Nieuws

Hoe ben je productiever achter je pc?

Een computer is iets fantastisch. Er lijken geen grenzen te zijn aan wat je ermee kan doen. Maar echt productief zijn? Hola, dat is toch iets anders.

Productiever zijn heeft volgens mij vaak te maken met planning. Zelfs als je goed gereedschap hebt – de perfecte pc, de juiste software die je ook nog eens op je duimpje kent… ja, ook dan. Plannen is geen probleem als je met weinig taken tegelijk bezig bent of misschien grotere opdrachten netjes achter elkaar kan afwerken.

In realiteit word je meestal overspoeld door grote en kleine opdrachten, waarvan enkele volgende maand af moeten, een paar volgende week, maar andere morgen al. Kortom, zoals experts zeggen: chaos. De uitdaging is die overweldigende wanorde om te buigen tot iets wat op georganiseerde chaos lijkt.

Populair boek van David Allen
De absolute goeroe van dingen gedaan krijgen is David Allen. Zijn boek Getting Things Done (GTD) is al jaren een bestseller. De basisstelling is dat je begint door een lijst te maken van alles wat je moet doen.

En ‘alles’ moet je hier heel letterlijk nemen: je mag geen taak vergeten, hoe triviaal ook. Er zijn ook wat regeltjes die GTD bijzonder maken, zoals: alles wat maar twee minuten duurt om uit te voeren, doe je meteen. Een erkenning dat vele kleintjes die blijven liggen uiteindelijk een lastige grote worden, wellicht.

Uit ervaring kan ik je vertellen dat de drempel best hoog ligt om met GTD van start te gaan. Je moet immers veel intikken en ook de gewoonte kweken om nieuwe taken meteen te noteren en regelmatig je takenlijst te herbekijken. Heb je die discipline, dan is Getting Things Done een zeer productieve methode.

Volgens Allen ga je nog het best van start met pen en papier, maar dat is buiten ons gerekend. Inmiddels zijn er heel wat programma’s die inpikken op de GTD-filosofie. Mijn top drie:

  • 1. Chandler: gratis en beschikbaar voor Windows, Mac OS X én Linux op chandlerproject.org. Bij openbron denk je misschien aan rommelig en slecht afgewerkte interfaces, maar dat is bij Chandler zeker niet het geval. Het oogt wel, zoals bij de meeste GTD-programma’s, best ingewikkeld.
  • 2. OmniFocus: qua mogelijkheden en complexiteit kan weinig tippen aan OmniFocus, dat alleen voor de Mac beschikbaar is. Het is zeer goed, maar ook relatief duur: 80 dollar. En dan mag je nog bijbetalen als je het wilt gebruiken op de iPhone of iPad.
  • 3. Remember The Milk: onlinedienst die gratis of met meer opties tegen betaling te gebruiken is op www.rememberthemilk.com. De pluspunten: je kunt er overal aan, het is te koppelen aan Google Calendar of een ander kalenderprogramma, kan herinneringen sturen per Messenger of Skype, werkt ook op iPhone en Android en is volledig in het Nederlands.

 

Taak 1: maak een takenlijst
Het kan best dat GTD er net over is voor jou. In dat geval stellen we voor om te grijpen naar iets eenvoudigs en vertrouwds, zoals Google Calendar en Outlook. Het eerste is prima als je alleen met jezelf rekening moet houden, het tweede blinkt vooral uit als je in groep of clubverband moet samenwerken.

1. Google Calendar
Er zijn veel online-agenda"s, maar Google Calendar torent toch hoog boven de rest uit. Daar zijn verschillende redenen voor. Zo kan je verschillende agenda’s tegelijk maken en tonen. Heel handig als je bijvoorbeeld opsmukwerkjes aan het huis wil plannen en tegelijkertijd een oog wil houden op je afspraken voor het werk.

Bovendien is Google Calendar echt op elke computer, tablet en smartphone te gebruiken. Maar wat Google Calendar voor mij echt topfavoriet maakt, is de takenlijst die naast de agenda verschijnt. Superhandig is dat een taak op de kalender verschijnt als een afspraak.

2. Outlook
Wellicht heb je op jouw computer Microsoft Office staan. In dat geval beschik je al over een prima instrument om orde op zaken te zetten: Outlook, en meer bepaald het Taken-gedeelte, dat heel wat mogelijkheden biedt. Handig in Office 2011 is dat je taken kan aanmaken, start- en einddatums invoegen en toewijzen aan categorieën.

Maar het gaat verder: er is een veld om in procent aan te geven hoe ver je gevorderd bent, en je kan gemakkelijk een taak per mail aan iemand toewijzen en rapporteren hoe het zit met de afhandeling van een bepaalde job.

Minder is meer
Soms is het ronduit onmogelijk om geconcentreerd te blijven achter je computer. Er zijn dan ook ontelbaar veel afleiders. Leuke filmpjes op YouTube, statusupdates op Facebook, mailtjes die binnenrollen en systeemvensters van het OS hengelen beurtelings dan wel tegelijk naar je aandacht.

