Solvay spurt naar de Reach-deadline

Bedrijven doen er goed aan om grote ingrijpende projecten degelijk voor te bereiden en de nodige werkkracht te voorzien voor ze er echt aan beginnen. Meestal kan men de deadline ook wat verschuiven als de realiteit dat opdringt. Maar wanneer de specificaties pas laat bekend zijn, en de deadline al vast ligt, dan moet je al die principes overboord gooien en er gewoon tegenaan gaan. Zoals Solvay ondervond met hun Reach-project

Reach staat voor ‘registration, evaluation and authorization of chemicals’. Het is een set van regels met als voornaamste doel het beheersen van de gevaren van chemische stoffen, zoals de risico’s van giframpen, brand, explosies en gezondheidsschade bij werknemers en consumenten.

Die regels zorgen ervoor dat alle chemicaliën die in de Europese Unie worden gebruikt, de volgende stappen moeten doorlopen: inventariseren via een verplichte registratie van de producent of importeur, evalueren op risico’s voor mens en milieu, en op basis daarvan het gebruik van de stoffen toelaten of weigeren. Bovendien is elk bedrijf verantwoordelijk voor een veilig gebruik van de stoffen die het commercialiseert over de hele supply chain. Dat houdt ook in dat bedrijven inzicht moeten hebben in de manier waarop de hen aangeleverde stoffen tot stand zijn gekomen en zelf aan hun klanten advies moeten geven over wat wel en wat niet mag gebeuren met de verkochte stoffen.

Van bij ons
Eén van de Belgische bedrijven die het meest met die wetgeving wordt geconfronteerd, is ongetwijfeld Solvay. Zij hebben een duizendtal stoffen waarvoor een registratie bij het Europees Chemicaliënagentschap is vereist. "Gelukkig werd door de Europese Unie aangedrongen op een samenwerking tussen de chemische bedrijven," zegt Paul Vanhemelryck, verantwoordelijke voor het integreren van de Reach-verplichtingen in de IT-infrastructuur, "daarom werd het Sief (Substance Information Exchange Forum) opgericht, waar per stof één bedrijf de basisinformatie invoert en elk bedrijf dan zijn specifieke afleiding ervan op kan baseren. Dat spaart al heel wat werk uit, en geld. Reken maar dat het invoeren van de volledige beschrijving van één stof tot 500.000 euro kan kosten, administratieve kosten niet meegerekend."

Niettemin blijft het een hele opgave om alle verplichtingen die door Reach worden opgelegd, geïntegreerd te krijgen met de bestaande IT-infrastructuur. Vooral omdat de Europese overheid wel strakke deadlines had opgelegd, maar zelf vrij laat kwam met alle nodige specificaties om de registratie en opvolging te kunnen automatiseren. "Uiteindelijk zijn SAP en Technidata eind vorig jaar met een product op de markt gekomen, tot dusver bijna het enige, om die taken te automatiseren. Maar tegen november moet dat project klaar zijn, want we moeten onze klanten een jaar gunnen om te zeggen welk gebruik we ondersteunen en tegen november 2010 moet echt iedereen zijn huiswerk hebben gemaakt."
 

Zeven maanden
Concreet betekende dat dat het hele project op zeven maanden tijd, van februari tot september, klaar moest zijn. Bovendien was de Reach-module die SAP en Technidata hadden gebouwd, niet compatibel met de 4.6-versie van SAP ERP, die Solvay nog had draaien. Dus moest er ook een upgrade gebeuren naar SAP 6.0. "Geen eenvoudig extraatje, want er kwamen wel wat technische uitdagingen bij kijken, zoals het integreren van Unicode", blikt Paul Vanhemelryck terug. Maar achteraf is hij daar wel blij om, want de beschikbaarheid van Unicode betekent dat de versies voor de Aziatische vestigingen veel vlotter zullen worden gerealiseerd.

Met een beperkt aantal mensen ter beschikking die zowel de technische kant als de productkennis én de wetgeving rond Reach onder de knie hadden, moesten intern wel extra mensen worden ingeschakeld. "En ook projectbegeleiders Trasys en Technidata, die zich in Reach hebben gespecialiseerd, hebben een handje toegestoken", voegt Vanhemelryck toe. Geen overbodige luxe want ook de software, die men heel snel had moeten klaarstomen, vertoonde nog enkele kinderziektes. Hij verwacht trouwens dat het vinden van die witte raven ook in de toekomst een grote uitdaging wordt.

"Het project is wel goed afgelopen, maar daarmee zijn we er nog niet", waarschuwt Vanhemelryck. "Ten eerste zijn er nog volgende stappen om Reach te automatiseren. Ten tweede zijn we nu enkel met Europa klaar. Je mag je eraan verwachten dat ook de VS en bijvoorbeeld Japan eigen richtlijnen zullen opstellen, en dan heb je toch weer andere software nodig. Alleen met de Chinezen zal het wel meevallen, die zullen Reach wel kopiëren", lacht Vanhemelryck.

Gezondheid
De korte tijdspanne die voor het project overbleef, heeft dus voor een hectische periode gezorgd. Maar op het einde van de rit vindt Vanhemelryck Reach wel een goede zaak: "Zo zullen de free riders wel uit de markt verdwijnen," meent hij, "en per slot van rekening is het goed voor de gezondheid van de Europese burger. Alleen voor mijn gezondheid was Reach het voorbije jaar niet zo’n goede zaak", lacht hij.