Negen blunders uit uw inbox

E-mailen is als autorijden: iedereen denkt dat hij het kan, maar dat valt in de praktijk vaak tegen.

E-mail is tegelijk het belangrijkste communicatiemiddel in het zakenleven en een uitgelezen middel om de boel te verknoeien. We missen vaak kansen om zakenrelaties in stand te houden of deals te sluiten. Tim Flood, assistent-professor Management en Bedrijfscommunicatie aan de universiteit van North Carolina, stelde een lijst van meest courante e-mailfouten op:

1. Te vage onderwerpregel. ‘Tussenstand’, ‘Vraagje’ of (erger nog) een leeg onderwerpveld bieden weinig toegevoegde waarde. ‘Actiepunten en verslag stuurgroep meeting 28 maart’ doet dat wel. Optimaliseer het gebruik van deze regel. Ook wie het bericht op een smartphone binnenkrijgt, moet snel begrijpen waar het over gaat. Vijf à tien woorden volstaan voor een krachtige onderwerpregel.

2. Gebrek aan structuur. Een e-mail is kort als het kan, lang als het moet. Volgens Flood werkt een lang bericht vaak beter dan het versturen van bijlagen. Wees dus niet bang om je e-mail wat langer te maken, zolang u maar bulk vermijdt. Lange e-mails werken dus niet per definitie ontmoedigend, zolang u er maar een structuur in bouwt.

3. Het nieuws begraven. Blackberry’s, cultuurverschillen en de overload aan mails maken dat veel lezers niet verder dan de eerste drie regels lezen. Belangrijke zaken moeten steeds vooraan worden vermeld. Deadlines en aandachtspunten horen in de eerste drie regels thuis.

4. De ontvanger opzadelen met oude berichten. Vermijd dat de ontvanger eerst nog vijf oude reply’s moet doorploeteren. U geeft vaak beter een bondige samenvatting van de stand van zaken en wijst op de beslissingen die snel moeten worden genomen.

5. Bcc. In het beste geval is bcc-gebruik (blind carbon copy) simpelweg riskant. Soms is het nogal onethisch en gluiperig. Helemaal pijnlijk wordt het als de ontvanger op ‘reply all’ klikt. Niet doen dus. Beter is om het bericht nadien naar de betrokkenen door te sturen met een korte uitleg erbij.

6. Spel- en stijlfouten negeren. Het gebruik van smartphones bracht met zich mee dat we een zekere tolerantie voor spel- en stijlfouten aan de dag leggen. Wie wel aandacht besteedt aan zijn schrijfstijl, zal dus opvallen en respect opbouwen.

7. Het menselijk aspect verwaarlozen. E-mail blijft een communicatiemiddel tussen mensen en niet tussen pc’s. Zelfs wanneer we de ontvanger ervan nooit hebben gezien of gehoord. Sarcasme werkt niet via e-mail. Negatieve feedback geeft u best face to face.

8. Denken dat e-mail altijd het beste communicatiemiddel is. Dat is het niet. Zit uw ontvanger vlakbij? Sta recht en loop tot daar. Zaken bediscussiëren doet u best via de telefoon. Moet u met andere collega’s een delicate zaak oplossen, dan is een meeting vaak geschikter.

9. Vergeten dat een e-mail voor eeuwig is. Misschien wel de belangrijkste les uit cyberspace. Alle dagen schrijven, lezen en versturen we tientallen e-mails. Maar die e-mails blijven voor altijd opgeslagen op een of andere server. En zeker uw mails die beledigend, ongepast of ronduit arrogant zijn.