Een mens zou voor minder zijn dag verprutsen. Misschien daarom zien we sinds kort een verlangen naar eenvoud, in de vorm van superminimalistische programma’s die je hele scherm kapen en niets van het besturingssysteem of andere programma’s tonen. En, toch ook wel belangrijk, ze vallen je ook niet lastig met veel opties of menu’s.

Het gaat vooral om tekstverwerkers, maar dan wel helemaal het tegenovergestelde van Microsoft Word met zijn duizenden functies die niemand ooit gebruikt. DarkRoom is een mooi Windows-voorbeeld: start het op en je krijgt een zwart achtergrond met groene tekst, en buiten de blinkende cursor valt er niets te zien.

FocusWriter biedt net iets meer en is verkrijgbaar voor Windows, Linux en Mac OS X. Al vind ik voor Mac Ommwriter een veel mooier alternatief. Hier geen zwarte of grijze achtergrond, maar wel rustgevende plaatjes die de inspiratie moeten aanzwengelen.

Maar je hoeft niet per se iets te installeren, want er zijn best veel van die distraction-free-tekstwerkers die gewoon in de browser werken. Koi Writer bijvoorbeeld, dat als troef heeft dat toch wel wat basisopmaak mogelijk is.

Zoals bij veel van zijn soortgenoten bewaar je teksten online (let wel dat je nooit je cookies wist en tijdig je teksten kopieert naar een lokaal tekstbestand), al hebben sommige, zoals PenZen wel een exportfunctie naar pdf.

Niets vergeten
Terwijl je met één ding bezig bent, krijg je opeens een ingeving over iets heel anders. Onthouden voor later, denk je. Maar dan blijk je dat briljant idee achteraf toch vergeten te zijn. Of je leest ergens een interessant artikel, om het de dag nadien niet meer terug te vinden. Herkenbaar? Geen vrees, er is een oplossing.

Een enorme aanrader voor het sprokkelen en bijhouden van interessante ideeën en schrijfsels is Evernote. Dat kun je het best omschrijven als een notitieboekje, maar dan een dat niet beperkt is tot tekst. Via een knop in de browser kan je bijvoorbeeld gemakkelijk webpagina’s bewaren, maar ook via een webcamera of een microfoon een (video)memo opnemen.

Het knappe is dat Evernote geen alleenstaand programma is; alle notities, memo’s en foto’s worden online gesynchroniseerd. Je kunt het ook gebruiken op een smartphone – bijna alle merken worden ondersteund! Evernote is perfect gratis te gebruiken, maar tegen betaling krijg je uiteraard meer mogelijkheden ter beschikking.

Als je een duurdere versie van Microsoft Office op je pc hebt staan, kan je ook OneNote gebruiken. Je hebt dan misschien niet de flexibiliteit van Evernote qua synchronisatie, maar het is wel een heel nuttig programma als je veel onderzoek moet doen.

Stiekem zondigen
En dan zijn er zo van die dagen dat de goesting er echt niet is. Maar ssst, de baas (of partner) loopt rond.

Eén bureaublad voor de baas, en eentje voor jou
Je kunt natuurlijk altijd proberen om die browser die open staat op een of andere foute website snel te minimaliseren als de baas plots richting jouw bureau stormt. Maar dat is gevaarlijk: soms heeft Windows het druk en gebeurt het verkleinen van vensters met een zekere vertraging.

En onder aan het scherm zie je in de taakbalk nog altijd een gênante verwijzing naar dat browservenster. De oplossing? Werken met meerdere bureaubladen, en ervoor zorgen dat tenminste één bureaublad er heel ernstig uitziet. Dat kan bijvoorbeeld met het gratis programma mDesktop.

Op een Mac hoef je trouwens niets extra"s te installeren, want sinds Mac OS X 10.6 zitten Spaces in het besturingssysteem ingebakken. Het komt er dan op neer dat je een onschuldig programma, zoals Word, toewijst aan één Space, en bijvoorbeeld de browser aan een ander. Met een druk op de knop kan je dan snel switchen tussen de twee.

Veilig browsen
Voor Firefox zijn er extensies die zorgen dat je vliegensvlug de geopende website kan verbannen – en zelfs vervangen door iets toepasselijkers of saaiers. Een site van de overheid of zo. Boss Key and Buttons vind ik de allerbeste. Vergeet niet de opties Hide tab-bar aan te vinken, want anders ziet de chef wat er in de andere tabvensters geopend is.

Om deze add-on te installeren, moet je in het menu bij Tools kiezen voor Add-ons, en dan zoeken naar Boss Key. Normaal zie je de juiste add-on als eerste in de rij staan. Druk dan op de Installeer-knop. Als de installatie afgerond is, hoef je alleen nog de juiste opties bij Instellingen (te vinden bij Extensies) aan te passen.

Gerelateerde artikelen

Volg ons

69% korting + 3 maanden gratis

69% korting + 3 maanden gratis

Bezoek NordVPN

Business