails voor lange tijd te archiveren. Het vermijdt immers het risico op vervorming en ongewenste aanpassingen en het wordt universeel aanvaard en ondersteund door talrijke onafhankelijke softwareontwikkelaars. Daardoor kunnen PDF-documenten die nu worden aangemaakt en opgeslagen ook in de toekomst probleemloos worden geopend. Verder is het voor bedrijven de beste manier om zich te wapenen tegen toekomstige technologische ontwikkelingen die het moeilijk of zelfs onmogelijk maken om een bepaald digitaal bestand nog te lezen.
Jeff Segarra is Senior Director of Product Marketing bij Nuance Document Imaging Division
