[Gastblog] Hier, daar en overal: samenwerken in een digitale wereld

 
We kennen het allemaal. Drukke job, kinderen, actieve vriendenkring, dichtgeslibde wegen. Het eeuwig zoeken naar een balans, zeker als je nogal vaak de baan op mag. En dat is voor mij – als fulltime werkende moeder – een herkenbaar verhaal. Ik weet dus als geen ander dat een flexibel kantoor me niet enkel meer efficiëntie biedt, het maakt me een meer geëngageerde en vooral tevreden werknemer. Het zou voor werkgevers vanzelfsprekend moeten zijn om personeel zo goed mogelijk bij het reilen en zeilen van het bedrijf te betrekken, of zij nu van thuis uit werken, verspreid zitten over kantoren over de hele wereld, of de hele tijd onderweg zijn.
 

Creëer een ondersteunende cultuur

 
De stap van fysieke afwezigheid van een werknemer naar een verminderd gevoel van verbondenheid met collega’s is natuurlijk klein. Op een emotioneel niveau is het moeilijker om vriendschappen op te bouwen, en mis je de kans om samen met je team een goed resultaat te vieren. Ook je carrière kan er onder leiden. Het is moeilijker om je capaciteiten in de verf te zetten tegenover je baas en je collega’s. Om die minpunten weg te werken is een bedrijfscultuur essentieel voor  de ondersteuning van de motivatie en creativiteit van een team.
 
Een sterk doorleefde cultuur waarbij iedereen zich verantwoordelijk voelt voor iedereen, geeft alle werknemers ongeacht hun locatie het idee dat ze samen werken naar hetzelfde doel. Als bedrijf moet je die cultuur sterk onderbouwen, zodat je hele organisatie ervan doordrongen is. Zo voelt iedereen zich betrokken, of hij of zij nu op de tiende verdieping van een kantoorgebouw werkt, dan wel in zijn of haar eigen home office.
 
Om de bedrijfscultuur naar voren te schuiven, kan je beroep doen op tal van apps en online tools, zoals bijvoorbeeld GoogleMeet voor virtuele Face2Face meetings. Met goede collaboratietools zorg je er niet alleen voor dat werknemers goed kunnen samenwerken, ongeacht hun locatie. Je helpt hen ook om op een persoonlijk niveau betrokken te blijven bij hun collega’s.
 

Verdrink niet in je mails

 
We voelen ons allemaal al eens nutteloos na een dag vol mailverkeer en vergaderingen, waarbij we het gevoel hebben niets substantieels te hebben klaargespeeld. Wie op afstand werkt, loopt een groter risico om zich te laten begraven onder een eindeloze stroom aan informatie. Opnieuw biedt technologie soelaas.
 
Collaboratietools slagen er steeds beter in om menselijke interactie te vervangen. Met de juiste software krijg je thuis het gevoel toch op kantoor te zitten samen met je collega’s. Apps als Chatter of Quip laten een team toe om zich collectief op een probleem te storten en vlot samen te werken, zonder dat het daarbij in dezelfde ruimte of zelfs hetzelfde land moet zijn. Zo gebruiken bijvoorbeeld de teams van FCR Media en Proximus Chatter om makkelijker met de verschillende dealers te kunnen communiceren. Deze en andere collaboratietools worden vandaag al door veel bedrijven groot en klein gebruikt.
 

Boeiende opleidingen, waar je ook bent

 
Als je je werknemers toelaat te werken vanop een locatie die hen het best uitkomt, is het belangrijk dat zij het gevoel krijgen geen belangrijke kansen te missen. Vooral op het vlak van trainingen en opleidingen schuilt hier een addertje onder het gras. Als de medewerkers op kantoor zich kunnen bijscholen, moeten diezelfde opportuniteiten beschikbaar zijn voor de thuiswerkende en reizende collega’s.
 
De nieuwe realiteit laat de werkgevers toe om in te spelen op dit gevoel met een vernieuwende opleidingsstructuur. Met deze structuur krijgt iedereen de mogelijkheid om deel te nemen aan opleidingssessies toegespitst op zijn of haar individuele noden, op een tijdstip dat hen goed uitkomt.
 

Een mobiele toekomst

 
Volgens een onderzoek van Deloitte wil 85 procent van de millennials altijd de optie hebben om thuis te werken, terwijl 54 procent op z’n minst flexibiliteit eist. Wie jong talent wil aantrekken, heeft dus geen keuze en moet een infrastructuur ontwikkelen die werken op afstand mogelijk maakt, zonder dat de bedrijfscultuur daaronder lijdt. De veranderende werkomstandigheden vormen een uitdaging voor bedrijven van alle formaten, en niet alleen grote ondernemingen.
 
In die nieuwe realiteit is de productiviteit en efficiëntie van je team maar zo goed als je management. Communicatie en samenwerking blijven de belangrijkste aspecten van gestroomlijnd afstandswerk. De juiste tools en applicaties zijn daarom belangrijker dan ooit. Ikzelf gebruik onze Salesforce Mobile app, die me toelaat om mijn team te leiden vanop kantoor, de achterbank van een Uber of het vliegtuig boven de oceaan. Soms lijkt het alsof mijn collega’s en ik hier, daar en overal tegelijkertijd zijn. Ik ben zo dankbaar voor al deze enablers waardoor samenwerking tussen een team steeds aanvoelt als deel zijn van een hechte familie.