Verplichte urenregistratie in België: welk systeem kies je en waar let je op? 

Vanaf 1 januari 2027 moet elke Belgische werkgever de arbeidstijd van zijn medewerkers bijhouden in een objectief en controleerbaar systeem. Die verplichting komt voort uit Europese rechtspraak en werd vastgelegd in het Belgische begrotingsakkoord. 

In dit artikel focussen we op de technische kant: welke registratiesystemen bestaan er, hoe pas je ze in binnen je bestaande softwarestack en welke privacyvalkuilen moet je vermijden? 

Vier types systemen op een rij 

Je mag zelf een systeem kiezen, zolang het resultaat objectief en controleerbaar is. In de praktijk komen vier categorieën in aanmerking. 

Fysieke terminals en badgesystemen 

De klassieke aanpak. Medewerkers scannen een badge of drukken op een knop bij een vaste terminal aan de ingang. Het voordeel: het vergt weinig digitale vaardigheden van je personeel. Het nadeel: je hebt hardware nodig op elke locatie. Voor bedrijven met medewerkers op wisselende klantlocaties, bouwwerven of onderweg is dit niet werkbaar. 

Webapplicaties 

Een browsergebaseerd platform waar medewerkers inklokken via hun laptop of desktop. Handig voor kantooromgevingen en bedrijven waar medewerkers al achter een scherm zitten. Let er wel op dat het systeem ook werkt zonder vast wifi-netwerk, zeker als je medewerkers hybride werken. 

Mobiele apps 

Medewerkers klokken in en uit via hun smartphone. Dit is de meest flexibele optie voor teams die op verschillende locaties werken. Veel apps bieden ook de mogelijkheid om de locatie van het inklokmoment vast te leggen, wat handig kan zijn voor bedrijven met buitendienstmedewerkers. Meer over die locatieregistratie straks bij het stuk over privacy. 

Geïntegreerde platforms 

Dit zijn tools die tijdregistratie bundelen met personeelsplanning, verlofbeheer en salarisexport. Het voordeel is dat je niet met drie of vier losse systemen werkt die je handmatig moet synchroniseren. Werktijden.nl is een voorbeeld van zo’n geïntegreerd platform: je koppelt roosters aan contracturen, ziet per medewerker de verhouding tussen geplande en gewerkte uren, en exporteert data naar gangbare Belgische salarispakketten. 

Waar moet een systeem technisch aan voldoen? 

De definitieve technische eisen liggen nog niet vast. Toch kan je op basis van de Europese rechtspraak en de eerdere adviezen van de Nationale Arbeidsraad afleiden wat je systeem minimaal moet kunnen: 

1. Begin- en eindtijd per werkdag vastleggen. 

Niet alleen het totaal aantal uren, maar het exacte moment van starten en stoppen. 

2. Pauzes en onderbrekingen registreren. 

De rusttijd tussen twee diensten moet zichtbaar zijn. Dat is vooral relevant voor sectoren met gebroken diensten, zoals de horeca. 

3. Overuren en afwijkingen signaleren. 

Het systeem moet kunnen tonen wanneer een medewerker meer uren draait dan gepland. Dat is niet alleen een wettelijke vereiste, maar ook een bescherming bij discussies over loonberekeningen. 

4. Data exporteerbaar en doorzoekbaar maken. 

De sociale inspectie kan bij een controle inzage vragen. Dat betekent dat je gegevens snel en overzichtelijk moet kunnen voorleggen. Papieren lijsten en losse Excel-bestanden voldoen daar niet aan: ze zijn lastig doorzoekbaar en te makkelijk te wijzigen. 

5. Bewaartermijn respecteren. 

In eerdere voorstellen werd gesproken over een minimale bewaartermijn van vijf jaar, in lijn met de verjaringstermijnen voor loonvorderingen. Die termijn is nog niet definitief, maar vijf jaar aanhouden is een verstandige richtlijn. 

De koppeling met je bestaande software 

Een registratiesysteem dat op zichzelf staat, levert extra handwerk op. Je wil dat de geregistreerde uren automatisch doorstromen naar je loonadministratie, je planning en eventueel je ERP-systeem. 

