Aan de slag met gratis Outlook-alternatief Zimbra
Outlook is een prima PIM (personal information manager), maar hij blijft betalend! Weet Thunderbird je niet te bekoren, steek je licht dan zeker eens op bij Zimbra Desktop: veelzijdig, Nederlandstalig én gratis.
STAP 1 / Account creëren
Zimbra Desktop vind je op www.zimbra.com/downloads/zd-downloads.html, waar je de link Download 7.1.4 aanklikt (of intussen misschien al een nieuwere versie): een potige download van dik 90 MB. De installatie is een kwestie van een paar evidente muisklikken. Start je de tool de eerste keer op, dan zit er weinig anders op dan op Nieuwe account toevoegen te klikken. Om te beginnen kies je het gewenste accounttype: Zimbra, Gmail, Yahoo!, Microsoft Exchange IMAP, IMAP of POP. Voor elk wat wils, dus. Zelf heb ik een Gmail- en een POP3-account (bij mijn provider), naar ik vermoed meteen ook de populairste accounttypes.
Vervolgens moet je enkele typische gegevens over je account kwijt, zoals je e-mailadres, account-ID, POP3- en SMTP-server enzovoort. Allemaal zaken waarvoor je desnoods even bij je mailprovider aanklopt. Nog dit: opteer je voor Gmail, dan moet je daar wel eerst IMAP activeren. Hoe je dat doet, lees je op http://support.google.com/mail/bin/answer.py?hl=en&answer=77695.
STAP 2 / Account creëren (2)
Tegelijk polst Zimbra ook naar je synchronisatiewensen. Bij een POP3-account blijft dat beperkt tot de frequentie waarmee je op nieuwe berichten wil checken en of je opgehaalde berichten al dan niet op de mailserver (bij je provider) wil laten staan. De mogelijkheden bij Gmail zijn net iets uitgebreider. Hier kan je namelijk ook aangeven of je je agenda’s en/of contacten en groepen wil laten synchroniseren. Standaard haalt Zimbra ook je Gmail-berichten op. Dat kan een hele poos duren, maar je hoeft er gelukkig niet op te wachten.
Klik in afwachting gerust op Desktop starten: de synchronisatie kabbelt rustig verder. Of je klikt nog een keer op Nieuwe account toevoegen om een andere account te maken. Fout gemaakt? Via Bewerken zet je die snel weer recht of, nog drastischer, met Verwijderen wis je de account. Let op: als je Gegevens opnieuw instellen selecteert, worden alle reeds gedownloade gegevens weer verwijderd en herbegint de synchronisatie feitelijk vanaf nul.
STAP 3 / Voorkeuren vastleggen
Voor jou staat nu de interface van Zimbra Desktop. Voorlopig nog Engelstalig, maar dat heb je snel verholpen: open het tabblad Preferences en stel Nederlands in bij Language, waarna je bevestigt met Opslaan en Zimbra herstart (desnoods een paar keer, als het niet meteen lukt). En nu je toch in het Voorkeuren-venster bent: hier kan je onder meer ook de standaard tijdzone en de tekengrootte voor afdrukken vastleggen. Mocht je ooit willen sleutelen aan je accounts, klik dan op de knop Instelling, uiterst rechts. Terugkeren doe je met Desktop starten, maar dat wist je inmiddels al. Hoog tijd voor een wandeling langs de leukste en handigste opties …
STAP 4 / E-mail beheren
Laat ik met e-mail beginnen. Handig is alvast dat je verschillende accounts bij uiteenlopende e-mailservices kan beheren. Pijnpunt is wel dat het verdraaid lastig is om mail uit, zeg maar, Outlook (Express) of Thunderbird te importeren: zo lastig zelfs dat ik er in deze beperkte workshop geen plaats voor heb.
Hoe dan ook, net als bij Outlook (en andere mailclients) kan je ook hier extra mailmappen creëren: rechtsklik in het linkerpaneel op een van je accounts en volg de instructies. Nu kan je berichten weliswaar handmatig naar zo’n map slepen, maar enige automatisering is natuurlijk nooit weg … Daarvoor klop je opnieuw aan bij Voorkeuren, waarna je in het linkerpaneel (bij de gewenste account) op E-mailfilters klikt. Wil je bijvoorbeeld dat alle binnenkomende mail met Clickx als onderwerpregel in je nieuwe map terechtkomt, open dan het tabblad Filters voor binnenkomende berichten en kies Nieuw filter. Verzin een geschikte naam, kies Onderwerp bevat Clickx en Bestand naar map […]. Bevestig met OK, en je bent klaar.
