Interview Hans Leybaert, Unifiedpost: hoe Document AI leidt tot een efficiënter documentbeheer
Het Belgische bedrijf Unifiedpost is een grote speler in de Europese fintechmarkt, waar het actief is in 15 landen. Unifiedpost heeft zich gespecialiseerd in het ontwikkelen van platformen waar bedrijven factuurgegevens en andere administratieve documenten kunnen uitwisselen. Platformen zoals Billtobox of jefacture.com zijn een belangrijke stap geweest in het digitaliseren van financiële documentatie doordat ze één centraal platform bieden waar de administratie kan worden bijgehouden. Dat moet de complexiteit van documentmanagment reduceren. Bovendien combineert Unifiedpost dit met technologie rond identificatie en maakt het betalingen binnen de omgeving van hetzelfde platform mogelijk.
Als beheerder van die platformen krijgt het bedrijf Unifiedpost elke dag enorme hoeveelheden data te verwerken. In 2019 werden via de verschillende platformen van het bedrijf zo’n 350 miljoen facturen behandeld. Heel vaak worden de bestanden nog in documentformaat geüpload, waardoor de data eerst nog moet geëxtraheerd worden uit de documenten. Een bijkomende moeilijkheid zijn de nationale wetgevingen rond financiële rapportering die van land tot land kunnen verschillen. Daardoor moet de data bij internationale transacties worden omgevormd zodat ze conform is met de standaarden die in de desbetreffende landen gelden.
Om in de toekomst nog beter, en vooral sneller, het hoofd te bieden aan deze uitdagingen, sloot Unifiedpost onlangs een partnership met Google Cloud. CEO en stichter van Unifiedpost Group Hans Leybaert legt ons uit hoe het bedrijf met hulp van Google een volgende stap kan zetten in de automatisering van documentbeheer.
Internationaal platform met lokale verankering
Meer bepaald houdt de samenwerking in dat Unifiedpost zal gebruik maken van Google Cloud’s state-of-the-art Procurement DocAI. Met deze AI-toepassing kan het bedrijf veel sneller en kostenefficiënter data extraheren uit verschillende databronnen, en deze tot 250% nauwkeuriger omzetten naar gestructureerde bestanden voor hun klanten. Door de dataextractie over te zetten naar de cloudinfrastructuur van Google Cloud, wordt een platform gecreëerd dat voldoende schaalbaar is voor internationale en meertalige expansie. “We trekken onze eigen stekker uit en steken die van Google in”, aldus Leybaert. Wat Unifiedpost te bieden heeft voor Google zijn enorme hoeveelheden data van duizenden kmo’s. Binnen een framework dat voldoet aan de GDPR-normen kan het technologiebedrijf die data op industriële schaal verwerken.
Maar het lokale aspect mag bij die internationale uitbreiding niet uit het oog verloren worden. Zoals we eerder al aangaven, is financiële administratie sterk gekoppeld aan nationale wetgevingen. Ook hier kan Procurement DocAI een doorbraak in betekenen. Op basis van vele document samples die Unifiedpost bezorgt aan het systeem, kunnen gecentraliseerde AI-modellen worden gegenereerd die de factuurgegevens omzetten volgens wettelijke standaarden. Leybaert stelt ook binnen de opslag van data een groeiende tendens richting nationalisme. Klanten drukken steeds vaker een expliciete eis uit om data op te slaan binnen Europa, en ze niet over te zetten naar datacenters in Azië.
Het einddoel is het aanbieden van ‘een Pan-Europees platform met lokale verankering’. Op termijn zou het betalen van een factuur, zowel binnen als over landsgrenzen heen, niet meer dan een simpele betaaltransfer moeten worden, of zoals Leybaert zegt een ‘logisch gevolg van een goedgekeurd facturatieproces’. De CEO wil het platform daarom nog uitbreiden met een fraudedetectiesysteem dat transacties controleert.
De toekomst is kunstmatig
Hoe zal documentbeheer zich verder evolueren in de komende jaren? Een verdere digitalisering van documentbeheer is volgens Leybaert niet meer dan een logisch gevolg van de digitale transformatie die organisaties doormaken. Die digitalisering zal kansen bieden, maar ook grote uitdagingen. Leybaert denkt dat vooral de extractieproblematiek groter zal worden, omdat vooral in de eerste fasen van de inkoopcyclus het documentformat nog te veel overheerst op het dataformat. Organisaties zullen moeten leren pro-actiever om te gaan met dataextractie.
Uit een groeiende behoefte om meer uit documenten te halen, zullen technologieën zoals Procurement DocAI aan belang winnen. Voor veel organisaties is het te complex om de conversie van document naar data op grote schaal zelf te doen. Artificiële intelligentie biedt hier de uitweg.