Waar je op moet letten bij het kiezen van een tool: 

Exportformaten 

Kan het systeem data exporteren in een formaat dat je salarispakket accepteert? Denk aan CSV, API-koppelingen naar pakketten als SD Worx, Partena, Securex of Liantis. Zonder die koppeling ben je alsnog handmatig aan het overtypen, met alle foutkansen van dien. 

API-beschikbaarheid 

Voor bedrijven met een eigen IT-afdeling of maatwerksoftware is een open API belangrijk. Daarmee kan je tijdregistratiedata integreren in je eigen dashboards, rapportages of BI-tools. 

Roostersynchronisatie 

De wet vraagt niet alleen een registratie van gewerkte uren, maar ook een vergelijking met de geplande uren. Een systeem dat roosters en tijdregistratie los van elkaar behandelt, maakt die vergelijking onnodig ingewikkeld. Kies voor een platform waar planning en registratie in dezelfde omgeving zitten. 

De privacyvalkuilen: GDPR in de praktijk 

Tijdregistratie valt onder de AVG (GDPR). Dat klinkt vanzelfsprekend, maar in de praktijk gaat het vaak mis op drie punten. 

Locatieregistratie 

Veel apps bieden GPS-tracking aan. Dat kan nuttig zijn om te verifiëren dat een medewerker op de juiste locatie heeft ingeklokt. Maar continu meelopen met GPS gaat veel verder dan wat de wet vraagt. Registreer het inklokmoment en de locatie op dat moment, niet de volledige route van een medewerker gedurende de dag. Anders schend je het principe van dataminimalisatie. 

Toegangsrechten 

Niet iedereen in je organisatie hoeft toegang te hebben tot alle tijdregistratiedata. Een teamleider heeft inzicht nodig in zijn eigen team, niet in de uren van de financiële afdeling. Zorg dat je systeem rolgebaseerde toegang ondersteunt. 

Bewaartermijnen en verwijdering 

Je mag gegevens niet eindeloos bewaren. Stel een duidelijke bewaartermijn in (vijf jaar is de verwachte richtlijn) en zorg dat data daarna automatisch worden verwijderd. Veel tools bieden hier geen standaardinstelling voor, dus controleer dit bij de configuratie. 

Dimona en de link met bestaande verplichtingen 

België kent al registratieverplichtingen in specifieke situaties. Denk aan de Dimona-aangifte voor flexi-jobbers in de horeca, de verplichte registratie bij glijdende uurroosters en de aanwezigheidsregistratie op bouwwerven. Sinds 1 juli 2024 staan daar ook sancties op: boetes van €250 tot €2.500 per werknemer via het Sociaal Strafwetboek. 

Als je in een van die sectoren al een systeem draait, heb je een voorsprong. Controleer dan wel of je huidige tool registratie ondersteunt voor álle medewerkers, niet alleen voor de specifieke groep waarvoor het eerder verplicht was. De nieuwe wet trekt de verplichting breder. 

Drie praktische stappen om nu te zetten 

1. Inventariseer je huidige tools 

Welke systemen gebruik je nu voor planning, verlof en uren? Zijn die met elkaar verbonden? Waar zitten de handmatige stappen die je wil schrappen? 

2. Stel een shortlist samen 

Vergelijk twee tot drie platforms op de criteria hierboven: exportmogelijkheden, API, roostersynchronisatie, GDPR-compliance en mobiele beschikbaarheid. Test ze met een klein team voordat je uitrolt naar de hele organisatie. 

3. Leg afspraken vast in het arbeidsreglement 

Technologie alleen volstaat niet. Je moet ook vastleggen hoe medewerkers registreren, wat je doet bij vergeten inklokken en wie verantwoordelijk is voor de controle. Neem die afspraken op in je arbeidsreglement, zodat je juridisch gedekt bent. 

Wachten is geen strategie 

De deadline van 1 januari 2027 lijkt ver weg, maar een systeem kiezen, testen, uitrollen en je medewerkers erin trainen kost maanden. Bedrijven die nu starten, hoeven straks alleen bij te sturen. Bedrijven die wachten, bouwen onder druk en maken fouten. 

Wil je de volledige juridische achtergrond van de Belgische urenregistratiewet? Lees dan het uitgebreide overzicht op Werktijden.nl. 

Dit artikel is geschreven door een van onze partners en valt buiten de verantwoordelijkheid van de redactie.