Thuiswerken: contact met het kantoor

Contact houden en communiceren met collega"s en anderen op kantoor, het kan vandaag op ontelbaar veel manieren. We zetten de meest praktische op een rij.

E-mail en IM
E-mail is nog altijd het geijkte kanaal voor communicatie in bedrijven. Het is formeel, makkelijk archiveerbaar en bovendien heeft iedereen een e-mailadres. Toch is er een kentering op komst. Instant-messagingclients zoals MSN zijn al goed ingeburgerd, en met de komst van sociale netwerken is het makkelijker dan ooit om snel berichten uit te wisselen of te weten wie beschikbaar is voor een gesprek.

Bovendien wordt de efficiëntie van e-mail vandaag in vraag gesteld: de berg e-mail groeit alleen maar, niet alle mails zijn relevant, en de uren die we besteden aan het verwerken van onze mails besteden laten het echte werk naar de achtergrond verglijden.

Opvallend genoeg zijn het de hele grote bedrijven die het nut van mail in vraag durven te stellen. Zo wil het Franse IT-bedrijf Atos Origin zijn interne e-mailverkeer afschaffen. Ze noemen de toevloed van elektronische berichten ‘onhoudbaar’ en willen binnen twee jaar e-mail uit het interne communicatiewoordenboek schrappen. In de plaats daarvan zullen werknemers communiceren via chatsoftware of wiki-achtige documenten die iedereen kan aanpassen.

Recente onderzoeken tonen trouwens aan dat de populariteit van e-mail taant; jongeren verkiezen eerder een snelle, ‘minder normale’ manier van communiceren zoals sms of chatten op Facebook of Twitter.

Videoconferencing
Welk communicatiekanaal het meest gewenst is, hangt af van de context, het moment van de dag en jouw relatie met de persoon aan de andere kant van "de lijn". Eén ding lijkt ons alvast onvermijdelijk: video wordt steeds belangrijker.

Vandaag staan we immers dichter dan ooit bij echt praktische én betaalbare videotelefonie en videoconferencing. Gedaan met berichten of mails typen dus, voortaan communiceer je terug zoals in het echte leven. En dat gaat veel verder dan één-op-één gesprekken. Met videodiensten zoals Skype, Cisco WebEx en Google Hangout zet je in geen tijd een virtuele ontmoetingsplek op waar meerdere personen elkaar niet alleen kunnen horen maar ook zien.

Een dergelijke groepsvideovergadering is zelfs te starten vanaf een smartphone of tablet, zodat ook de mobiele werker bij het live vergaderen betrokken kan worden. Cisco WebEx en Google Hangout bieden bovendien de mogelijkheid om tijdens het videochatten documenten, presentaties en video"s aan de genodigden te tonen. Je kunt zelfs tijdelijk je bureaublad delen met de rest om zo demo"s te geven.