STAP 5 / Slim speuren
Ook snel en gericht naar berichten zoeken, hoort uiteraard bij e-mailbeheer. En het moet gezegd: hier toont Zimbra zich van zijn beste kant. Logischerwijs speurt de tool alleen in e-mailberichten van de account die op dat moment geselecteerd is. Heb je dat liever anders, klik dan op het zwarte pijltje achter de zoekbalk en kies – bijvoorbeeld – Alle itemtypes (om ook binnen je agenda en contacten te zoeken) of op Alle accounts doorzoeken. Nu hoef je maar je zoekterm in te vullen en te bevestigen met de Enter-toets of de Zoeken-knop.
Even later duikt het resultaat op. Blijkt dat te ruim, dan kan je het nog op allerlei manieren afbakenen: een klik op de knop Geavanceerd maakt dat meteen duidelijk. Door een bijkomende zoekterm in te vullen bij Van, Aan/Cc, Onderwerp en/of Inhoud wordt de resultatenlijst ongetwijfeld ingekort. Ook handig: via de knop Opslaan kan je deze zoekopdracht vastleggen in een aparte map. Komen er naderhand nog andere mails binnen die aan deze zoekopdracht voldoen, dan zullen die automatisch ook daar opduiken.
STAP 6 / E-mails ondertekenen
Zimbra kan je dus prima inzetten om verschillende mailboxen (bij diverse providers) te beheren. Wellicht wil je bij elk van die accounts een andere (grafische?) handtekening? Dat is perfect mogelijk. Open het tabblad Voorkeuren en klik in het linkerpaneel, bij de gewenste account, op Handtekeningen. Wil je een grafisch exemplaar, kies dan Opmaken als HTML in het uitklapmenu. Er verschijnt nu een knoppenbalk waarmee je de handtekening mooi kan lay-outen en bijvoorbeeld van een link of een plaatje (via een url-verwijzing) kan voorzien. Geef de handtekening een duidelijke naam. Op dezelfde manier kan je nu nog meer handtekeningen creëren.
Onderaan geef je aan of je bij nieuwe berichten en/of bij antwoorden en doorgestuurde berichten standaard een handtekening wenst, en zo ja, welke. Bevestig met Opslaan. Bij het opstellen van een bericht kan je trouwens altijd nog een andere handtekening instellen.
STAP 7 / Agenda(‘s) bijhouden
In principe hoort Zimbra je Google-agenda’s (en trouwens ook je contacten) te synchroniseren, maar in de praktijk blijkt dat niet altijd even vlot te verlopen. Je kan het echter ook als volgt aanpakken. Rechtsklik in het linkerpaneel, kies Nieuwe agenda en plaats een vinkje bij Afspraken van externe agenda synchroniseren. Hier plak je dan de url van het privéadres van je Gmail-agenda. Dat vind je door in Gmail op het zwarte pijltje naast je agenda te klikken en achtereenvolgens Deze agenda delen en Agendagegevens te selecteren. Klik vervolgens op het groene ICAL-knopje bij Privé-adres.
Nu, als desktopagenda doet Zimbra het overigens wel uitstekend. Net als bij de andere onderdelen kan je ook hier een aantal voorkeuren (zoals de standaardweergave en de reminders) vastleggen: open het tabblad Voorkeuren en klik in het linkerpaneel op Agenda. Een nieuwe afspraak maken kan via een knop, maar net zo goed door met de muis over de bedoelde tijdsspanne te slepen. Belangrijk is wel dat je de agenda selecteert waar de afspraak terecht hoort te komen.
STAP 8 / Socialiseren
In deze tijden van sociale netwerken zal het je niet verbazen dat een PIM als Zimbra ook hier zijn tentakels heeft, netjes gebundeld op het tabblad Sociaal. Vanuit het tabblad Voorkeuren kan je deze sociale component overigens ook uitschakelen, mocht je dat willen. Standaard krijg je hier een aantal feeds te zien, waar je natuurlijk je eigen Twitter- of Facebook-account aan wil toevoegen.
Laat ik Twitter als voorbeeld nemen. Klik linksboven op Accounts toevoegen/verwijderen en vervolgens op Accounts toevoegen, waar je dan Twitter-account toevoegen selecteert. Je krijgt nu de nodige instructies aangereikt. Druk op de knop Naar Twitter gaan en vervolgens op App authoriseren. Noteer de PIN-code en vul die in het Zimbra-paneel in. Zodra je bevestigt met OK, is de account toegevoegd. Vanuit het linkerpaneel kan je nu je (onder meer directe en verzonden berichten van je) account selecteren. De bijhorende tweets verschijnen meteen.
