Techtip: Stuur vertrouwelijke mails in Gmail
Voor je werk, een sollicitatie of een andere activiteit kan je je soms in een situatie bevinden waarin je gevoelige informatie moet sturen naar een bepaalde ontvanger. Gmail heeft echter een manier om je meer controle te geven over de mails die je stuurt en hun inhoud.
Het biedt je de optie om met zijn vertrouwelijke modus onder meer een vervaldatum in te stellen voor je berichten, een sms-toegangscode voor je mail te sturen naar je ontvanger en hen te beletten van jouw mail door te sturen of af te drukken. Bovendien stelt het je ook in staat om de ontvanger te beletten van de mail nog te openen als je je bedenkt. Wij tonen je hieronder hoe je ervoor zorgt dat jouw mails door de juiste mensen worden gelezen en jouw informatie veilig is.
Hoe stuur je een vertrouwelijke mail in Gmail?
Stap 1: mail opstellen
Om met de beveiligde e-mails aan de slag te gaan open je eerst je Gmail-account bij mail.google.com. Vervolgens ga je naar Opstellen, zodat je het venster te zien krijgt waarmee je een mail kan sturen. Nu je met het nieuwe bericht aan de slag kan, is het tijd om even onderaan te kijken bij de beschikbare icoontjes. Tussen het toevoegen van een emoji, afbeelding en een handtekening zal je het icoon van een hangslot met een klokje voor zien staan. Zodra je daarop klikt, kom je in de vertrouwelijke modus terecht.
Stap 2: vervaldatum
Als eerste kan je een vervaltijd instellen. Als jouw mail voor dat moment niet gelezen is, dan zal de ontvanger er ook geen toegang meer tot hebben.
Als je je ontvanger niet vertrouwt, dan heb je nog altijd de optie om de toegang voor de einddatum in te trekken. Ga dan naar de map Verzonden en selecteer de gestuurde e-mail. Als je dan op Toegang intrekken klikt, dan zal de ontvanger de inhoud niet meer te zien krijgen.
Stap 3: SMS-code
Vervolgens kan je kiezen om een sms-toegangscode in te geven die de ontvanger van jouw e-mail eerst moet ingeven alvorens hij toegang krijgt tot de inhoud van jouw mail.
Als je ervoor kiest om geen sms-toegangscode in te stellen, dan zullen ontvangers met een Gmail-adres zo aan jouw inhoud kunnen. Mochten ze een andere emailclient dan Gmail gebruiken, dan zullen ze met een link worden gevraagd om met hun Google-account in te loggen om de mail te bekijken. Indien jouw ontvanger zelf geen Gmail-account gebruikt, dan zal hij via mail eerst een toegangscode doorgestuurd krijgen.
Indien je de sms-toegangscode inschakelt, dan zal de ontvanger, ongeacht het platform, een code doorgestuurd krijgen.
Stap 4: opslaan en mailen
Zodra je op Opslaan drukt, worden deze instellingen toegepast op de mail die je aan het opstellen bent. Jouw e-mail zal dus beveiligd verstuurd worden en enkel zichtbaar zijn voor de ontvanger.
Houd er wel rekening mee dat er natuurlijk nog steeds beperkingen zijn. Als je ontvanger plots beslist om met zijn smartphone beelden te maken van de inhoud van de e-mail, dan zal Gmail je daar weinig bij kunnen helpen. Wees je dus steeds bewust van welke informatie je naar wie stuurt.
