Todoist: Zo beheer je je takenlijst

Wanneer je heel wat te doen hebt (of het nu huishoudelijke taken zijn en/of professionele taken), zorgt het voor heel wat stress wanneer je geen structuur hebt. Je vergeet taken, je mist deadlines en elke avond lig je wakker met de gedachte “het voelt alsof ik wat vergeten ben…” In deze workshop helpen we je om jouw taken netjes te organiseren zodat je terug controle over je leven hebt. We beginnen met wat algemene do’s en don’t’s bij het organiseren van taken en brengen die vervolgens in de praktijk met de gratis applicatie Todoist.

Algemene tips voor Todoist

Het lijkt simpel: je schrijft al je taken onder elkaar en je hebt een takenlijst. Klopt, dan heb je ‘een’ takenlijst, maar lang geen efficiënte takenlijst. Een gestructureerde takenlijst schept overzicht in jouw prioriteiten, zodat je weet welke taken jouw onverdeelde aandacht verdienen. Een goede takenlijst maak je ook via een bepaalde routine. Een slim idee is om elke avond even je agenda erbij te nemen en je taken voor de volgende dag neer te schrijven. Kies vervolgens ook de drie belangrijkste taken voor die dag. Dat zijn de taken waar je het eerst mee aan de slag gaat. Heb je een van die taken voltooid, dan kies je een nieuwe taak om toe te voegen aan je top 3 prioriteiten. Je dient dus steeds 3 prioriteiten te hebben.

Een andere tip is om te werken met subtaken. Maak dus geen taak met ‘Bouw een huis’ maar deel die taak op in behapbare subtaken: “Koop grond”, “Bestel bakstenen”, etc. Tot slot geven we je ook de tip mee om gelijkaardige taken op hetzelfde moment te doen. Reserveer elke dag bijvoorbeeld een halfuur om al je e-mails te verwerken en beantwoorden.

Aan de slag met todoist

Iedereen heeft zo zijn eigen manier om overzicht te scheppen in zijn/haar taken. Velen gebruiken simpelweg een post-it of kladblok om hun taken neer te schrijven, maar het gebruiken van een gespecialiseerde tool helpt je enorm bij het structureren van je taken. In deze workshop gebruiken we Todoist. De applicatie biedt een betalende versie aan, maar met de gratis versie kom je al een heel eind. Todoist is te krijgen voor alle platformen (Mac, Windows, Android, iOS, etc). Om het eenvoudig te houden gebruiken we echter de webversie. Ga dus naar https://todoist.com en kies rechtsboven voor Registreren. Registreer je via een van de beschikbare platformen of via e-mail. Vervolgens kan je een thema kiezen. Dit kan je op elk moment aanpassen. Na succesvolle registratie krijg je het dashboard te zien.

Zo voeg je projecten toe

Een lijst in Todoist noemen we een “Project”. Voel je dus vrij om alvast wat lijstjes aan te maken. Enkele voorbeeldjes: boodschappenlijst, een lijst met films die je nog wil kijken, een lijst met schooltaken, een lijst met professionele taken, een lijst voor huishoudelijke taken, etc. Extra handig is dat je projecten ook kan delen. Zo kan je een project genaamd ‘Boodschappenlijst’ delen met andere gezinsleden zodat ze ook items kunnen toevoegen. Navigeer met je muis naar Projecten en druk op het plus-icoon om een project toe te voegen. Je krijgt meteen de kans om een kleur te kiezen en om te kiezen of je een lijst of een bord wilt (te vergelijken met Trello). Wil je een subproject toevoegen, dan klik je op de drie puntjes die verschijnen naast een project in de linker zijbalk. Kies vervolgens voor Project hieronder toevoegen.

Hoe taken toevoegen in Todoist?

Nu je alvast voor een logische structuur hebt gezorgd door verschillende projecten aan te maken, kunnen we taken toevoegen aan die projecten. Het handigste is om linksboven eerst te kiezen voor Aankomend. Op die manier open je een chronologisch overzicht van alle aankomende dagen. Zo kan je meteen structureren welke taak je wanneer gaat oppikken. Kies bij een bepaalde datum voor Taak toevoegen. Er opent zich een invoervenster waar je een taaknaam kan opgeven. Gebruik een hashtag gevolgd door de naam van een van je projecten om deze taak meteen onder te verdelen binnen een project. Ook kan je op het vlagje klikken om meteen een prioriteit toe te wijzen aan je taak. Op die manier worden de taken ook boven al je andere taken geplaatst, zodat je ze zeker niet vergeet. Wil je subtaken toevoegen aan een bestaande taak, doe dit dan door op de taak te klikken. Er opent zich een nieuw venster met details van deze taak. Kies bij Subtaken voor Subtaak toevoegen.