Hoe overweeg je de aankoop van de juiste bedrijfssoftware?
De zoektocht naar een degelijk softwarepakket voor commerciële business geeft menig bedrijfsleider slapeloze nachten. Hoe kies je een pakket dat aan de noden en wensen van je onderneming beantwoordt? Alex Dossche van DBFACTw geeft tien tips.
Bedrijfssoftware die enkel dient om facturen te maken en de stock bij te houden is anno 2011 volledig voorbijgestreefd. Weten wat de klant wil, hem snel helpen en op zijn behoeften anticiperen… Het is een must voor elke onderneming, niet in het minst voor de IT-reseller, die vaak een webshop met een fysieke winkel combineert. De zoektocht naar een degelijk softwarepakket voor commerciële business geeft menig bedrijfsleider slapeloze nachten. Welk pakket is het juiste? Hoe weet je dat een pakket aan de noden en wensen van je onderneming beantwoordt?
Tip 1: Stel je de vraag waarom je een allesomvattend softwarepakket voor commercieel beheer nodig hebt. Dat lijkt evident, maar het zal de aanzet vormen voor het lastenboek.
Tip 2: Ga er steeds van uit dat je een totaal geïntegreerd softwarepakket nodig hebt. Het vergemakkelijkt je zoektocht naar een partner.
Tip 3: Luister aandachtig naar de ervaringen van collega’s, maar wees kritisch bij de beoordeling van hun verhaal. Noteer hun opmerkingen en leg ze later voor aan de kandidaat-leverancier.
Tip 4: Zorg dat je zo snel mogelijk een partner identificeert die het juiste type software voor je onderneming aanbiedt. Zo niet, neem afscheid nu het nog kan.
Tip 5: Kies een partner die je sector door en door kent en test hem op zijn kennis van zaken.
Tip 6: Kies steeds function-driven software, zeker als je geen eigen IT-afdeling hebt. Vraag je partner te demonstreren wat hij belooft. Bestaat een gevraagde functie niet, dan moet je later kiezen tussen de aanpassing van het proces of van de software.
Tip 7: Hou bij de keuze van je softwarepartner rekening met de groei van je bedrijf en de onvermijdelijke vraag naar nieuwe functies. Zal de leverancier kunnen meegroeien tegen aanvaardbare kosten? Beoordeel niet alleen de bestaande functies maar vraag inzage in de lijst met aanpassingen van de voorbije twee jaar.
Tip 8: Gebruik je lastenboek als basis voor een diepgaander gesprek. Stuur het lastenboek alleen naar de leveranciers waarmee je persoonlijk contact had. Bezorg hen zo veel mogelijk informatie over je bedrijf, producten en project.
Tip 9: Alleen de leveranciers die beantwoorden aan de basiscriteria nodig je uit voor een face-to-face gesprek. Laat je niet misleiden door mooie verpakking en glimmende brochures. Nodig de leveranciers uit voor presentatie waarbij ze jouw bedrijf beter leren kennen.
Tip 10: Vertaal tijdens de demo van de software de functies naar je bedrijfsprocessen en bepaal welk commercieel voordeel dat voor je activiteit kan betekenen. Noteer de functies en plaats er het proces naast. Maak een lijst waar de processen worden gewogen. Geef een score die aangeeft in welke mate de functie belangrijk is voor het proces. Wik en weeg uitvoerig als het gaat om maatwerk en verkies standaardoplossingen boven aanpassingen die de toekomstige werking van de software kunnen hypothekeren.
