Acht tools om de hybride werkplek te optimaliseren

Het kantoor als centrale werkplek is niet dood. Maar dat wil niet zeggen dat het blijft bestaan zoals we het nu kennen. De functie van het kantoor zal veranderen, en dus ook de inrichting. Niet alleen om mogelijk nieuwe pandemieën te bestrijden, maar ook om in te spelen op de eisen en wensen van de veranderende beroepsbevolking. Een goede werkomgeving kan immers het verschil maken tussen het behouden of verliezen van werknemers.

Concreet betekent dit onder meer dat de organisatie aandacht moet besteden aan zaken zoals het maximum aantal mensen in een vergaderruimte of de hoeveelheid mensen die elkaar in gangen en gedeelde ruimten tegen het lijf loopt.

Met de volgende 8 technologische tools kan ook uw organisatie alle voordelen benutten die het nieuwe hybride samenwerken biedt.

1. Reserveringssysteem

Met een eenvoudig reserveringssysteem is het gemakkelijk om werknemersstromen in goede banen te leiden. Met zo’n systeem kunnen mensen een werkplek reserveren in het gebouw. Dit voorkomt niet alleen dat er te veel medewerkers tegelijk naar kantoor komen, ze weten bovendien precies waar ze heen moeten en wat ze moeten doen.

2. Digitale bewegwijzering

Digitale bewegwijzering kan helpen om medewerkers sneller door het kantoor naar hun werkplek of een vergaderzaal te leiden, waardoor onnodige opstoppingen worden verminderd. Deze systemen zijn veel effectiever dan traditionele reserveringssystemen: ze maken gebruik van sensoren om te detecteren welke ruimtes echt in gebruik zijn, en niet alleen welke gereserveerd zijn. Dezelfde sensoren kunnen ook de bezetting van de kamers volgen en waarschuwen wanneer er sprake is van overbezetting.

3. Camera’s en sensoren

Op korte termijn kan het monitoren van gedrag en ruimtegebruik met sensoren en video-analyse helpen om werknemers veilig te houden. Op de langere termijn kan je hiermee het gebruik van de beschikbare ruimte helpen verbeteren. Hot spots, knelpunten en ‘not spots’ (gebieden die onderbenut zijn) kunnen worden geïdentificeerd. Dit kan helpen het onroerend goed efficiënter te beheren en vooruit te plannen voor toekomstige behoeften.

4. AI en ML

Met de juiste technologie kan je ook het beheer en onderhoud van het kantoorgebouw vereenvoudigen. Zo kunnen sensoren helpen bij het slim plannen van de schoonmaak voor gemeenschappelijke ruimten. Is een bureau net gebruikt? Sensoren kunnen dit onmiddellijk registreren en een waarschuwing sturen dat het moet worden schoongemaakt voor het opnieuw wordt gebruikt.

Kunstmatige intelligentie (AI) en machine learning (ML) kunnen ook helpen bij de toegangscontrole van het pand, met gezichtsherkenning als beveiligingstechnologie.

5. VR en AR

Wanneer er geen vergaderruimte beschikbaar is of als mensen thuis niet kunnen communiceren met mensen op kantoor, kan dit de productiviteit ernstig ondermijnen en het personeel frustreren. Het vertrouwen van werknemers in de flexibiliteit van de organisatie om in te spelen op nieuwe situaties en nieuwe manieren van werken te omarmen krijgt hiermee vaak een flinke deuk. Gelukkig helpt technologie zoals virtual reality (VR) en augmented reality (AR) om thuis- en kantoorwerkplekken in elkaar te laten overvloeien.

6. Integratie samenwerkingstools

Door het integreren van samenwerkingstools, agenda-applicaties en gebouwbeheersystemen weten alle medewerkers in één oogopslag hoe, waar en wanneer ze het beste kunnen werken. Zulke geïntegreerde systemen kunnen ook slimme herinneringen sturen naar medewerkers dat ze een gezonde werkhouding moeten aannemen en best op tijd even van hun scherm weggaan om de benen te strekken.

7. Multifunctionele ruimtes

Technologie kan ook helpen ruimtes te creëren die verschillende functies kunnen ondersteunen, wat de flexibiliteit verbetert en de bezettingsgraad helpt te verhogen.

8. Voorkom verspilling

Als er minder mensen in kantoorgebouwen aanwezig zijn, heeft dit een impact op de behoefte aan verwarming, verlichting en andere bronnen van energieverbruik. Slimme sensoren kunnen helpen om verspilling tegen te gaan en mogelijkheden voor besparingen te identificeren.

En wat met thuiswerk? Over de productiviteit hiervan hoeft u zich alvast geen zorgen te maken. Uit Verizon’s Mobile Security Index 2021 bleek dat bij zestig procent van de ondervraagden de productiviteit van hun werknemers op afstand minstens even hoog was als die van medewerkers op locatie. Twintig procent zag zelfs een aanzienlijk hogere productiviteit. Een opmerkelijk resultaat, als je de geïmproviseerde kantoortjes en apparatuur bij vele thuiswerkers meetelt, en denkt aan het groot aantal ouders dat ook nog kampte met extra uitdagingen zoals het onderwijs op afstand van hun kinderen. Klik hier voor meer informatie.